Учет объема документооборота

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документообо­рота необходим для определения загрузки подразделений, отдель­ных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, при решении вопроса о внедрении средств ме­ханизации и автоматизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии докумен­тов, изготовленные средством оперативного размножения, учитыва­ются отдельно. Общее количество определяется дробью, где числи­тель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке при­ема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учиты­ваются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделе­ний, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Учет объема документооборота в больших организациях пери­одически осуществляет канцелярия организации по форме, при­веденной на рис. 6.7.

Объём документооборота организации Структурные подразделения Входящие Исходящие Внутренние По группам документов По корреспондентам По группам документов По адресам По группам документов                 Итого:   Заведующий канцелярией И.О.Фамилия 00.00.0000

 

Рис.6.7. Форма учёта объёма документооборота

 

В небольших организациях аналогичную справку готовит секретарь-референт.

Тема 7.3. Систематизация документов.

Тема 7.3.1. Понятие, признаки, оформление дел. Составление, виды номенклатуры дел.

 

Понятие дела.

Признаки группировки документов в дела.

Оформление дел (по срокам хранения).

Составление номенклатуры дел.

Виды НД, её содержание, основные реквизиты.

Журнальная и автоматизированная регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Организация работы с исполненными документами.

Структура типовой НД предприятия.

Требования к составлению НД и размещению заголовков дел в разделах НД.

План.

1. Понятие дела, признаки группировки документов в дела.

2. Оформление дел (по срокам хранения)

3. Составление номенклатуры дел, виды номенклатуры дел.

Понятие дела, признаки группировки документов в дела.

Требования к формированию дел.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри него.

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течении года появляются новые документы,то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются названия учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае- утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии- заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30- 2003.

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие- либо резолюции, пометки, визы,дополняющие содержание основного документа.

Документы помещаются вдело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. В дело помещают документы одного делопроизводственного года, за исключением дел «переходящих». Личные (либо судебные) дела ведутся в течение всего времени, пока лицо работает на данном предприятии (либо находится под следствием).

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.

В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях 3 т 4 категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровка пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10лет) сроков хранения в порядке,обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки скоросшиватели.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находятся как первый лист в начале дела,а документы, поступившие последними, - в конце подшивки. В этом случае используются папки – регистраторы. Ело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела.

К расположению материалов внутри дела предъявляются определенные требования. Документы в делах могут располагаться в следующей последовательности:

1) Вопросно- логическая - предполагает раскладку документов в последовательности решения вопроса: сначала помещается основной документ с относящимся к нему приложениями, а затем в хронологической последовательности размещаются документы, возникшие в ходе решения вопроса;

2) Хронологическая - материалы внутри дела располагаются, начиная с более ранних дат(протоколы, приказы);

3) Алфавитная- документы располагаются в алфавитном порядке по начальной букве фамилии корреспондента (предложения, заявления, жалобы);

4) Нумерационная- располагаются бухгалтерские документы, относящиеся к определенному учетному реестру(номер печатается типографным способом).