Система «упорядкування», або «5s»

 

Авторами системи «Упорядкування» є В.Є. Растімєшин і Т.М. Купріянова, співробітники Всеросійського центру охорони праці (м. Москва). Основні елементи цієї системи й методологію її впровадження описані в роботі [47].

В основі системи «Упорядкування» лежить створена більше 50 років тому японська система «5S», одним з авторів якої є відомий японський теоретик і практик організації виробництва К. Ісікава [48]. У системі «Упорядкування» враховані також досвід застосування теорії наукової організації праці (НОП) та системи «5S» на підприємствах.

Назва системи «5S» походить від п'яти японських слів, що починаються на S: Seiri – сортування, Seiton – організація, Seiso – очищення, Seiketsu – стандартизація, Shitsuke – поліпшення стандартів і демонстрація прихильності їм. Ця недорога й проста система може бути використаною в будь-якій області, починаючи з робочих місць на виробництві й закінчуючи робочими місцями співробітників власних торгових представництв. Вона дозволяє підвищити ефективність і поліпшити моральний клімат в організації. До основних видів втрат при виробництві відносяться зайві рухи, виробничі збої, зайві запаси, нераціональні перевезення, простої, надмірне та неефективне виробництво. Програма «5S» напряму скорочує зайві рухи і побічно – інші види втрат.

З практики впровадження системи «5S» можна зробити наступні висновки:

• система може успішно впроваджуватися на об'єктах бізнесу та в організаціях різних форм власності;

• зміст принципів системи й технологія її впровадження вимагають суттєвої адаптації з урахуванням особливостей вітчизняної економіки, методів організації виробництва й ментальності персоналу;

• можливість успішного впровадження безпосередньо залежить від соціально-економічних умов праці на робочих місцях, тобто рівня й регулярності виплати заробітної плати, систематичного та ритмічного завантаження виробництва, дотримання з боку адміністрації хоча б основних вимог до безпечних умов праці [49].

Система «Упорядкування», як і «5S», дозволяє практично без капітальних витрат не тільки підвищувати продуктивність, скорочувати втрати, знижувати рівень браку і травматизму, а й створювати необхідні стартові умови для реалізації складних і дорогих виробничих та організаційних інновацій, забезпечувати їх високу ефективність – у першу чергу за рахунок радикальної зміни ставлення працівників до своєї справи. Вплив системи «Упорядкування» на безпеку, продуктивність і якість праці показано на схемі (рис. 8.15) [16].

 

 

Рис. 8.15. Зміст системи «Упорядкування» та її вплив на основні характеристики роботи підприємства

Результатом упровадження системи «Упорядкування» повинна стати нова атмосфера в колективі фірми: виключення з виробництва всього зайвого, непотрібного; наведення порядку; дбайливе ставлення до здоров'я і життя один до одного; підтримка й збереження працездатного стану обладнання – все це дозволяє людям проявляти свої найкращі якості, створювати обстановку доброзичливого ставлення один до одного, формувати позитивний настрій не тільки на роботі, але і в повсякденному житті.

У табл. 8.1 наведено 5 принципів системи та їх зміст [50].

Таблиця 8.1.

Принципи системи «Упорядкування» («5S») та їх зміст

Принцип	Зміст
1. Видалення непотрібного	Всі предмети робочого середовища розділяються на 3 категорії: потрібні, непотрібні й не потрібні терміново. Непотрібні віддаляються за певними правилами. Потрібні зберігаються на робочому місці. Не потрібні терміново розташовуються на певному видаленні від робочого місця або зберігаються централізовано. Розподіляються і закріплюються зони відповідальності кожного працівника
2. Раціональне розміщення предметів	Стосовно потрібних предметів і не потрібних терміново, реалізуються рішення, які забезпечують: швидкість і безпеку доступу до них; візуалізацію способу зберігання і контролю наявності, відсутність або місцезнаходження потрібного предмета; свободу переміщення й естетичність виробничого середовища
3. Прибирання, перевірка, усунення несправностей	Генеральне прибирання приміщень. Ретельне прибирання і чищення обладнання, фіксація несправностей. Виявлення важкодоступних для збирання та спостережень місць, джерел проблем і забруднень. Усунення несправностей і вироблення заходів щодо їх запобігання. Вироблення та реалізація заходів з прибирання важкодоступних місць, ліквідації джерел проблем і забруднень. Вироблення правил проведення збирання, очищення обладнання, перевірки, змащення й затягування кріпильних деталей
4. Стандартизація правил	Фіксування в письмовому вигляді правил зберігання і збирання,. Максимальна візуалізація подання правил (схеми, піктограми, покажчики, кодування). Візуалізація контролю нормального стану і відхилень від норми (в роботі обладнання, рівні запасів). Стандартизація та уніфікація всіх позначень (розмір, колір). Раціоналізація носіїв інформації (спосіб нанесення написів, захисні покриття), місць їх розміщення, кріплення і можливостей заміни
5. Дисциплінованість і відповідальність	Закріплення сфер відповідальності кожного працівника (об'єкти уваги й основні обов'язки для їхньої підтримки в нормальному стані). Формування в персоналу правильних звичок, закріплення навичок дотримання правил. Застосування ефективних методів контролю

Ця таблиця містить практично всі дії, необхідні для реалізації системи й може служити основою при розробці планів її покрокового розгортання.

Досвід застосування системи «5S» в промислово розвинених країнах показує, що її використання підвищує ефективність господарської діяльності на 3-5% [50]. Застосування системи протягом року на українському підприємстві дало наступні результати: рівень травматизму й нещасних випадків знизився майже в 3 рази, за рік продуктивність підвищилася майже на третину, суттєво покращилась якість продукції, скоротилися складські запаси, що сприяло поліпшенню показників оборотності, і, найголовніше, – змінилося ставлення людей до праці. І це тоді, коли підприємство ще не дійшло до Загального управління на основі якості, статистичних методів й інших більш складних, ніж система «5S», методів управління якістю.

Вважається, якщо підприємство не здатне запровадити систему «5S», воно не зможе реалізувати й інші більш складні методи управління якістю та вдосконалення виробництва. Дотримання принципів чистоти й порядку, дисципліни й відповідальності корисно не тільки у виробничих умовах, а й у всіх сферах людської діяльності, у тому числі в побуті. Якщо говорити про виробництво, то ця система ефективна як на виробничій ділянці, так і в офісі, і в науковій лабораторії.

Бенчмаркінг

 

Терміном «бенчмаркінг», як відомо, позначається один з інструментів вдосконалення діяльності. Назва методу походить від англійських слів bench (рівень, висота) і mark (відмітка). Це словосполучення трактується по-різному: «опорна відмітка», «відмітка висоти», «еталонне порівняння» і т. п.

Деякі автори [1] визначають бенчмаркінг як безперервний процес зіставлення продукції, послуг і практичного досвіду по відношенню до найсильніших конкурентів або фірм, визнаних в якості промислових лідерів.

Керівник Глобальної мережі бенчмаркінгу (Global Benchmarking Network) доктор Р.К. Кемп вважає: «Бенчмаркінг – це постійний процес вивчення й оцінки товарів, послуг і досвіду виробництва найсерйозніших конкурентів або тих компаній, які є визнаними лідерами у своїх галузях» [7].

Виконавчий директор компанії Allied-Signal Л. Боссіді під бенчмаркінгом розуміє аналіз конкретних прийомів, запозичення вигод, отриманих на основі аналізу досвіду інших компаній, і використання у власній компанії кращих прийомів, привнесених в неї ззовні [7].

Найбільш повне визначення бенчмаркінгу дав професор Норвезького університету науки і технології Б. Андерсен: «Бенчмаркінг ‑ це постійне вимірювання і порівняння окремо взятого бізнес-процесу з еталонним процесом провідної організації для збору інформації, яка допоможе підприємству визначити мету свого вдосконалення і провести заходи щодо поліпшення роботи»[25].

Більшість фахівців дотримуються думки, що бенчмаркінг ‑ це вивчення й впровадження методів управління інших, успішно працюючих з їхнього допомогою організацій шляхом порівняння з ними після виявлення слабких сторін своєї організації.

Концепція бенчмаркінгу зародилася наприкінці 1950-х років, коли японські фахівці відвідували провідні компанії США і Західної Європи з метою вивчення та подальшого використання їх досвіду. Термін «бенчмаркінг» з'явився в 1972 році в Інституті стратегічного планування Кембриджу (США). Дослідно-консалтингова компанія Pims встановила, що для знаходження ефективного рішення в умовах конкуренції необхідно вивчати й використовувати досвід інших підприємств, які мають успіх у родинних областях.

Європейський фонд управління якістю (EFQM) зайнявся накопиченням інформації про передовий досвід в області менеджменту. Передбачається, що інтерактивний доступ до цієї інформації дозволить членам зазначеного фонду безперешкодно використовувати широку гаму різних варіантів бенчмаркінгу [25].

Великий і корисний досвід використання різних методів бенчмаркінгу, в тому числі інтерактивного, накопичений у Великобританії, яка в останні роки є європейським лідером за темпами зростання виробництва.

У Великобританії за поширення передового досвіду ведення бізнесу відповідає департамент передового досвіду менеджменту Міністерства торгівлі та промисловості. Послуги, що надаються департаментом, націлено переважно на підтримку і бенчмаркінг малого й середнього бізнесу. Згадані послуги, відомі під назвами Connect, Benchmark Index і Inside UK Enterprise, надаються такими британськими організаціями-посередниками, як Training and Enterprise Councils, Business Links та ін.

Перша зі згаданих схем підтримки підприємств – Connect (www.connectbestpractice.com) – використовує серію інтерактивних модулів на CD-ROM, що дають користувачам широке уявлення про кращі методи організації роботи й дозволяють радикально спростити процедуру надання консалтингових послуг. Вони можуть використовуватися при проведенні презентацій, переговорів, семінарів і тому подібних заходів, являючи собою гнучку систему, яку підлаштовано під місцеві умови й обставини. Їх застосування стимулює компанії до підвищення ефективності шляхом зіставлення з іншими підприємствами та вивчення їх досвіду. Серед вказаних модулів присутні CD-ROM, спеціально орієнтовані на проведення бенчмаркінгу та застосування Моделі ділової досконалості.

Отримавши загальне уявлення про принципи кращої організації роботи з використанням схеми Connect, компанії мають можливість перейти до підвищення власної конкурентоспроможності шляхом порівняльної оцінки своїх показників у ключових областях діяльності з показниками інших підприємств галузі або свого регіону.

Для цього вони можуть скористатися послугою Benchmark Index. Вона представляє просту комп'ютерну систему, що дозволяє компанії оцінити свою роботу в порівнянні з іншими підприємствами за допомогою відповідей на питання, які відносяться до 80 аспектів фінансового стану, менеджменту і ділової досконалості. Цю послугу створено з метою заохочення більш широкого використання бенчмаркінгу підприємствами малого бізнесу. Більш великі компанії ще кілька років тому визнали бенчмаркінг потужним інструментом менеджменту, а ось для малих підприємств необхідні ресурси для його успішного проведення зазвичай виявляються непосильними. Benchmark Index забезпечує таким підприємствам простий доступ до високоякісної інформації, необхідної для проведення бенчмаркінгу в перший раз.

З моменту введення Benchmark Index у жовтні 1996 року за його допомогою було проведено більше 2200 досліджень, що дозволило створити найбільшу в світі базу даних для бенчмаркінгу підприємств малого та середнього бізнесу. Ця велика база містить багату інформацію для аналізу.

Наступним кроком після вивчення принципів, на яких базується передовий досвід роботи компаній, і проведення бенчмаркінгу з використанням відповідної послуги, спрямованої на зміцнення конкурентоспроможності даної компанії, стало надання підприємствам можливості, як то кажуть, вживу ознайомитись з досвідом застосування кращих методів організації виробництва шляхом відвідування передових компаній.

Цій меті служить третя послуга міністерства, що отримала назву програми Inside UK Enterprise (IUKE) (www.iuke.co.uk). Ця програма, заснована в 1988 році, стала найважливішою складовою підтримки малих та середніх підприємств. Список організацій, що приймають відвідувачів за програмою візитів IUKE, на даний час налічує понад 180 компаній, кожна з яких може служити зразком у впровадженні одного або декількох аспектів передового досвіду. Ці компанії представляють широкий зріз британської промисловості й сфери послуг. Будучи найбільшою в світі програмою подібного типу IUKE до теперішнього часу організувала понад 25 тис. одноденних екскурсій з метою обміну досвідом.

Відвідувачі мають можливість вибрати передові компанії певного сектора економіки з числа тих, що володіють позитивним досвідом впровадження найсучасніших методів організації виробництва, включаючи застосування гнучкого автоматизованого виробництва, командну організацію праці, встановлення взаємовідносин з постачальниками. Надаючи вищим керівникам компаній можливість проведення відкритих дискусій у вузькому колі колег, програма IUKE є безцінним форумом для їх прискореного навчання.

Всі три послуги міністерства знаходяться в прямому логічному зв'язку, взаємно доповнюючи одна одну. Послуга Connect забезпечує знайомство з досвідом кращої організації роботи підприємств, Benchmarking Index дозволяє оцінити власну ефективність підприємства в порівнянні з іншими, і нарешті, програма Inside UK Enterprise спрямована на впровадження передового досвіду з попереднім відвідуванням кращих компаній.

Класичним прикладом внутріпроцесного бенчмаркінгу є метод радянського інженера Ф. Ковальова [26]. Цей метод, відомий у нашій країні задовго до появи модного тепер англійського терміна, передбачає проектування раціональних виробничих процесів на підставі порівняння традиційних способів їхнього виконання зі способами, пропонованими кращими працівниками.

Причини різної ефективності процесу в різних компаніях можуть бути очевидними (наприклад, у разі використання різного устаткування і т.п.) або приховані (наприклад, якщо це пов'язано з організацією процесу). У другому випадку для пошуку цих причин слід використовувати статистичні методи вирішення проблем. До них належать, зокрема, «мозковий штурм», причинно-наслідкова діаграма, діаграма Парето, блок-схема потоку та ін.

У разі бенчмаркінгу організації в цілому, коли стоїть завдання вибору стратегії організації, напрямів її діяльності, оцінки її достоїнств і недоліків, слід використовувати такі комплексні методи, як SWOT-аналіз, збалансовану систему показників, методологію ABC-ABB-ABM та ін. Важливим достоїнством цих методів є те, що вони служать інструментами не тільки аналізу, але й підвищення ефективності організації, активізації персоналу, надають інформацію керівництву для прийняття стратегічних рішень.

Як свідчить досвід кращих виробничих компаній США, внутрішній бенчмаркінг дозволяє добитися поліпшень на 20-30%, зовнішній – на 40-70% і більше [35].

Як потужний інструмент якості бенчмаркінг є незамінним інструментом для вивчення організації. Без нього ви ніколи не дізнаєтеся, яке становище вашої компанії щодо конкурентів і компаній світового рівня, і ви не дізнаєтеся про нові методи, необхідні для кардинальних поліпшень; у вас не буде способу вимірювання ефективності ваших процесів, і ви навіть не зможете уявити, наскільки гарні вони можуть бути.

На закінчення слід зазначити, що бенчмаркінг не обмежується вивченням досвіду «роботи конкурентів і світових лідерів». Цей метод має стати одним із ключових в процесі безперервного вдосконалення будь-якої діяльності, тому що бенчмаркінг – це систематичне порівняння елементів діяльності з аналогічними елементами більш успішної діяльності на макро- і мікрорівнях.