Виды и назначения кадровой документации.

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируют Трудовым кодексов РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией поличному составу (кадрам, персоналу).

К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- заявления по личному составу;

- приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела (документы, входящие в состав личного дела);

- лицевые счета по заработной плате.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работника на предприятие. Она выделена в специальную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования. Работа с этими документами требует особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работке с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан закон относит к категории конфиденциальной информации.

Особенности составления приказов по личному составу.

Первичные документы трудоустройства.

Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение первичных документов трудоустройства целесообразно начать с заявления соискателя о приеме на работу.

Такое заявление представляет собой краткую письменную просьба, содержащую:

а) сведения об адресате (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия);

б) сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства);

в) наименование вида документа (заявление);

г) тест документа (начинается со слов «Прошу принять на работу…», с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);

д) подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровка).

К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальником цеха, отдела и т.п.), в которое принимается на работу соискатель.

Резюме.

В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме - документ, постоянно вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и у несколько иной форме. Справедливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и простую автобиографию, и объемистую анкету.

Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучить- что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу. Каковы же требования к подготовке «идеального»

резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

В соответствии с рекомендациями, резюме - это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и знания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знания иностранных языков, иные навыки, имеющие отношения к перспективной профессиональной деятельности,опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т.п.).

Рекомендуемыми реквизитами резюме является:

а) сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки резюме), например «К сведению руководства компании «Вега» при рассмотрении соискателей на вакансию «Менеджер по продажам», располагаются в левом верхнем углу листа на одни- два интервала ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом);

б) наименование документа (слово «резюме», напечатанное прописными буквами, располагается двумя- тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Сведения об адресате», с выравниванием по центру, без абзацного отступа);

в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, например Иванова Ивана Ивановича, располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

г) текст документа (излагается в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точной, располагается на один- два межстрочных интервала ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10- 12 кегля);

д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким- такой документ проще и быстрее изучить, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование.

Добавим в заключение, что работа с резюме существенно упрощается для пользователей работы подвижного состава, если соискателю заранее сообщаются требования к оформлению этого документа. Вот почему образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь под руками (в бумажном или электронном виде).

РЕЗЮМЕ

Фамилия, имя, отчество: Степанова Юлия Андреевна

Дата рождения: 18 февраля 1982 года

Место рождения: Москва

Адрес места жительства: 123456, Москва,пр-т Маршала Жукова,

д. 45, кв. 78.

Телефон: [phone]

Личные качества: коммуникабельна, доброжелательна,

отзывчива, аккуратна,ответственна,

легко обучаема

Обучение:

С сентября 2004 по июль 2006 года учащаяся Профессионального лицея административного сервиса и менеджмента № 301 (диплом по профессии секретарь- референт);

с июня 2003 года по июнь 2005 года курсы английского языка при колледже МИД России.

 

Трудовая деятельность:

С августа 2005 года секретарь0- референт в телекоммуникационной компании «Арктел»;

в июне- августе 2003 года офис- менеджер по трудовому соглашению в АО «Очаг».

 

Специальные знания:

ПК на уровне пользователя: Word, Excel, MS, Dos;

умение работать на оргтехнике;

английский язык (разговорный);

машинопись на ПК: скорость ввода- 280-300 ударов в минуту (русский и латинский шрифты);

стенографирование (скорость ввода- 75 слов в минуту);

общее делопроизводство, закрытое делопроизводство, кадровое делопроизводство.

 

Возможные особенности организации работы:

командировки по городу, ненормированные рабочие дни

 

Желаемые вакансии:

Секретарь- референт, помощник руководителя,офис- менеджер

 

Желаемая заработная плата: от 20 тысяч рублей

 

20 августа 2007 года

 

 

РЕЗЮМЕ

Дата: 00.00.0000

Фамилия, имя, отчество ________________________________________________________________

Адрес: улица, дом, город, индекс ________________________________________________________

Телефон: [phone]

 

Дата и место рождения: день месяца,месяц, год; город, село

Гражданство: РФ (Украина и т.д.)

Семейное положение: холост, женат, состав семьи

Образование: годы учебы, учебное заведение, специальность

Опыт работы: годы работы, занимаемая должность (сведения излагаются в

обратном хронологическом порядке)

Дополнительные сведения: владение иностранным языком, владение техникой по

специальности, наличие публикаций, ученая степень и т.п.

Черты характера: указываются при важнейших, по мнению претендента на

должность, положительных свойства характера

Подпись И.О. Фамилия

 

Личная карточка формы Т-2.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весть персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т.п.).

Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет карточку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т.п.) и хранится на предприятии. Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесении их в Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т.д.).

Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слов самого работника запрещается.

Все последующие изменения в анкетно - биографических и учетных данных работников должны современного отражаться в личной карточке. На лицевой стороне карточки указывают: ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, вид работы (основная, по совместительству), начальная буква фамилии работника.

В графе «образование» указываются: уровень образования, профессия, специальность по диплому. Сведения вносятся на основании документа об образовании без каких- либо тарифно- квалификационном справочнике работ и профессий. Граф «стаж работы» оформляется на основании трудовой книжки. Обязательно вносятся данные о составе семьи и семейном положении,указываются паспортные данные и адрес места жительства.

Для военнообязанных предусмотрен пункт «сведения о воинском учете», который заполняется на основании военного билета.

Также имеются разделы: о приеме на работу и о переводе на другую работу, об аттестации, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке, о поощрениях и о наградах, об отпусках, о социальных льготах, о дополнительных сведениях, о дате и причине увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника; эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе о назначениях и перемещениях должна стоять подпись сотрудника- владельца карточки. Это предусмотрено соответствующей статьей Трудового кодекса РФ.

В конце карточки обязательно проставляется дата ее заполнения и личная подпись работника, ее заполнившего (секретарь, сотрудник кадровой службы).

Личные карточки сотрудников хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников хранят в течении года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранении в архив. Их формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек- 75 лет минут В (возраст сотрудникасогласно Перечню типовых управленческих документов).

 

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Код

 

 

Форма по ОКУД

 

_____________________________________________________________ по ОКПО

наименование организации

Дата состав- ления

Табельный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Алфавит

Характер работы

Вид работы (основная, по совмести- тельству)

Пол (мужской, женский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Номер
дата

Трудовой договор

 

 

1.Фамилия _________________Имя ________________Отчество ______________

 

Код

2.Дата рождения ______________________________________________

день, месяц, год

3.Место рождения_____________________________________________по ОКАТО

4.Гражданство ________________________________________________по ОКИН

 

5.Знание иностранного языка ______________ ___________________ по ОКИН

наименование степень знания

_____________ __________________ по ОКИН

наименование степень знания

 

6.Образование________________________________________________ по ОКИН среднее (полное) общее, начальное профессиональное,

среднее профессиональное, высшее профессиональное

 

Наименование образовательного учреждения	Документы об образовании, квалификации или наличие специальных знаний	Год окончания
	наименование	серия	номер
Квалификация по документы об образовании	Наименование или специальность по документу
	Код по ОКСО

 

Наименование образовательного учреждения	Документы об образовании, квалификации или наличие специальных знаний	Год окончания
	наименование	серия	номер
Квалификация по документы об образовании	Наименование или специальность по документу
	Код по ОКСО

 

Послевузовское профессиональное обучение __________________________________Код по ОКИН

Наименование образовательного Научного учреждения	Документ об образовании, Номер, дата выдачи	Год окончания
	Наименование или специальность по документу
	Код по ОКСО

аспирантура, адъюнктура, докторантура

 

7.Профессия ________________________________________________________________ по ОКПДТР

основная

________________________________________________________________ по ОКПДТР

другая

8.Стаж работы (по состоянию на «___» __________________ 200___ года):

Общий ____________ дней _________ месяцев ___________ лет Непрерывный ____________ дней _________ месяцев ___________ лет

Дающий право на надбавку за выслугу лет ____________ дней _________ месяцев ___________лет

____________ дней _________ месяцев ___________лет

 

9.Состояние в браке ___________________________________________Код по ОКИН

10. Состав семьи

 

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения

 

11. Паспорт _____________ № _____________ Дата выдачи «____» _______________ года

Выдан ___________________________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

 

 

12. Адрес места жительства:

 

Почтовый индекс

По паспорту

 

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________

____________________________________________________________________

 

Почтовый индекс

Фактический

________________________________________________

 

Дата регистрации по указанному месту жительства «_____» ________________ года

 

Номер телефона ________________________