Экспертиза ценности документов, методика ее проведения.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности каждой организации, различны, для определения исторической и практической ценности документов проводят их экспертизу, руководствуясь определенными критериями: оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критериями оценки происхождения являются роль и место организации (лица) в

системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых

ей функций, время и место создания документа.

Критериями оценки содержания являются значимость события (явления, предмета), отраженного в документе, значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций, служебных отметок), особенности передачи текста, материальная основа документа и его физическое состояние.

Основной задачей экспертизы ценности документов является определение категорий документов, подлежащих постоянному или временному срокам хранения. Также экспертиза ценности решает следующие задачи:

- определение состава документов, соответствующих профилю каждого государственного архива;

- обеспечение полноты состава документов учреждений, восполнения утраченных документов;

- изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и общественной жизни.

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов:

- 1 -й этап — оценка документов в делопроизводстве, проводимая для определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Ее результаты находят отражение номенклатуре дел;

- на 2-м этапе в архиве учреждения осуществляется освобождение от документов, не подлежащих хранению. Существенную помощь учреждениям в отборе документов оказывают перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение, и перечни дел с указанием сроков хранения документов;

- 3-й этап состоит в окончательном отборе документов на постоянное хранение в государственных архивах.

 

Подготовка дел к сдаче в архив.

Подготовка документов к последующему храпению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное или иное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев [10]. В задачу экспертизы входит охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Критериями оценки документов являются характеристики источника происхождения документа, его содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения документов являются роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых организацией задач, время и место образования документов. К критериям оценки содержания относятся значимость факта, отраженного в документах: важность содержащейся в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение и разновидность документа. К критериям оценки внешних особенностей документов относятся их юридическая состоятельность (наличие подписей, лат. печатей, резолюций, отметок), особенности передачи текста, материальной основы документов и их физического состояния.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней — систематизированных списков документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения [ 10]. Перечни позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения их без дополнительного изучения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится гак или иначе при составлении номенклатуры дел, при регистрации документов и направлении их в соответствующее дело, при формировании, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их к уничтожению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в федеральных органах власти и управления создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.№ 125-ФЗ, Положением об архивном фонде Российской Федерации, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В соответствии с указанными нормативно-правовыми актами, на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации, утвержденной приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. разрабатывается и утверждается собственное положение о комиссии.

Экспертная комиссия организации создается на правах совещательного органа приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру, делопроизводство, состав и содержание документации своей организации.

Председателем ЭК должен быть один из руководящих работников.

В состав функций экспертной комиссии организации входят следующие:

- согласование номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение описей на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описей на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), вынесение решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) -архивного учреждения;

- подготовка актов о выделении к уничтожению дел. не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и вынесение решения о представлении этих предложений на утверждение архивного учреждения:

- участие в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по работе с документами и работе архива организации;

— осуществление инструктажа, консультаций и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом служб ДОУ.

Методическую помощь и контроль за деятельностью экспертных комиссий осуществляет заведующий архивом организации.

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

Обязательному утверждению ЭПК соответствующего архивного учреждения подлежат: решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу; предложения о сокращении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, типовыми и примерными номенклатурами дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Негосударственные организации и самостоятельно принимают решения но экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению.

Проведение экспертизы ценности документов предполагает их отбор не только по заголовкам дел, но и путем полистного просмотра документов. Если при просмотре дел обнаруживаются документы и постоянного, и временного хранения, такие дела перегруппировываются — документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям.

Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителя организации.

Дела временною хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется актами. Форма акта о выделении документов к уничтожению приведена на рис. 6.15.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы -Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и т. п.. производится в соответствии со специальными инструкциями.

 

Сроки хранения документов

По истечении срока хранения дел в подразделениях организации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации. Например, дела за 2005 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2006 г.

Так как во многих организациях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные, как правило, небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел в централизованной службе делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и ГСДОУ.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных организациях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архивного учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально принятое сокращенное наименование организации в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы)отчётности и т. д.).

Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);

название организации (автор документа); название организации, которой адресованы ли от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа дела; название местности, с которой связано >держание документов дела;

- дата (период), к которой относятся документы дела; указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело стоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушь. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускаются, документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку на 3—4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верх-, нем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними, дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим.

дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело

заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение,

номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, л

предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Передача дел в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях, дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения, для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводится проверка наличия и состояния материалов, для этой цели приказом руководителя организации создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или организации с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку.

На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть

биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, включающими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.

Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического

характера: о трудовом стаже, зарплате, специальном образовании и т. п. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.

Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.

Архивные справки составляются по установленной форме.

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.

Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от

других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и

гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими

решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только

электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не

следует устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10—15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10—15 см. Ширина главных проходов между стеллажами мо5кет быть 1—1,2 м, остальных проходов — не более 70—80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14—20°С) и относительную влажность воздуха— 50—65%.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется, категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (Приложение 21).