Система автоматизации и электронного документооборота «ДЕЛО».

Система автоматизации делопроизводства и электронного документа «ДЕЛО» разработана компанией «Электронные офисные системы», успешно работающей на рынке автоматизации делопроизводства с 1996 г. (отсюда данная система известна также под обозначением «Система Дело-96»).

Система в настоящее время работает на 30 тысячах рабочих мест в 400 организациях и предприятиях России и СНГ причем количество рабочих мест в них колеблется от 1 до 6000.

Система обеспечивает работу как с бумажными, так и с электронными документами. В ее возможности входят следующие функции:

- регистрация документов;

-свободная маршрутизация и контроль движения документов;

-рассылка документов по спискам;

- ввод резолюций и контроль их исполнения;

- сканирование и прикрепление файлов документов, полно-текстовый поиск по ним;

-возможность связывания регистрационных карточек документов между собой с наглядной демонстрацией этих связей и быстрым переходом от одного документа к другому;

- справочно-аналитическая работа;

- формирование отчетов;

- обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП (электронно-цифрового пароля) и шифрования;

- Web-доступ к базе данных.

Система «Дело» предлагается в двух основных вариантах; сетевом («Дело-Предприятие») и однопользовательском («Дело-Секретарь»). В обоих вариантах система обеспечивает возможность обмена документами по ЭП с использованием ЭЦП и шифрования передаваемой информации на базе сертифицированного продукта CryptoProCSP. Следовательно, при создании корпоративной системы ее можно строить как многоуровневую, развернув мощную сетевую систему в центральном офисе, малые сетевые варианты в организациях и на предприятиях со средним уровнем документооборота и отдельные места в небольших филиалах.

Важной особенностью системы «Дело» является ее способность поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот. Это позволяет осуществить плавный переход («перебросить мостик») от бумажного к электронному документообороту как в центральном офисе, гак и в подведомственных организациях и филиалах.

Система «Дело» обеспечивает хранение текстов документов и поиск по нему в рамках возможностей используемой СУБД. При необходимости создания более мощного корпоративного хранилища электронных документов система «Дело» может быть интегрирована посредством использования интерфейсаODMA с такими продуктами, как HummingbirdDM (ранее PowerDOCSи DOCSFusion), LotusDominoDoc, MicrosoftSharePointи Documentum, предоставляющими широкие возможности при работе с электронными архивами: эффективное хранение (в том числе с использованием специального оборудования), полнотекстовый поиск, контроль версий, публикацию, контроль доступа и др.

Для обеспечения автоматизации деятельности традиционной архивной службы организации компания «Электронные офисные системы» разработала специальную подсистему «Архивное дело». Эта подсистема обеспечивает выполнение традиционных функций по организации хранения и использования архивных документов, таких как передача и прием исполненных документов из системы «Дело» в подсистему «Архивное дело», составление номенклатуры дел, экспертизы ценности документов, ведение карт-заместителей на выданные дела и документы и т. д.

Подсистема интегрирована с системой «Дело» в части ведения номенклатуры дел. отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.

Дальнейшее развитие системы «Дело» связано с расширением ее функций как корпоративной системы.

 

Система «БОСС-Референт».

Система «БОСС-Референт» компании IT(«Ай-Ти») разработана на базе продукта LotusNotesфирмы «LotusDevelopmentCorporation», который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Система обеспечивает прозрачность управленческого документооборота и оптимизации процедур подготовки документов и решений.

Назначение системы «БОСС-Референт» — сокращение непродуктивных затрат в бизнес-процессах, связанных с подготовкой документов и выработкой решений; повышение скорости распространения информации внутри офисов; оптимизация процедурнакопления и распространения знаний внутри организации. В конечном итоге внедрение системы обеспечивает повышение скороcи принятия и качества управленческих решений.

Среда LotusNotesи приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим требованиям:

- в базах данных можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа;

- в системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;

- среди Notesреализует встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы LotusNotes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (MicrosoftWord, WordProи др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. N0163 включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;

- документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes,в том числе и хранящиеся в других базах данных;

-система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;

- Notesпредставляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;

- защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится идентификация пользователя. Поддерживаются электронная подпись и шифрование данных;

- Система LotusNotes, начиная с 4-й версии, включает WebNavigator для непосредственного доступа к информациив Internet.

Организация, остановившая свой выбор на системе «БОСС-Референт», выбирает ту или иную последовательность развертывания системы исходя из актуальности своих задач, размеров и структуры организации, объемов документооборота.

На практике различают три этапа (подхода) к внедрению системы:

- рабочие места системы устанавливаются у руководителей, ведущих исполнителей, участвующих в подготовке документов, а также в юридическом и договорном отделах маркетинга и продаж, службах сервисного обслуживания объектов организации.

- Внедрение системы охватывает сотрудников канцелярий и секретариатов.

- Система устанавливается на рабочих местах всех сотрудников, участвующих в выработке решений и подготовке документов. В данном случае внедрение системы дает ощутимый дополнительный эффект, связанный с обменом знаниями, идеями, передовым опытом. Этот эффект проявляется в повышении управляемости организации в целом, появлении новых идей в маркетинге, сбыте, проектировании, производстве и их ускоренной реализации.

Кратко заключая раздел об автоматизации ДОУ, следует подчеркнуть, что решение о выборе конкретного пакета программных продуктов (системы), полной или частичной автоматизации документирования и документооборота целиком ложится на плечи руководства организации. Выбор связан, как выше говорилось в связи с внедрением системы «БОСС-Референт», с масштабом и финансовыми возможностями конкретной компании, организации, фирмы.

При выборе системы следует исходить из следующих соображений: оценки представленных на рынке систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства в конкретной организации, а также глубины автоматизации процессов ДОУ: оценки базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а также общего прогноза развития технологий автоматизации делопроизводства в ближайшей перспективе.

Для конкретной организации в ряде случаев может быть важна не вся совокупность свойств системы, а только часть из них. Именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы.