Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Признаки классификации документов. Информационная природа ДОУ.
Управление организацией обеспечивается большим количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, которые в свою очередь могут состоять их многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно- распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: - организационную; - распорядительную; - справочно- информационную. Протокол же как вид документа справочно- информационный подсистемы ОРД в свою очередь имеет ряд разновидностей- протокол заседание, протокол разногласий, протокол допроса и т.д. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов. Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них (например, научно- техническая документации) требует принятия того или иного решения или непосредственного использования содержащейся в документе информации. Приведем ниже классификацию документов, используемых в большей или меньшей степени каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики. По видам деятельности документы организации подразделяют на: - научно- технические; - конструкторские; - технологические; - проектно- сметные; - нормативные; - управленческие; - по личному составу - плановые; - финансово- расчетные - отчетно- статистические; - по бухгалтерскому учету; - торговле: - ценообразованию; - изобретениями и открытиями; - социальному обеспечению и др. По наименованию существует множество видов документов: - научные отчеты; - чертежи; - схемы; - графики; - технические и другие карты; - приказы; - распоряжения; - указания; - планы и отчеты; - акты; - протоколы; - договоры; - уставы; - инструкции; - справки; - докладные; -объяснительные записки;
- служебные письма; - факсы; - телеграммы; - анкеты; - стандарты; - технические условия; - платежные требования и поручения; - доверенности; - исковые заявления; - авторские свидетельства и др. По способу документирования информации: - письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные); - графические и фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы. Основным материальным носителе деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы подразделяют на документы, используемые для решения внешних и внутренний вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденции. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые- документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов. По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретны и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну). По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документам становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации. По стадиям подготовки документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы ). Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ)- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документов и дубликаты подлинника. Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск- копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяют подписью. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником. По степени полноты информации документы подразделяют на выписки из документов и полные варианты изложения теста. По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты о производственной иной деятельности организаций, и директивные обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. Типовыми являются документов, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.д. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформлении документы в зависимости от конкретной ситуации. Анкета - способ предоставления унифицированной части текста, при котором переменная вносится в документ в процессе его составлен6ия в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводы и увольнению персонала и другие документы. Таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесным выражении)- на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. По характеру содержания различают первичные и вторичные документы. Первичный документ содержит исходящую информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных документах. В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам: 1)По видам: - организационно- распорядительные (приказы, указания, постановления); - справочно- информационные (письма докладные записки, справки, протоколы); - по личному составу (приказы по личному составу, заявления, автобиография, личный листок по учету кадров). 2) По форме: - индивидуальные - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
- типовые- разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер; - табличные; - текстовые; - анкетные; - трафаретные - последние четыре вида документов содержат текст с постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографным способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы: такие документы значительно экономят время на их составление и оформление; 3)По происхождению: - официальные – отражают работу учреждения по основной деятельности; - личные (именные)- удостоверяют личность; 4) По месту происхождения: - внешние- делятся на присылаемые из других учреждений или частных лиц и направляемые а адрес других; - внутренние - документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы; 5 ) По срокам хранения: -постоянного срока хранения; - временного (свыше 10 лет); - временного (до 10 лет включительно). 6) По гласности: - секретные (ДСП, секретно, конфиденциально); - несекретные. 7) По средствам фиксации: - рукописные- при их создании знаки письма наносят от руки; - машинописные- при их создании знаки письма наносят техническими средствами; - графические- изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени; - звуковые - содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи; - фотокинодокументы - изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры; 8) По стадии создания: - оригиналы (подлинники) – первые или единичные экземпляры официальных документов; - черновики- предварительные реакции документа; - копии- полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеют юридической силы; - выписки - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола); - отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении; - дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. 9) По срочности: - срочные - телеграммы, документы с пометкой «срочно»; - несрочные - документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный, который может быть указан в резолюции.
10) По наименованию: - приказы, письма, справки, акты и др. Документы в управлении, будь он оформлен на бумажном носителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека- тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию- информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации.
|
||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-12-30; просмотров: 533; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.14.6.194 (0.027 с.) |