Положення про підрозділи і методика його розробки

Положення про підрозділи визначає призначення і місце підрозділу на підприємстві, функції і задачі управління, права, відповідальність і форми заохочення працівників підрозділу. Для малих підприємств, де посадові особи реалізують функції і задачі управління, достатньо розробки посадових інструкцій.

Структурний підрозділ є самостійною частиною підприємства (організації), який виконує певні функції управління на основі положення про структурний підрозділ.

Положення про структурні підрозділи підприємства дозволяє:

– офіційно закріпити розподіл функцій між структурними підрозділами;

– чітко регламентувати основні задачі управління – працемісткість, тривалість і календарні терміни виконання функцій і задач;

– визначити функціональні взаємозв’язки між підрозділами;

– підвищити своєчасність і надійність виконання функцій управління;

– конкретизувати права підрозділів у частині прийняття рішень і використання ресурсів;

– підвищити колективну відповідальність працівників за своєчасне та якісне вирішення функцій управління;

– здійснювати моральне і матеріальне стимулювання працівників за результатами господарської діяльності.

Положення про структурні підрозділи складається із п’яти розділів:

Загальна частина (вказує підпорядкованість, порядок створення, чисельно-професійний склад, перелік основних нормативних актів та ціль діяльності).

Функції і задачі (наприклад, економічне планування на підприємстві: періодичність, працемісткість, тривалість виконання, календарні терміни, функціональні зв’язки).

Права ( на інформацію, техніку, бібліотеку, охорону праці, техніку безпеки, розробку посадових інструкцій, внесення пропозицій щодо підбору і розстановки кадрів, розпорядження різними ресурсами, організацію нарад).

Відповідальність (за несвоєчасність і неякісне виконання функціональних обов’язків та представлення вихідної інформації, необгрунтовану і неякісну розробку планів і звітів, порушення правил охорони праці, нераціональне використання різноманітних ресурсів відповідно до річного плану. Порушення штатної і фінансової дисципліни).

Заохочення (вказує на матеріальне і моральне заохочення, визначаються показники діяльності підрозділу, вказується перелік показників, які закріплюються за функціональним підрозділом).

 

Посадові інструкції: необхідність, значення, методика розробки

Посадові інструкції – це основний документ, що регламентує призначення і місце працівника в системі управління, його функціональні обов’язки, права, відповідальність і форми заохочення. Вони розробляються для кожної посади управлінського персоналу від директора до бригадира.

Наказом № 336 від 29.12.2004 р. затверджено "Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності" Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Посадові інструкції розробляються по кожній посаді управлінського персоналу згідно штатного розкладу і є логічним продовженням та розвитком положення про структурний підрозділ. Вони затверджуються керівником підприємства.

Основними розділами посадових інструкцій є: з агальна частина, карта функціональних обов’язків, права, відповідальність, заохочення.

Посадові інструкції дають можливість:

– раціонально розподіляти функціональні обов’язки між працівниками;

– підвищити своєчасність і надійність виконання задач;

– покращити соціально-психологічний клімат у колективі;

– чітко визначити функціональні зв’язки робітника;

– конкретизувати права працівника;

– підвищити колективну й особисту відповідальність;

– підвищити ефективність морального й матеріального стимулювання;

– організувати рівномірне завантаження працівників.

Методика розробки посадових інструкцій

1. Загальна частина – визначає призначення і місце працівника в апараті управління; кваліфікаційні характеристики кандидата на посаду; професійні вимоги до нього; перелік основних нормативних документів, положень та інструкцій; ціль діяльності працівника.

2. Карта функціональних обов’язків – визначає функціональні обов’язки працівника, кількісні показники їх виконання і функціональні взаємозв’язки з іншими працівниками. Представляється в табличній формі.

Вихідними даними для розробки карти функціональних обов’язків є: кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів і службовців; матриця розподілу функцій управління між структурними підрозділами; положення про структурний підрозділ; нормативи працемісткості вирішення задач управління.

3. Права характеризують можливість використання різних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, технічних, енергетичних) для вирішення задач управління.

4. Відповідальність – визначається відповідальністю працівника за несвоєчасне і неякісне виконання функціональних обов’язків з урахуванням діючого трудового законодавства.

5.Заохочення – в даному розділі вказуються форми морального і матеріального заохочення за своєчасне та якісне виконання функціональних обов’язків і відсутність порушень трудової дисципліни.

Контракти з персоналом та порядок їх укладання

Контракт – це форма трудового договору між адміністрацією і працівником, що містить такі структурні складові:

1) порядок прийому на роботу;

2) організацію праці і часу відпочинку;

3) ділові і моральні якості;

4) оплату і стимулювання праці;

5) соціальні блага і гарантії;

6) порядок продовження контракту;

7) розрив контракту.

Договір може містити і додаткові умови: про встановлення випробувального терміну, суміщення посад, перепідготовку і навчання, підвищення кваліфікації, тривалість додаткової відпустки, режим робочого часу і часу відпочинку та ін.

Письмовий трудовий договір (контракт) заключається як з постійними, так і з тимчасовими працівниками, надомниками і сумісниками.

Сторонами контракту є:

у якості роботодавця – підприємство будь-якої форми власності, заклад, організація в особі директора;

у якості працівника – громадяни, які досягли 16 років (в окремих випадках 15 років); учні, які досягли 14 років, у випадках, передбачених законодавством.

Контрольні питання

1. Сутність регламентації управління.

2. Вихідні дані і структура правил внутрішнього трудового розпорядку.

3. Методика розробки положення про підрозділи.

4. Посадові інструкції: необхідність, значення, складові.

5. Порядок укладання контрактів з персоналом.

Тема 6.4. Організація праці

Мета: ознайомитись з системами планіровки приміщень, методикою складання паспорту робочого місця; визначити особливості нормування праці виробничого управлінського персоналу в умовах ринкової економіки.

План

1. Організація робочого місця:

1.1. Класифікація і планування робочих місць.

Раціональні умови праці.

Паспорт робочого місця.

Техніка особистої роботи.

Нормування праці.

Продуктивність праці, наш настрій і здоров’я прямо пропорційно залежать від організації робочих місць.

Робоче місце – просторова зона, оснащена технічними засобами, в якій здійснюється трудова діяльність працівників, які спільно виконують роботу чи операції.

Організація робочого місця – сукупність заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці і їх розміщення в певному порядку.

Робоча зона – частина простору робочого місця, обмежена крайніми точками, до яких дістають руки і ноги працівника, з відхиленням на один-два кроки від умовного центру робочого місця.

Планіровка робочих місць – схеми розташування співробітників, меблів і технічних засобів у приміщенні.

Мета раціонального розміщення персоналу – зменшення часу, необхідного для виконання роботи, ліквідація непотрібних переміщень службовців, забезпечення хороших умов праці і зменшення напруження і втоми співробітників, найбільш економне використання площі і максимальне підвищення продуктивності праці персоналу.

Виділяють наступні основні системи планіровки приміщень:

1. Кабінетна, при якій структурні підрозділи розміщуються на окремих поверхах будівлі, а відділи і служби – в окремих кімнатах (від 4 до 30 чол.). Перевагою системи є створення творчої обстановки і комфортних умов для невеликих груп співробітників, а недоліком – збільшення затрат на опалення й освітлення, подовження маршрутів документопотоків.

2. Зальна, при якій структурні підрозділи і виробництва розміщуються в великих залах (на поверхах) будівель з кількістю співробітників більше 100. Ці приміщення обов’язково обладнуються штучним освітленням, кондиціонеруванням повітря і звукоізоляцією. Їх перевагою є зниження витрат на будівництво й експлуатацію приміщень, зменшення площі на одного службовця, забезпечення раціональної технології управління. Головний недолік – неможливість створення інтимної творчої обстановки, особливо для вчених та керівників, і надмірний шум у залі.

3. Чарункувата, при якій у великій залі розміщуються співробітники підрозділу, а приміщення для керівників відділів і служб формуються за допомогою спеціальних пересувних перегородок із рифленого скла 1,5–2,0 метрів. Переваги перегородок: створюють сприятливу обстановку для співробітників відділу, у яких своя “чарунка”. В той же час керівник підрозділу може вільно спостерігати за роботою відділів і служб, а також – дисципліною праці. Ця система широко використовується в крупних західних компаніях.

При розподілі приміщень варто дотримуватись таких правил:

– у першу чергу розміщувати крупні структурні підрозділи(адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділи маркетингу, кадрів);

– суміжні відділи і служби розміщувати поруч один з одним;

– відділи, які пов’язані з прийомом відвідувачів (збут, кадри, бухгалтерія), повинні розміщуватись поруч із входом, ліфтом і сходами;

– складські і транспортні підрозділи повинні бути ізольовані від прийому відвідувачів і офісних приміщень;

 

Рис. 6.4.1 Класифікація робочих місць

 

– планіровка робочих місць здійснюється виходячи із площі приміщень, чисельності співробітників, нормативу площі на 1 співробітника і розмірів меблів та обладнання;

– туалети і кімнати для куріння повинні бути на кожному поверсі;

– загальна і корисна площі будівлі, а також планування кімнат визначаються за робочими кресленнями будівлі;

– число співробітників визначається штатним розкладом підприємства;

– норми площі на одного співробітника неоднакові в різних країнах (табл. 6.4.2).

Раціональні умови праці

Таблиця 6.4.2

Норми площ для розміщення службовців у різних країнах(кв. м)

Категорія службовців	Україна	США	Англія	Німеччина	Італія
Керівник підприємства	24-55		37-42	40-50	40-50
Замісник директора	12-35	15-25		25-30	35-38
Начальник відділу	8-24	7-9	18-23	15-25	15-20
Головний (старший) спеціаліст	8-12	6-8	8-11	8-15	8-12
Спеціаліст	4-8	4-6		2-4
Секретар	3-4	4-5	4-6	3-5	4-5

Продуктивна праця в сфері управління може бути забезпечена за рахунок дотримання простих правил організації робочого місця, планування офісних приміщень, створення комфортних умов праці і хорошого психологічного клімату.

Основні правила:

1) “Сучасні меблі – дорожчі грошей”.

2) “Стіл і стілець створюють комфорт”.

3) “Чистий стіл”.

4) “Кожному предмету – своє місце”(що в порядку лежить – саме в руки біжить).

5) “Використовуйте органайзер”.

6) “Чисто там, де не смітять”.

7) “Хай буде світло”.

8) “Чисте повітря – здоровий дух”.

9) “Пар кістки ламає”.

10) “Величина звуку музики обернено пропорційна інтелекту”.

11) “Не дзвони мені, не дзвони”.

Паспорт робочого місця

Паспорт (типовий проект) робочого місця працівників включає наступні розділи:

– призначення і загальні характеристики;

– планування робочого місця;

– меблі, обладнання і технічні засоби;

– функціональні обов’язки (основні елементи роботи);

– методи і прийоми праці;

– умови праці;

– оплата праці;

– організація обслуговування;

– регламентуюча документація;

– завантаження робочого місця (нормування);

– охорона праці і техніка безпеки.

Вихідними даними для розробки паспортів робочих місць є:

– типові паспорти робочих місць;

– моделі робочих місць співробітників;

– штатний розклад підприємства;

– положення про оплату праці;

– схема монтажу технічних засобів;

– інструкції з експлуатації;

– нормативи праці управлінців;

– інструкції з техніки безпеки;

– робочий проект будівлі (офісу);

– специфікація на меблі та обладнання;

– положення про підрозділи;

– посадові інструкції;

– контракти співробітників;

– нормативи площі на одного співробітника.

Техніка особистої роботи

Техніка особистої роботи менеджера передбачає використання інструментів механізації праці: календаря, органайзера, тайм-менеджера (ТМ), електронної записної книжки (ЕЗК), комп’ютерної системи.

Календар – найбільш поширений інструмент для планування й обліку заходів. Розрізняють перекидний календар, щоденник і щотижневик.

Органайзер – інструмент, що об’єднує календар, блокнот, телефонну книжку і калькулятор.

Тайм-менеджер – інструмент, що поглиблює можливості “органайзера” на основі планування цілей, класифікації функцій (“Ключових задач”) і гнучкого календаря.

Електронна записна книжка – малогабаритний інструмент четвертого покоління, який об’єднує в собі годинник з будильником, калькулятор, телефонний довідник.

Комп’ютерна система – інструмент п’ятого покоління, який ефективно забезпечує менеджера різноманітною інформацією в режимі реального часу з автоматизованим записом і пошуком інформації.

Нормування праці

Наукове обгрунтування кількості і кваліфікації праці, необхідної для ефективної роботи апарату управління, – одна із найважливіших задач теорії управління.

У сфері управління є значні резерви ефективності:

– втрата робочого часу до 25 %;

– низька своєчасність виконання завдань до 30 %;

– нерівномірність завантаження структурних підрозділів від 60 до180 %;

– невластиве виконання посадових обов’язків до 40 %.

Законом визначається тривалість робочого дня, протягом якого працівник зобов’язаний виконувати довірену йому роботу. Робочий час включає час роботи і час перерви.

Робочий час – це визначена в законодавчому порядку тривалість робочого дня, протягом якого персонал зобов’язаний виконувати доручену йому роботу.

Нормативи праці визначають розрахункові величини затрат робочого часу і трудових ресурсів.

Норма часу – затрати робочого часу, необхідні для виконання одиниці роботи в певних умовах виробництва.

Норма праці – визначена міра затрат праці для виготовлення одиниці продукції чи виробітку одиниці продукції.

На величину нормативу впливає стан засобів і предметів праці, особливості виконавця (людини) і рівень механізації праці.

Методи нормування праці

Залежно від методів дослідження, які використовуються, всі методи нормування поділяються на чотири основні групи: мікроелементне нормування, аналітичне нормування, статистичне нормування, експертне нормування.

Мікроелементне нормування (WF, МСД, МТМ) засноване на розкладанні робіт на деяку сукупність рухів людини і розробці для них дискретних норм часу.

Аналітичне нормування полягає в класифікації видів робіт, фотометражних спостереженнях, обробці даних статистичними методами і виведенні норм часу (праці, обслуговування) за видами робіт.

Статистичне нормування полягає в моделюванні залежності працемісткості деякого процесу від логічно виробленої сукупності факторів з допомогою кореляційно-регресивного аналізу.

Метод експертного нормування дозволяє формувати нормативи працемісткості і чисельності групою кваліфікованих спеціалістів-експертів на основі оцінки затрат праці, кваліфікації працівників, технічних засобів і інформації, що використовується.

Нормативи затрат праці персоналу за функціями управління дозволяють розрахувати чисельність і проектувати раціональне завантаження працівників.

Контрольні питання

1. Визначіть сутність планіровки робочих місць та прокласифікуйте їх.

2. Які системи планіровки приміщень Вам відомі?

3. Назвіть основні правила організації робочого місця.

4. Визначіть вихідні дані для складання паспорту робочого місця.

5. Які покоління інструментів з техніки особистої роботи Вам відомі?

6. Який ефект від використання комп’ютерної системи?

7. Для чого необхідне нормування праці в сфері виробництва й управління?

8. За якими ознаками класифікуються нормативи праці?

9. Які методи нормування праці Вам відомі?

10. Який метод використовують для нормування праці керівників?

ТЕМА 7. Управління поведінкою персоналу