Понятие, принципы и характеристика документооборота

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 5I 141 —98 [3]). Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная орга­низация документооборота способствует оперативному прохожде­нию документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положи­те влияние на управленческий процесс в целом.

Основными принципами организации документооборота явля­ются следующие:

· прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов вы­полнять параллельно (например, копирование и раздача ко­пий документа лицам, в исполнении которого они участву­ют одновременно, и т. д.);

· каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные переме­щения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

· порядок прохождения и процессы обработки основных ви­дов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота -прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством докумен­тов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью докумен­тов, авторством и другими классификационными призна­ками;

· режим потока, который определяется периодичностью дви­жения документов через канцелярию (секретаря).

Учёт объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки разделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов - оперограммы (рис. 6.6). Схемы позволяют установить рацио­нальные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать - движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с докумен­тами в организаций.

Маршрутные схемы разрабатываются для различных категории;и видов документов (входящих, исходящих и внутренних; прика­зов по основной деятельности, и личному составу, писем и обращений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения (см. п. 6.4).

Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже (п. 6.6.2). Здесь дадим лишь принципиальные схемы доку­ментооборота для малых и крупных организаций (рис. 6.4, 6.5).

Исполнители (структурные подразделения)

Руководитель организации

Секретарь -референт

 

 

вход. док.

 

 

исход. док.

 

Рис.6.4. Принципиальная схема документооборота малого предприятия

Руководитель организации

Секретарь -референт

Руководители структурных подразделений

Секретари структурных подразделений

Исполнители

 

 

 

Канцелярия

вход. док.

 

исход. док. Консультации,согласования,

визирование

 

Рис.6.4. Принципиальная схема документооборота среднего и крупного предприятия

 

Приведенные схемы отражают характерную для отечественной трехуровневом («вертикальной») структуры работу с документами: руководитель-служба ДОУ- структурные подразделения. Западная практика ориентирована на «горизонтальный» вариант прохождения документов, минуя руководство, когда решение многих вопросов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях базируясь на работе с электронными документами.