К организационным документам относятся:

-устав организации или положение об организации;

-положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

-регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

-штатное расписание;

-инструкция по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;

-должностные инструкции работника.

Организационно- правовые документы содержать положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права, и являются правовой основой деятельности организаций, предприятий, форм. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на то органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органам (собрание акционеров, совета директоров). Организационно- правовые документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом ил распоряжением).

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно- правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно- правовым документам относятся уста организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работника, правила, памятки и др.

Организационно- правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно- правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органам- вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения- в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно- правовые документов относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно- правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случает реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно- правовые документы.

Например, изменения и дополнения в став организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой- по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников и др.) с обязательной регистрацией изменения в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положении о структурных подразделениях- распорядительными документами руководителя.

Разрабатывает организационно- правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающую работу учреждения.

Организационно- правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно- правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно- правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно- правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 

1.1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно- правовых документов.

Учредительные документы - это документ, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяет порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выход учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, уели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначения в управленческой деятельности- организационным документом.

Порядок заключения, составлении и оформления, вступает в силу, прекращения действия и других юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1) Вводная часть

2) Цель заключения договора

3) Наименование и правовая форма организации

4) Предмет деятельности

5) Место нахождения организации

6) Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица

7) Порядок образования имущества

8) Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9) Порядок распределения прибыли и погашения убытков

10) Порядок управления делами юридического лица

11) Права и обязанности участников (Учредителей)

12) Ответственность за нарушение договора

13) Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

14) Порядок рассмотрения споров

15) Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно- правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учредительной и приобретает право юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления устава для учреждений конкретных организауинно0 правовых форм регулируется законодательством.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

1. Общее положения

2. Акционерный капитал (уставный капитал)

3. Прядок деятельности

4. Управление

5. Учет и отчетность; распределение прибыли

6. Прочие накопления

7. Прекращение деятельности

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесение всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ

Общее собрание акционеров ОАО «Сиданко»

(протокол от 28.06.03 «4)

 

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации- печатью органа государственной регистрации.

Положение об учреждении- правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения девствуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. В первую очередь, это органы власти и управления.

Текст положения об организации содержит разделы:

1. Общее положение

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности

8. Реорганизация и ликвидация

 

В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указываются, чем руководствуется организация в совей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право- это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения какие- либо действий. Право устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.

К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на какие принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель а также определяется сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль, проверка и ревизия финансового- хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или срок, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственностьструктурных подразделений и иных органов.

Положение о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

- положение о структурных подразделениях;

- положение о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (учетный совет, научно- технический совет);

- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и а их основе разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов- наиболее рациональное разделение кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основание которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделении в совей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи»- это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение ы лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и при (необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется воздействие, какую информацию получает, и подразделят подразделение; устанавливаются периодичность и сроки предоставления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностей инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Должностные обязанности

3. Права

4. Ответственность

5. Взаимоотношения

 

Раздел «Общие положения» включает наименование должности с обозначение структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и дорогих документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имен подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации- куратор данного подразделения или руководитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Регламент- правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально- техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламента проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартном листе бумаги формата с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указываются год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово- экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименование структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, или заместителя руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно- технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделении, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тесте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: Инструкция по документационному обеспечению деятельности.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Документы инструкционного характера могут также называться правилами и положениями.