Розробка документації системи менеджменту якості.

Оптимальна кількість документації, необхідної для ефективного функціонування СМЯ, залежить від обраних підходів до документування. Нині існує два підходи [14]:

1. Процедурний підхід. Він застосовується у тих випадках, коли на підприємстві (або в його підрозділах) здійснюється діяльність, яка не допускає відхилення від заздалегідь заданих параметрів. У такому разі виникає потреба в детально розроблених методиках та інструкціях, яких необхідно суворо дотримуватися. Процедурний підхід менш гнучкий і може також застосовуватися при документуванні процесів, які рідко використовуються в роботі підприємства.

2. Компетентний підхід. Використовується в тому випадку, коли діяльність підприємства ґрунтується на використанні широких знань, професійного досвіду, високої кваліфікації (компетентності) персоналу. У цьому випадку співробітникам надається певна свобода дій, допускається вводити певні зміни у ході обслуговування споживачів, скасовуючи застосування документованих методик.

На практиці часто використовується комбінований підхід, який включає обидва підходи. До їх вибору слід ставитися дуже виважено, тому що неправильне їх застосування може, з одного боку, призвести до недостатньої документованості СМЯ і не забезпечити прогнозованого довгострокового характеру якості послуг, а з іншого ‑ їх надмірна деталізація сковуватиме творчий потенціал працівників і зробить процеси менш пристосованими до вимог споживачів, що постійно змінюються.

Розробка нормативних документів і «Рекомендацій з якості». До нормативних документів належать: стандарти підприємства, інструкції, розпорядження та ін. « Рекомендації з якості» ‑ це узагальнюючий документ, у якому викладена політика підприємства в області якості, наводиться опис системи менеджменту якості. Конкретні рекомендації щодо його розробки представлено у міжнародному стандарті ISO 10013 «Керівні рекомендації з розробки керівництва з якості».

Типові Рекомендації з якості включають:

1) політику підприємства в області якості;

2) область застосування;

3) характеристику підприємства й продукції, що випускається;

4) матрицю відповідальності за якість вищих посадових осіб підприємства;

5) структуру й функції служби якості;

6) опис системи менеджменту якості;

7) систему якості;

8) список розсилання врахованих екземплярів;

9) перелік процедур;

10) покажчик форм (включений до тексту або в додаток).

Управління якістю може бути корисним і дієвим тільки в тому випадку, коли в ньому відображені справжні особливості підприємства. Структура управління якістю в основному орієнтована на розміри і комплектність фірми. Чим менше співробітників і чим простіші процеси та продукція, що випускається, тим простіша структура системи якості й управління якістю.

Впровадження систем менеджменту якості і забезпечення їх працездатності

Перевірка працездатності системи управління якістю здійснюється внутрішніми аудиторами, які призначаються з числа працівників підприємства, що пройшли навчання за курсом внутрішнього аудитора. Як правило, ними стають ті працівники, які входили в робочу команду зі створення системи якості. Головним аудитором може призначатися представник керівництва з якості.

При проведенні внутрішнього аудиту необхідно керуватися обов'язковою процедурою з внутрішнього аудиту, розробленою на підприємстві відповідно вимог стандарту ISO 9001:2000 «Системи менеджменту якості. Вимоги». Крім до того, необхідно дотримуватися вимог стандарту ISO 19011:2002 «Рекомендації з аудиту систем менеджменту якості і/або навколишнього середовища». У стандарті ISO 19011:2002 викладені вимоги до складання програми внутрішнього аудиту, порядку його проведення. Наведено вимоги до персоналу, який призначається на посади аудиторів. Забезпечення працездатності системи якості полягає у виконанні керівництвом і всіма підрозділами своїх функцій і завдань.