Сбор и анализ информации для выработки управленческого решений предусматривает сбор объективной, достоверной и своевременной информации.

Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации- это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причём, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительно документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Тест документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе- «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительныйдокумент касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проектедокумента затрагиваются вопросы организации труда и кадров ), главным бухгалтером (если речьидет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проектадокумента действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проектудокумента. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекты документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решений, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превышает проект документа в полноценные документы, обладающие юридической силой. Доведение распорядительного документа до исполнителей- это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

1.2.3. Процедура издания в условиях коллегиальности.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительно документа

7. Доведение решения до исполнителей.

 

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализу и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций.

Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителями подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.

Наряду со справой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляется на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть- поручения.

На второй стадии подготовленные материалы- справка и проект решения- передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного- подготовка заседания, и основного- заседание.

На первом этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы к заседанию.

На втором этапе (четвертая стадия) обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту.

В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записи оформляется протокол (или стенограмма) заседания.

Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись из выступлений. В этом случае выступавший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия- издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти управления (например, Правительством РФ), представительными и коллегиальными исполнительными органа власти субъектов РФ (например, Московской городской думой, Правительством Москвы и т.п.) Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения.

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном принятий решений.

 

1.2.4. Составление и оформление.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам из деятельности.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления наиболее, один их которых действует на основе коллегиальности, а другой- на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или муниципального образования), еслиорганизация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации- автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей- констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях- «Решил»(Решила, «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию, например:

 

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

25 ноября 2003 г. Г. Москва № 1145

Об упорядочении деятельности по развитию книготорговли

В целях упорядочения мероприятий по развитию книготорговли и обеспечению организационного единства в их осуществлении Правительство Российской Федерации ПОСТАВНОВЛЯЕТ:

1. Возложить на Министерство информации Российской Федерации регулирование вопросов развития книготорговли в Российской Федерации.

2. Органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности книготорговли организаций.

3. Министерству информации Российской Федерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными организациями и в 2- месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.

Председатель Правительства Российской Федерации

М. Касьянов

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

Совет директоров РЕШИЛ:…

Пункты распорядительной части содержит нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие контурное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылки на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)» или «(приложение 3)».

На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства Российской Федерации

от 27 января 2002 г. № 18

 

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Приказ- это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, состоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.