Сущность унификации и стандартизации.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действия 110 их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения окон для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку по почтовым индексам.

Любой документ функционирует в организации совместно с другими, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно- статистические, по социальному обеспечению и др.) Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют систем о документации. Рационально организованный комплект взаимосвязанных документов, созданный по единым правилами и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

Разработку УСД в порядке, установленном Правительство РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико- экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве Российской Федерации.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 предназначен для решения следующих задач:

- регистрации документов;

- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

- сокращения количества применяемых форм

- исключения их общения неунифицированных форм документов;

- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

- контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

- унифицированная система первичной учетной документации (код 03 00000);

- унифицированная система банковской документации (код 0400000);

- унифицированная система учреждений и организаций (код 0500000);

- унифицированная система отчетно- статистической документации (код 0600000);

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

- унифицированная система документации по труду (код 0800000);

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (код 0900000);

- унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).

Для получения представления об одной из названных выше УСД приведем фрагмент (рисунок) состава форм документов Унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД).

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

- первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированный формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02- унифицированная система организационно- распорядительной документации);

- третий и четвертый знаки(подкласс форм)- общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01- документация по учету и распределению средств);

- пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной форсы документа внутри подкласса (например,004- расчетная ведомость по страховым взносам);

- восьмой знак - контрольное число (КЧ).

Кодовое обозначение объектов ОКУД подлежит простановке во всех унифицированных формах документов. Наряду с ОКУД назовем других классификаторы, с которыми нам придётся столкнуться в процессе изложения материала: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор процессий рабочих, должностей служащих тарифных разрядов (ОКПДТР).