Концепція процесного підходу до управління

Поняття функцій управління та управлінського циклу

Технологія — це знання та застосування спеціальних засобів, про­цедур і операцій, які дозволяють поетапно організувати певні дії і саму діяльність в цілому та отримувати, як підсумок, потрібні результати. Технологія управління визначається як такий образ поведінки та дій керівника, дотримуючись якого можна реалізувати цілі управління оптимальним чином.

Технологія управління — це управлінський процес, цикл. Він складається із окремих елементів (видів діяльності). Якщо уявити цей цикл як ланцюг, то стає зрозуміло, що всі ланки у ньому пов'язані між собою, послідовно змінюючи одна одну. Що відбувається з кораблем, якщо якась ланка не витримує і якірний ланцюг рветься? Він гине, бо його відносить до океану або розбиває об скелі. Те ж саме буде і зі справою, якщо управлінський цикл розірветься.

Процес — це сукупність послідовних дій, які заперечують досяг­нення певних результатів. На його основі виник процесуальний підхід, який став значною віхою у розвитку управлінської теорії та практики. На думку Анрі Файоля, якому належить авторство концепції, процес управління складається з п'яти основних функцій: передбачення (вста­новлення мети), планування, організації, розпорядження та коорди­нації і контролю. Однак ці види діяльності розглядались як незалежні один від одного. На противагу цьому сучасна наука вважає функції взаємопов'язаними.

У науковій літературі, яка висвітлювала різні аспекти процесу­ального підходу, за майже вікову історію представлено різноманітні визначення поняття функції. Вони відбивають і зміст, і мету, і сутність управлінської діяльності. їхні автори спирались на різні принципи та підходи до менеджменту. Наприклад, цим поняттям позначали основні види діяльності керівника, обов'язки, сукупність цілей, стадії процесу управління, коло завдань посадової особи тощо.

З огляду на те що відсутнє однакове розуміння терміна «функ­ції», немає і їх єдиної класифікації. Проте більшість авторів схильці

виокремлювати загальні (основні, операційні) функції, які засвідчують циклічність діяльності. Таких функцій налічується понад двадцяти. Се­ред них Б. А. Гаєвський називає: передбачення, контроль, планування, аналіз, координацію, програмування; В. Г. Афанасьев — організацію, контроль, рішення, регулювання; М. М. Поташник — організацію, кон­троль, планування, керівництво; Ю. К. Конаржевський — аналіз, планування, організацію, контроль, регулювання; М. Мескон — пла­нування, організацію, мотивацію, контроль; М. М. Мартиненко — планування, організовування, регулювання, облік, контроль, аналізу­вання та стимулювання; Г. Десселер — планування, організовування, контроль, управління персоналом та керівництво; Д. Адаір — плану­вання, організацію, встановлення завдань та інструктаж, оцінка роботи, мотивація; І. А. Юргутіс та І. 1. Кравчук — планування, організацію, контроль та мотивацію тощо.

Автори вважають, що кожна із цих функцій має своє місце в загаль­ній системі циклу, виконує тільки їй єдиній притаманну роль і не може бути ігнорована без ризику припустити диспропорції в управлінській діяльності.

Глибокий аналіз наукової літератури з питань управління (як пе­дагогічного, так і соціального та виробничого), спостереження за ро­ботою керівників навчальних закладів, безпосередня тривала робота у адміністративному апараті дали можливість визначитись із поняттям «функції управління» та класифікувати їх. На нашу думку, функції — це основні види діяльності, які утворюються шляхом зведення однотипних видів робіт, що виконує керівник, до більш загальних та поєднуються однаковою цілеспрямованістю.

Функція управління повинна мати:

— предмет діяльності;

— способи діяльності;

— стосунки під час управлінської діяльності;

— результати управлінської діяльності.

Функція управління — це вид управлінської діяльності. Основ­ними критеріями, які дозволяють виокремити діяльність у функцію

вважаються: 1. Специфічність мети діяльності, яка має відносно самостійне зна­чення. Саме самостійність, особливість, відмінність мети зумовлює всі інші критерії функції.

Приклад. Мета функції планування полягає у визначенні перспек­тив, прогнозуванні кінцевих результатів, шляхів їхнього досягнення.

Мета функції організовування полягає у визначенні ролі кожного у досягненні цілей діяльності, встановленні строків, доборі адекватних методів діяльності, забезпеченні ресурсами досягнення прогнозованих результатів.

2. Характер даного виду діяльності. Це об'єктивно необхідний кри­терій, що ґрунтується на показниках:

— без цієї діяльності управління не буде якісним, повноцінним;

— без цієї діяльності не будуть досягнуті цілі управління;

— без цієї, діяльності не буде завершеним (замкненим) управлін­ський цикл.

Приклад. Уявимо, що із управлінського циклу вилучили якусь одну функцію, скажімо, планування. Що відбувається у такому разі? Керівник зібрав інформацію, здійснив її глибокий аналіз, сформулював проблему і далі почав одразу визначати виконавців, встановлювати терміни. Вже на етапі контролю стане зрозумілим, що ефективність діяльності є дуже низькою, оскільки не було чітких цілей, завдань, не розроблені плани виконання робіт із урахуванням наявних ресурсів. А далі необхідно левову частку управлінської діяльності: приділяти регулюванню, корек-ційній роботі, що зробить управління реактивним, тобто керівник буде зосереджувати увагу не на прогнозованому розвитку, а на виправленні вже наявних недоліків.

3. Однорідність операцій, що формують зміст виду діяльності. Дії, форми, методи, результати функції об'єднаються однаковою ціле­спрямованістю, характерною для даного виду діяльності. Приклад. Аналіз роботи персоналу, аналіз діяльності навчального

закладу, аналіз роботи конкретного вчителя, аналіз власної роботи і таке інше наповнюють змістом функцію аналізу. Мета, форми, методи аналітичної діяльності матимуть відмінності в залежності від об'єкту аналізу, але в межах функції.

Порівняйте: оперативний аналіз роботи персоналу та оперативний аналіз діяльності навчального закладу; застосування методу «силового поля» для аналізу роботи вчителя і власної діяльності.

4. Специфіка структури функції. Різні дії, операції, що складають вид діяльності, пов'язані між собою. Характер зв'язків, особливості структури функції зумовлюються особливостями та цілями певного виду діяльності.

Приклад. У схематичному варіанті функцію планування можна представити як ланцюг:

місія —> загальна мета —> цілі-напрямки — > цілі-завдання — > діяльність (види робіт) -> результати.

Функція аналізу укладається у схему:

ознайомлення з предметом аналізу

змалювання структури предмета аналізу

\ змалювання системи предмета аналізу

_а і..

виявлення тенденцій, закономірностей

І встановлення причинно-наслідкових зв'язків

формулювання узагальнень, висновків

ї.

формулювання проблеми

І розробка рекомендацій, пропозицій

5. Інтегративність функції. Це означає, що незважаючи на певну відносну самостійність, своє призначення вона може реалізуватись у повній мірі тільки за умов щільної взаємодії із іншими функція­ми.

Приклад. Сама по собі функція не має сенсу. Наприклад, функція контролю стає актуальною тільки в умовах повного управлінського циклу. Призначення контролю полягає у відстеженні стандартів, норм, правил. Вони закладаються на етапі функції планування. їх потреба визначалась під час аналізу. На етапі організації стандарти втілювались в життя. На етапі регулювання відбуватиметься уточнення, удоскона­лення за наслідками контролю.

6, Наскрізний характер виду діяльності засвідчується обов'язковою присутністю функції під час виконання будь-яких управлінських завдань, робіт, на різних етапах управлінського процесу. Може змінюватись обсяг виду діяльності, але об'єктивно незмінним за-' лишається цільове призначення функції.

Приклад. Універсальність управлінського циклу полягає саме в тому, що всі види робіт необхідно здійснювати за його допомогою. Вилучення якоїсь функції відразу знижує ефективність діяльності. Щоб не робив керівник, але кожна функція управлінського циклу у більшій чи меншій

мірі, але повинна бути присутньою. Кожна функція (як вид діяльності) теж буде реалізуватись за допомогою управлінського циклу {рис. 8),

Рис. 8. Реалізація функції планування за допомогою циклу

Наприклад, під час планування керівник аналізує, власне пла­нує (розробляє план, приймає рішення), організовує, контролює, регулює. 7. Системний зміст. Той чи інший вид діяльності має право бути

функцією, якщо він укладається в поняття системи.

Приклад. Ознаками функції аналізу як системи є:

— мета;

— структура підсистеми та елементи, які наповнюють функцію;

— функція призначення та завдання кожного елемента функції;

— зв'язки між структурними елементами;

— керованість та самокерованість;

— зв'язки з іншими функціями;

— результати цього виду діяльності.

Загальні функції управління, послідовно змінюючи одна одну,

іі™.г.лпіліпті \mriQniTiur^,t-VMM IfWVrT (nur VV

Рис. 9. Управлінський цикл

Кожна окрема функція має глобальну та конкретну мету. Глобальна мета співпадає з метою управління в цілому (забезпечення оптимального функціонування та розвитку соціально-педагогічної системи), а конк-

ретна мета пов'язана із завданнями, які керівник розв'язує на певному етапі управлінського циклу. Групу загальних функцій, на нашу думку, складають наступні: аналітико-прогностична, планування, організа­ційно-координаційна, контрольно-оціночна, регулятивно-корекційна. Саме вони утворюють універсальний управлінський цикл, порушення якого призводить до зниження ефективності діяльності.

Аналітико-прогностична функція спрямована на аналіз управлін­ської інформації, визначення проблем, встановлення закономірностей і тенденцій розвитку окремих явищ, на встановлення причинно-на-слідкових зв'язків, об'єктивну оцінку ситуації, складання прогнозу та моделювання майбутнього.

Планування — це функція управління, сутність якої полягає у визна­ченні перспектив, цілей та шляхів їхнього досягнення. Умовну модель функції можна представити як ланцюг: місія — генеральна мета — стра­тегічні цілі — цілі-напрямки — тактичні цілі — цілі-завдання — комп­лекс заходів — прогнозовані результати.

Сутність організаційно-координаційної функції управління поля­гає у визначенні місця і ролі кожного члена колективу в досягненні поставлених цілей та реалізації планів. Ця функція визначає суттєві зв'язки між людьми, задачами та роботою; вона дозволяє інтегрувати та координувати всі наявні ресурси (час, кадри, матеріально-технічні, фінансові).

Контрольно-оціночна функція управління забезпечує моніторинг до­сягнення цілей. Сучасне тлумачення функції пов'язане з порівнянням стандартів, норм, планів та реального стану явища. Контроль втратив свою авторитарно-бюрократичну сутність. Він отримує нове забарв­лення: гуманістичний характер, оптимістичність, навчально-методична спрямованість, гласність та інформаційна достатність. На другий план відходять перевірки з кількісними оцінками, які замінено на самоатес-тацію. Більше уваги приділяється кінцевим результатам та їх якості.

Регулювання — це функція управління, сутність якої полягає в ко­ригуванні за наслідками контролю. Ця функція дозволяє підтримувати систему організації на оптимальному рівні, впорядковувати всі підсис­теми, не припускати надмірного реактивного управління (за наслідками, за відхиленнями).

Позитивне у підході до класифікації функцій управління з позиції управлінського циклу, перш за все, є те, що вони подані у певній системі, висвітлена операційна (технологічна) сторона процесу управління. Про­те загальні функції продовжують оновлюватись, удосконалюватись.

2.3. Концепція системного підходу до управління

Сутність системного підходу

Виникнення та формування концепції системного підходу

Вважається, що системний підхід є породженням XXстоліття, оскільки на цей час виник різкий стрибок у розвитку науки, який викликав:

— диференціацію наук (електроніка, кібернетика);

— інтеграцію наук (біоніка, біофізика, хімічна фізика).

Саме у XXст. накопичилась велика кількість нових фактів, було відкрито безліч законів, створено немало теорій, що вимагало їхньої систематизації, впорядкування.

Таким чином, системний підхід став потрібним у зв'язку з необ­хідністю у досліджуваних об'єктах співвідносити між собою їх частини і ціле, встановлювати між, на перший погляд, неспівставними факта­ми, що накопичені в межах одної наукової галузі, а також тоді, коли виникає необхідність пошуку аналогій і подібності в явищах різних

за природою.

Системний підхід остаточно сформувався тільки у 50-ті роки XXстоліття, хоча поодинокі ідеї використовувалися ще К. Марксом, Д. І. Менделєєвим, Ч. Дарвіном та іншими вченими-дослідниками. З 50-х pp. системний підхід виділяється в окрему науку, якій дають різні назви: «систематологія», «загальна теорія систем».

У його основі:

— Людвіг Фон Берталанфі — ідеолог;

— Вінер (кібернетика як наука про управліннях в системах);

— Кузьмін В. П. (обґрунтування теорії);

— Горський Д. П.

Сутність системного підходу

Сутність системного підходу полягає у формуванні системного бачення дійсності, при якому кожен складний об'єкт розглядається

як система.

«Системний підхід — напрямок у методології наукового пізнання і системної практики, в основі якого лежить розуміння об'єктів як систем» (Д. П. Горський).

Специфіка системного підходу (на відміну від інших методів до­слідження) відзначається тим, що орієнтує дослідження на розкрит­тя цілісності об'єкта, механізмів, що її забезпечують, на виявлення

різноманітних типів зв'язків складного об'єкта і зведення їх у єдину теоретичну картину.

Система — це стійка сукупність взаємопов'язаних елементів, які утворюють єдине ціле.

Види систем:

— технологічні;

— біологічні;

— соціальні.

Основні ознаки системи:

— наявність мети — цілеспрямованість;

— наявність складових елементів, компонентів, частин, з яких утво­рюється система;

— наявність зв'язків між елементами — структура;

— наявність функціональних завдань кожного елементу, які не дуб­люються;

— енергетика системи, за рахунок якої вона діє; керованість та самокерованість;

— зв'язки із зовнішнім середовищем;

— система як цілісність має властивості, відмінні від властивостей її елементів.

Ознаки соціальних систем

Соціальні системи — це ті системи, які об'єднують людей на підставі спільних цілей діяльності та інтересів. Ознаки соціальних систем:

1. Конкретна загальна мета всієї сукупності елементів системи.

2. Підпорядкування завдань кожного елементу загальній меті си­стеми.

3. Усвідомлення і узгодження кожним елементом системи своїх задач для досягнення спільної мети.

4. Виконання кожним елементом функцій, які витікають із загальної мети системи.

5. Взаємодія між елементами системи в процесі узгодження та досяг­нення спільної мети.

6. Наявність органу управління системою.

7. Обов'язковість зв'язків системи між оточуючими системами та системами вищого порядку.,

Всі системи мають організаційну структуру та характерні для них властивості.

До структури соціальної системи належать:

— об'єкти (суб'єкти) — частини або елементи;

— атрибути (властивості складових елементів);

— взаємодії, що об'єднують систему у єдине ціле;

— наявність ієрархії рівнів. Властивості соціальних систем:

— цілісність — внутрішня єдність компонентів, які її складають;

— сумісність з іншими системами;

— стабільність — стійкість зворотних зв'язків;

— адаптивність — реакція на зовнішнє середовище;

— здатність до самовдосконалення.

Закони розвитку соціальних систем \

1. Закон досягнення мети. Забезпечує перехід системи до іншого стану або її перетворення у іншу систему.

2. Закон відхилення революції. Забезпечує стабільність існування системи, збереження системи від руйнації.

3. Закон еволюційного поштовху. Являє собою зусилля ефективного та прискореного розвитку системи.

4. Закон домінування асиметрії. Забезпечує стабільність та виживання в несприятливих умовах переходу до іншої спрямованості.

5. Закон критичної маси органу управління. Критична маса органу управління повинна бути не менш як на два порядки менше маси керованої системи.

Характеристики великих систем (за А. Большаковим) [3]

1. Неаддитивність означає, що ефективність діяльності системи коливається у часі, не завжди дорівнює алгебраїчній сумі ефектів частин, які до неї входять.

2. Емерджентність означає неспівпадання цілей організації та цілей її складових систем.

3. Синергічність означає однонаправленість дій, інтеграцію зусиль в системі, що призводить до збільшення результативності діяль­ності.

4. Мультиплікативність буває позитивною та негативною і означає керовані дії або стихійні процеси, спрямовані на збільшення ефек­тивності системи.

Реконструкція системи (+) — ускладнення організаційної структу­ри (-) — удосконалення управлінського апарату (+) — бюрократичні зволікання (—).

5. Стійкість (стабільність) забезпечується ускладненням або спро­щенням організаційної системи.

6. Адаптивність означає здатність пристосовуватись до нових умов зовнішнього середовища.

7. Централізованість (керованість) означає управління із певного центру, коли усі складові системи керуються цими командами.

8. Відокремленість означає прагнення системи до ізольованості, авто­номності.

9. Сумісність слід розуміти як взаємопристосування частин системи. 10. Встановлення зворотного зв'язку означає те, що інформація, ресурси

з виходу системи після аналітичної обробки знову попадають на вхід цієї ж системи.