Автоматизация доу на базе автоматизированных рабочих мест.

Автоматизация ДОУ в России прошла к началу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной (автономной) автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй — зарождением и станоалением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажной форме обмена информацией.

На первом этапе автоматизация документирования и документооборота ограничивалась использованием персонального компьютера. Компьютер стал и до сих пор остается во многих организациях, в частности, малого и среднего бизнеса, незаменимым техническим средством в практике делопроизводства. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также в организации рациональной и оперативной работы с ними. Об этом уже говорилось в предыдущих главах книги. Здесь коснемся второго этапа автоматизации ДОУ, а именно, одного из общих направлений по автоматизации документационного обеспечения управления, автоматизации на базе сетевых технологий, с использованием автоматизированныхрабочих мест (АРМ).

Под АРМ на стадии их зарождения понималась совокупность технических и программных средств, информационного и организационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно-управленческих задач. С появлением персональных компьютеров разработка АРМ различного функционального назначения (АРМ руководителя, АРМ секретаря, АРМ бухгалтера, АРМ архивариуса, АРМ администратора-работника, ведающего организацией документооборота и т. д.) стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня ее развития.

Цель создания АРМ — повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиление контроля сроков исполнения документов и упорядочение документооборота.

В автоматизированной системе любого уровня сложности АРМ является основной ее составляющей. На первой стадии автоматизации с использованием АРМ, как правило, создавалась совокупность автономных АРМ. не связанных друг с другом. В дальнейшем АРМ объединились в сети, что позволило использовать все информационные ресурсы системы в пределах ее возможности.

В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ можно разделить на локальные и сетевые. Локальное АРМ дает возможность пользователю производить обработку данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае необходимая нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти компьютера. Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.

Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является их функционирование в рамках локальной вычислительной сети. При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных. В таком случае становится возможным использование технологии «ингранет». Рабочие места при этом не нуждаются в строгой индивидуальной привязке к функциональным обязанностям сотрудников. Вводятся лишь определенные ограничения по доступу к информации, соответствующие должностному положению пользователя. Всем пользователям системы становятся доступными сервисные услуги Интернета, а также возможность доступа к любому информационному массиву корпорации, находящемуся как на сервере (серверах), таки на любом рабочем узле системы.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализованно, в местах регистрации документов, на АРМ структурных подразделений и в канцелярии организации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно-поисковая система (ИПС), обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и другое выводятся на экран дисплея.

Наиболее распространенные офисные системы, объединившие в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности, представлены в следующей таблице (34]: