Оновлення аналітичної діяльності

Аналітична діяльність з часом погребує оновлення. Це відобра­жається в підходах до функції, в напрямках та змісті аналізу Для порівняння традиційного та інноваційного управління розглянемо наступну таблицю (таблиця 6).

Таблиця 6 Порівняння традиційного та інноваційного підходів до аналізу

№	Традиційне управління	Інноваційне управління
1.	Аналіз навчально-виховного процесу, його кількісних та якісних показників для забезпечення оптимального функціонування закладу	Аналіз навчально-виховного процесу, його кількісних та якісних показни-ків для цілеспрямованого розвитку закладу освіти
2.	Вивчення та аналіз роботи вчителів	Вивчення професійних мотивів,і цін­ностей вчителів як підґрунтя аналізу стану роботи
3.	Формування висновків щодо існуючого стану справ	Здійснення комплексної оцінки ситуації та складання прогнозу її розвитку
4.	Встановлення конкретних ка­налів надходження та методів обробки інформації	Створення системи збору, обробки та збереження інформації
5.	Аналіз діяльності колективу в цілому, створення його порт­ретної характеристики	Аналіз діяльності колективу в цілому з позиції ролі кожного, створення іміджу кожному вчителю
6.	Управління вертикальними потоками інформації	Створення розгалуженої системи вертикальних та горизонтальних зв'язків та управління ними
7.	Одноосібний аналіз основних показників та проблем закладу	Колегіальний підхід до аналізу важ­ливих показників та проблем
8.	Аналіз та формування висновків щодо стану формальної структури колективу	Аналіз та формування висновків щодо стану та перспектив розвитку формальної та неформальної струк­тур колективу
9.	Розвиток критичності мислення керівника як основа для удоско­налення діяльності	Самоаналіз діяльності, рефлек­тивність управління як основа удосконалення

Сучасні методики аналізу

Мікродослідження

Одним із сучасних підходів до реалізації функції аналізу є про­ведення мікродосліджень. В. І. Зверева пропонує проводити мікродо­слідження, які дозволять глибоко вивчити певне питання, розробити рекомендації і таким чином підготуватись до контролю [26]. Органі­зація мікродослідження забезпечується наступними методичними порадами:

I. Визначення проблеми для вивчення та її формулювання:

1. Визначити коло невирішених питань, які необхідно вивчати та вирішувати.

2. Проранжуйте ці проблеми за актуальністю, значущістю, можливістю вирішення.

3. Передбачте інтуїтивно перепони, які виникають на практиці під час вирішення цих питань.

4. Визначте умови успішного рішення питань.

5. Сформулюйте проблему (як протиріччя).

II. Вибір теми дослідження:

1. Чітко визначити предмет вивчення.

2. Встановіть, з якою метою саме цей предмет дослідження ви ви­окремили.

3. Важливо чітко визначити, що треба вивчати і перетворювати (змі­нювати).

4. Встановити, який буде вплив і на що зміни предмету вивчення у майбутньому.

III. Визначення мети дослідження:

У формулюванні мети обов'язковими повинні бути:

— чітко представлений предмет (що?) дослідження;

— названо спосіб вивчення (як?).

IV. Підготовка та проведення мікродослідження: 1. Для збору об'єктивної інформації необхідно:

• використати сукупність методів;

• порівняти оцінки вчителів та учнів одного й того ж предмета;

• залучення до досліджень вчителів, які комплексно вирішують проблеми;

• порівняння думок компетентних експертів.

• визначити цілі спостережень, бесід тощо-

• змалювати суттєві ознаки досліджуваного явища і відобрази™ його у вигляді добірки показників-відобразити

• визначити, для кого передбачаються питання, завдання, критерії

3. Використовувати анкети закритого та відкритого типу

4. Можливо для підсилення об'єктивності інТ™ ■ • ^У'

вати питання-пастки (питання якдублк2°^{РМШШВИК0}Р^ИСТ0ВУ-формулюванні). ДУблюють попередні в іншому

Методика побудови діаграми Ісікави («риб'ячий скелет»)

1. Сформулюйте проблему. Запишіть її в «голові риби»

2. Сформулюйте 4-6 основних

3. За кількістю визначених шляхів сформуйте творчі групи

4. Кожна група працює над способами реалізації ™ГД

їх на «кістках риби». реалізації свого шляху, визначає

5. На підставі аналізу проблеми всіма групами

6. У «хвості» риби фіксуються прогнозовані результати.

Рис. 15. Риба Ісікави

Діаграми є рух від загального

Методика вивчення можливостей

Необхідно побудувати матрицю, в якій визначити вплив можли­востей (таблиця 7).

Таблиця 7 Вивчення можливостей організації

	Сильний вплив	Помірний вплив	Незначний вплив
Висока можливість	ВС	ВП	вн
Середня можливість	СС	СП	сн
Низька можливість	не	нп	нн

Якщо можливості випали на поля ВС, ВП та СС, обов'язково вико­ристайте. Можливості на полях СН, НН, НП не заслуговують на увагу. Можливості на полях НС, СП, ВН можуть використовуватись за умов достатніх відповідних ресурсів.

Методика вивчення загроз

Необхідно побудувати матрицю, яка має таку структуру (табли­ця 8).

Таблиця 8 Матриця для вивчення загроз

	Руйнування	Критичний стан	Важкий стан	Легкі перепони
Висока вірогідність	ВР	ВК	ВВ	вл
Середня вірогідність	СР	CK	св	сл	■
Низька вірогідність	HP	НК	HB	нл

Якщо загроза на полі ВР, ВК, СР, то її необхідно терміново і обов'язково ліквідувати. Якщо загроза випадає на поля ВВ, CK та HP, то її теж доцільно знешкодити. На інших полях загрози повинні бути уважно вивчені та знешкоджені у разі необхідності.

Методика вивчення профілю середовища

Виокремити значущі фактори. Оцінити їх у балах:

*

за важливістю:

З — сильне значення;

2 — середнє значення;

1 -* слабке значення.

вплив на організацію:

3 — сильний вплив;

2 — середній вплив; 1 — слабкий вплив.

спрямованість впливу:

+ 1 — позитивна спрямованість;

— 1 — негативна спрямованість.

Отримана інформація заноситься до таблиці та прораховується (таблиця 9).

Таблиця 9

Вивчення профілю середовища

	Фактори	Важливість	Вплив	Спрямованість	Ступінь важливості
	1. 2. N	А	В	С	Д = А х В х С

Планування як функція управління

Концепція планування як функції управління грунтується на пев­ному понятійному апараті.

«Планування — це процеси вирішення комплексу задач, результа­ти яких спрямовані на завчасне прийняття й оцінку взаємозалежної сукупності рішень для досягнення такого стану в майбутньому, який бажаний, але від якого не можна очікувати, що він настане сам по собі» [28; 172].

Планування — це функція управління, сутність якої полягає у ви­значенні мети, завдань діяльності та засобів їх досягнення. Процес планування — це розробка змісту та послідовності дій для досягнення визначеної мети.

Вихідною ідеєю, що лежить в основі планування, є місія діяльності організації. Місія — основне призначення організації.

Мета — запрограмований результат. Мета планування полягає у про­ектуванні уявлень, прогнозованих результатів розвитку організації.

Сутність планування як функції управління пов'язана із розробкою системи цілей (рис. 16).

Рис. 16. Декомпозування мети

1. Цілі забезпечують спрямованість діяльності організації.

2. Цілі виправдовують існування організації, так як через них від­бувається узгодження інтересів керівників, персоналу та суспіль­ства.

3. Цілі регулюють поведінку людей: притягують до організації, обме­жують, стримують бажання, діяльність.

4. Цілі виступають як основні мотиватори поведінки членів організації, задовольняючи їхні певні потреби.

5. Цілі зменшують невизначеність для всіх учасників трудової діяль­ності.

6. Цілі допомагають адаптуватись до зовнішнього середовища.

7. Цілі дають можливість організації порівнювати себе з подібними.

8. Цілі — це інструменти управління, якщо вони визначені та чітко сформульовані, відомі усьому персоналу та прийняті до виконан­ня.

Задачі — це засоби для досягнення цілей.

Результат — це конкретизована (умовно реалізована) мета. Як правило, має кількісний зміст.

Орієнтири — це показники (характеристики, стандарти результату).

Мелвілл Бранч до переваг планового розвитку організації" відносить такі чинники:

— планування змушує керівників прогнозувати, мислити перспек­тивно;

— створює умови для чіткої координації зусиль;

— зумовлює встановлення показників діяльності та їхнього подаль­шого контролю;

— змушує більш точно визначати задачі та політику організації;

— робить організацію заздалегідь підготовленою до змін;

— унаочнює взаємозв'язок обов'язків усіх посадових осіб. Види планування

Стратегічне планування — це довгострокове комплексне плану­вання. Воно можливе тільки за умов визначеної місії та сформованої системи цілей.

Тактичне планування передбачає визначення пріоритету цілей, що забезпечують реалізацію, головних стратегій, визначення відповідних матеріальних, фінансових та людських ресурсів. Тактичне планування передбачає нейеликі періоди часу (як правило, рік), вузький спектр задач. Цей вид планування розробляється з огляду на стратегію роз­витку організації. Виконання тактичного планування забезпечується оперативним.

Оперативне планування (поточне, операційне) складають певні процедури, алгоритми, правила, інструкції, що дають можливість здійснювати певну діяльність.

Схематично планування можна представити у вигляді наступної моделі (рис. 17).

Рис. 17. Схема функції планування

Етапи планування

I. Цілепокладання:

1. Аналіз наявної інформації, вибір релевантної.

2. Формування блоку проблем.

3. Постановка загальної мети та її декомпозування.

4. Визначення напрямків діяльності.

5. Постановка завдань.

II. Планування дій та процесів:

1. Визначення основних задач і заходів.

2. Встановлення взаємозв'язків між окремими видами діяльності.

3. Уточнення ролей, делегування повноважень для виконання кожного виду діяльності.

4. Оцінка витрат часу.

5. Визначення необхідних ресурсів.

6. Корекція планів після обговорення з виконавцями.

7. Виявлення та нейтралізація зон потенціальних проблем.

8. Вибір оптимальної форми плану.

9. Введення плану в дію.

III. Контроль за виконанням плану:

1. Встановлення ступеня досягнення цілей.

2. Оцінка і аналіз діяльності та виконання плану.

3. Коригуючі заходи..

Продуктами планування є різного роду плани.

Різноманітність планів

1. За строками планування: стратегічні (довгострокові); тактичні (оперативні).

2. За предметом планування: планування цілей; планування процесів; планування засобів; планування змісту.

Методи планування

1. Методи оперативного планування:

метод послідовного опису подій (операцій); графічне планування; мережене планування; робочий календар тощо.

2. Методи стратегічного планування: цільові проекти;

програми розвитку;

концепції;

комплексно-цільові програми тощо.

Принципи планування

1. Принцип системності реалізується через:

а) розробку плану як системи;

б) планування роботи організації як системи;

в) наскрізність планування: стратегічного, тактичного та оператив­ного. 2, Принцип соціальної обумовленості базується на узгодженні відносин організації та суспільства. Політика організації в значній мірі фор­мується під впливом факторів зовнішнього середовища.

Пам'ятка-алгоритм

Здійснюючи функцію планування, необхідно мати відповіді на запитання:

1. Чи маю я чіткі цілі?

2. Чи відповідають завдання цілям?

3. Чи відповідає зміст роботи завданням?

4. Чи досить добре я обдумав план діяльності: колективу?

Кожного члена колективу? Свою власну?

5. Чи достатньою є інформація для планування?

6. Чи можуть члени колективу виконати завдання?

7. Чи підтримають члени колективу план і співпрацюватимуть з ди­ректором?

8. Чи можна мотивувати та стимулювати колектив до виконання плану? Яким чином?

9. Чи передбачена в плані можливість корекції?

10. Чи можна перевірити виконання плану (за змістом, розділами; за якістю виконаної роботи; в часі виконання; за виконавцями тощо)?

11. Якими методами та засобами здійснюватиметься контроль за ви­конанням плану?

12. Хто буде залучений до здійснення контролю і корекції?

13. Чи точно прогнозовано кінцевий результат виконання плану і виз­начено критерії його оцінки?

14. Що ще необхідно передбачити?

15. Які потрібні додатки до плану?

Вимоги до плану роботи закладу освіти на рік за В. І. Звєрєвою

[14]:

— Суспільна значущість цілей і задач.

— Відповідність цілям і задачам.

— Взаємозв'язок основних розділів плану, структури із основними цілями та завданнями закладу.

— Відповідність змісту плану його структурі.

— Наявність аналізу підсумків роботи школи за попередній рік.

— Чіткість у формулюванні основних проблем закладу.

— Конкретність задач та їхня відповідність визначеним пробле­мам.

— Єдність цільового блоку та системи заходів і видів діяльності колективу на рік.

— Врахування нормативно-правової бази та можливостей закладу.

— Визначення головної ланки діяльності колективу.

— Реалістичність по відношенню до ресурсів та умов діяльності.

— Конкретність строків, виконавців.

— Можливість перевірки виконання плану.

— Можливість змін, доповнень, корекції плану протягом року.

Методики планування особистої праці керівника

Ефективність управлінської діяльності в значній мірі залежить від правильного використання часу, раціонального планування особистої праці. Планування економить час. Наприклад, на думку Л. Зайверта, 10 хвилин планування робочого дня економить дві години.

Методика «ABC»

1. Закон Парето засвідчує, що за перші 20 % робочого часу виконується 80 % роботи. Тому починати робочий день необхідно з найбільш складних і важливих проблем.

2. Розподіл завдань за ступенем складності: Співвідношення А: В: С

Значення 65 % 20 % 15 %

А

В

С

Кількість 15 % 20 % 65 %

Категорія А — найважливіші завдання. Категорія В — важливі завдання. Категорія С — нетермінові завдання. Відтак рекомендується:

1) одразу братись за найважливіші проблеми;

2) передбачити раціоналізацію і делегування завдань В;

3) передбачити часткове перенесення у строках завдань С, або відмова від них взагалі.

Методика «Альпи»

Планування робочого часу повинно відбуватися в межах 60: 40, де 40 % — резерв. Щоб розробити план згідно цього методу, необхідно:

1. Відповідно до форми плану записати все, що необхідно зробити.

2. Проти кожного виду роботи поставити реальний час, який потрібен для виконання завдань.

 

Порівняння традиційного та інноваційного підходів до планування

Функція організації (організовування)

Починаючи із найперших згадувань про управління як діяльність та науку вчені та практики виокремлювали такий вид діяльності керів­ника як організовування. Витоки цієї функції криються у процесах розподілу та кооперації праці людей. Доцільність організовування є беззаперечною з огляду на необхідність формулювати мету та про­гнозувати результати спільної діяльності, знаходити оптимальні методи об'єднання зусидь щодо їхнього досягнення, оцінювати ефективність індивідуальної та колективної роботи, здійснювати навчання персоналу, створювати комфортні умови на робочих місцях тощо.

Організовування — це функція управління, сутність якої полягає у визначенні Місця і ролі кожного члена колективу в досягненні по­ставленої мети.,

Мета і завдання:

а) створення структури організації, яка дає можливість персоналу працювати для досягнення спільних цілей та завдань;

б) розподіл робіт між членами організації, групами, підсистемами та координація їхніх дій;

в) встановлення зв'язків серед людей, задач і видів діяльності;

г) реалізація окреслених планів, досягнення цілей.

Функція організовування досить складна та об'ємна. Вона умовно складається із двох модулів.

Перший — стосується організовування роботи людей до початку власне діяльності з досягнення цілей. До цього модуля входять такі складові, як визначення обсягу робіт, визначення часу для їх виконання, розподіл обов'язків, прав, повноважень, постановка задач, інструктуван­ня персоналу, встановлення комунікацій між виконавцями та інше.

Другий модуль організовування передбачає координаційно-регуля­тивні дії, пов'язані із безпосереднім виконанням роботи. Це у певній мірі моніторинг, відстеження досягнення висунутих цілей, що передба­чає вивчення перебігу процесів, якості виконання завдань, ефективність роботи кадрів з оперативною їх корекцією та удосконаленням.

За М. М. Мартиненком, організовування — це процес, що здій­снюється керівником і спрямований на розподіл спільної діяльності серед виконавців і встановлення між ними причинних відносин діяль­ності, що викликають ефект додаткового корисного результату.

Змальовуючи функцію організовування з іншого ракурсу, помітно, що вона стосується:

— діяльності, роботи;

— людей, які цю роботу виконують.

Відтак функція розгортається навколо мети діяльності в двох аспек­тах. Перший — стосується змісту, форм, методів організації діяльності з досягнення прогнозованих результатів. Другий аспект пов'язаний із вивченням здібностей, знань, умінь людей, які виконуватимуть ті чи інші види робіт та їх мотивуванням і стимулюванням.

Об'єкти та суб'єкти впливу:

а) управлінський апарат;

б) педагогічний колектив;

в) учнівський колектив;

г) батьківський колектив;

д) обслуговуючий персонал; є) громадськість;

є) шкільні системи та процеси.

Напрямки та зміст організаційної діяльності керівника:

1. Управління навчально-виховним процесом: діагностика, аналіз, пла­нування, організація, контроль, коригування навчально-виховного процесу.

2. Інструктивно-методична діяльність керівника школи забезпечує методичне озброєння педагогів, ознайомлення їх з новими техно­логіями; передбачає інформування колективу про нові закони, по-

ложення, програми; містить просвітницьку діяльність та моніторинг впровадження передового педагогічного досвіду.

3. Адміністративно-розпорядницька діяльність передбачає своєчасне прийняття управлінських рішень, організацію їх виконання, забез­печується вмінням взяти на себе відповідальність.

4. Представницька (суспільно-організаційна) діяльність передбачає виконання ролі делегата, представника від імені колективу на різних рівнях; участь у конференціях, нарадах, зборах поза закладом осві­ти; містить роботу з батьками, громадськістю та вищими органами управління.

5. Фінансово-господарська діяльність передбачає створення технічних, матеріальних, фінансових умов роботи закладу освіти.

6. Педагогічна діяльність передбачає безпосередню участь керівника закладу освіти у навчально-виховному процесі, ведення певної навчальної дисципліни, участь у методичній роботі закладу, підви­щення рівня педагогічної майстерності через курсову підготовку та самоосвітню роботу, демонстрування взірців майстерності.

7. Виховна діяльність спрямована на створення в колективі єдиних ціннісних орієнтацій, світоглядного потенціалу, уміння працювати командою; передбачає згуртування, активізацію, удосконалення колективу, розвиток самоуправління, створення сприятливого емо­ційного клімату.

Принципи організаційної діяльності

Принципи організації — це вихідні положення, дотримання яких зумовлює ефективність управління.

1. За організацією дій: науковості, цілеспрямованості, плановості, систематичності, безперервності, перспективності, головної ланки, стимулювання.

2. За організацією оцінювання: компетентності, нормативності, єд­ності вимог, об'єктивності, оптимальность

Методи організаційної діяльності:

1. За метою і часом дій: стратегічні, тактичні, оперативні.

2. За механізмом впливу: економічні, адміністративно-господарські, соціально-політичні, організаційно-педагогічні, соціально-психо­логічні.

3. За функціями управління: аналізу, планування, організації, конт­ролю, регулятивно-корекційні-.

4. За стилем управління: авторитарні, ліберально-популістські, демо­кратичні.

Сутність та форми застосування різних методів організаційної діяльності розробила та представила у вигляді таблиці В. І. Зверева (таблиця 11) [14].

Організація як функція управління вміщує чотири основні компо­ненти: Компоненти функції організації:

1) Розподіл праці. Засіб — спеціалізація.

2) Групування робіт. Засіб — створення об'єднань, груп, колективів.

3) Розподіл влади. Засіб — моделювання організаційних структур (лінійна, функціональна, штабна, секційна, проектна тощо).

4) Координація зусиль як засіб попередження дезорганізації.

1. Розподіл праці існував з давніх часів: одні були мисливцями, інші — рибалками, треті — виготовляли зброю, четверті — варили їжу і т. д. Люди розуміли, що шанси вижити підвищуються за умов, коли за справу береться той, у кого вона виходить краще. Приклад: виокремлення різних спеціальностей: вчитель математики,

вчитель хімії, вчитель географії тощо. Переваги специфікації:

— можна використати різні спеціальності та спеціалістів;

— швидше набувається досвід;

— зростає результативність роботи кожного працівника;

— зростає ефективність загальної справи, оскільки окремі види робіт виконуються фахівцями;

— зростає швидкість виконання робіт.

2. Департаменталізація — це групування робіт, тобто процес розподілу видів діяльності, ресурсів, кадрів у логічній одиниці для виконання конкретних задач. Приклад: групування вчителів у предметні ме­тодичні об'єднання.

Це має такі переваги:

— зосередження персоналу на окремих видах робіт та можливості взаємодії під час їх виконання стимулює становлення спеціалістів своєї справи;

— є дух змагання, конкуренції;

— спрощуються процедури координації, контролю, удосконалення майстерності.

3. Розподіл влади всередині організації — це елемент дуже важливий для прийняття рішень.

Влада — це узаконена сила організації, яка вміщує право управляти людьми, приймати рішення, використовувати ресурси тощо. Процес передачі завдань діяльності та влади підлеглим, які беруть на себе відповідальність,— це делегування.

Централізація влади означає, що вона зосереджена у керівництва на верхній сходинці піраміди управління.

Децентралізація означає, що влада широко розподілена по іншим рівням організаційної піраміди.

4. Координація — це об'єднання організаційних зусиль для досягнення спільної мети діяльності.

Координація передбачає узгодження цілей, зусиль та дій. Таким чином, організація дає відповіді на запитання: де? Коли? Хто? З ким? Як? Чим? Скільки? тощо.

Компоненти функції організації:

а) Розподіл праці. Засіб — спеціалізація.

б) Групування робіт. Засіб — створення об'єднань, груп, колек­тивів.

в) Розподіл влади. Засіб — моделювання організаційних структур (лінійна, функціональна, штабна, секційна, проектна тощо).

г) Координація зусиль, як засіб попередження дезорганізації.