Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Документопоток входящих документов составляют:

· документы органов власти, вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие нормативно-правовые акты, директивные указания, разъяснения и другие сведения;

· документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

· документы прочих организаций, обменивающихся информаци­ей для решения вопросов, требующих совместных действий;

· обращения граждан (жалобы, предложения и заявления).

В процессе движения входящих документов выполняются сле­дующие операции:

· прием документов;

· первоначальная (экспедиционная) обработка;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация;

· рассмотрение документов руководством;

· исполнение резолюций;

· подшивка исполненных документов вдело.

Изобразим графически типичный путь прохождения (оперограмму) входящего документа (на примере письма) вплоть до от­правки ответа на него (рис. 6.6). Оговоримся, что количество опе­раций на рисунке приведено условное, оно зависит от степени детализации процесса, которая в свою очередь определяется целью, организационной структурой предприятия и назначением оперограммы.

Могут быть графически показаны другие случаи: прохождение входящего письма, направленного прямо в структурное подразде­ление, минуя руководителя; путь прохождения распорядительно­го документа; телеграммы и других документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным Работни­ком канцелярии (или секретарем). Остальные работники службы ДОУ корреспонденцию от представителей других организаций и граждан не принимают.

Независимо от адресата корреспонденция в организации передаётся работнику канцелярии. Ему же передаются корреспонденции документы. полученные работниками организации за его пределами - в командировках, на совещаниях, конференциях. На­правления также передаются работнику канцелярии. При необходимости он расписывается в разносной книге, журнале или квитанции о приеме документа и отмечает дату его получения, г": конверте имеется надпись «Срочно», «Вручить немедленно» и т. п., отмечается время получения документа. Первоначальная обработка входящей документации необходима для подготовки документов к их дальнейшей обработке и использованию.

Процесс	Исполнители
Экспедиция	Канцелярия (секретарь, руководителя	Руководитель организации	Секретарь структурного подразделения	Руководитель структурного подразделения	Исполнитель
1.Прием документов
2.первоначальная обработка поступающих документов
3.предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов.
4.регистрация документов
5.рассмотрение документов
6.направление документов в структурное подразделение
7.рассмотрение документов
8.исполнение документов
9.согласование и подписание ответных документов
10.подготовка ответных документов к отправке
11.отправка документов

 

Рис. Оперограмма прохождения (входящего) документа.

Задача первичной обработки — проверить правильность достав­ки и целостность вложений, учесть поступившие документы и под­готовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспон­денции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсут­ствие документа или приложении к нему, об этом сообщается от­правителю.

После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в случаях:

· если на документе отсутствует дата;

· если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

· если адрес отправителя есть только на конверте.

В остальных случаях конверты уничтожаются. Вынув коррес­понденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложе­ния располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопро­водительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в организацию делают отметку в виде регистрационного штампа (реквизит 29). Проставление штампа и даты в нем производится вдень по­лучения документа. С этого момента начинается учет входящих до­кументов.

Регистрационный штамп проставляют вручную или штемпеле­вальным аппаратом на месте, указанном в ГОСТ Р 6.30—2003 (под­робно о регистрации документов см. п. 6.7).

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руковод­ству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руково­дителя для подготовки к рассмотрению. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная докумен­тация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входя­щем документации производит секретарь, секретарь-референт ру­ководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время докумен­ты могут быть получены не только по почте, но и приняты по те­летайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Служба ДОУ обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетай­пограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию (секретарю, секретарю-референту).

Коренные изменения в процедуру получения и отправки документов вносит компьютеризация делопроизводства. Факсимильная и факс- модемные устройства для компьютера позволяют отправить и получить документ из любого места. Факс- модемное устройство позволяет соединить компьютеры по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера другой, пользоваться электронной почтой и выходить в Интернет. Включение электронных документов в информацион­ную базу организации обеспечивается службой ДОУ.

Предварительное рассмотрение и распределение поступивших до­кументов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителем перегру­жены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельнос­ти организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20-30 % всей документации.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, маршрутными схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для правления документов по назначению. Это могут быть секрета -референты или помощники руководителя.

При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое на­шляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в уч­реждении имеется список структурных подразделений с присвоен­ии им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки поданному вопросу, норматив­ных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Если в регистрируемом документе отсутствует заголовок (реквизит 18), то сотрудник, производящий предварительное рас­смотрение, отмечает карандашом фразы, с наибольшей полнотой выражающие содержание документа. Это делается для того, чтобы делопроизводитель мог автоматически перенести эти фразы в регистрационную карточку, не читая документ.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Допускается направление в экстренных случаях (отсутствие ру­ководства и т. п.) документов, подлежащих рассмотрению руководителем организации или подразделения, непосредственно испол­нителю с последующим докладом руководителю.

Рассмотрение документов руководством организации и структур­ных подразделений производится, как правило, в день их получе­ния. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Если в организации установлен порядок представления доку­ментов руководителю секретарем-референтом, то секретарь-рефе­рент проводит соответствующую подготовку к докладу: подбирает необходимые материалы, знакомится с ними, получает консульта­цию у специалистов, готовит рекомендации для принятия возможного решения.

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на неопределенное время. При не­обходимости использования документа в будущем для руководи­теля изготовляется копия документа пли выписка из него.

Результаты рассмотрения документов руководителями отража­ются в резолюциях (реквизит 17).

Руководитель учреждения или структурного полразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конк­ретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителя по существу поставленного в документе вопроса. Если документ про­ходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюции. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда испол­нение документа поручается нескольким лицам, ответственным счи­тается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

Документ с резолюцией передается ответственным исполни­телям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно или для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу испол­нителей. Подлинник документа направляется ответственному ис­полнителю, указанном) в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной служ­бе. Для контрольной службы резолюция может явиться основани­ем взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуще­ствляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистра­ционной карточке.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполни­телем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборот­ной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова испол­нителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему матери­алы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена и исполнитель считает ее законченной. Под­шивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (сек­ретариата).

Прием корреспонденции, проверка правильности доставки

Вскрытие конвертов и проверка вложений

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

Постановка отметки о поступлении документа(регистрационный штамп)

Регистрация

Передача документов руководителю

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрации

Передача документов исполнителю

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Подшивка документов в дела

Передача писем с пометкой «лично» адресатам

Передача документов зам.директора,в структурное подразделения или исполнителям

 

Рис.23. Схема обработки поступающих документов

 

6.6.3. Прохождение исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся глав­ным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу пли предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

· составление проекта документа, его распечатка;

· согласование проекта, его визирование в необходимых слу­чаях;

· подписание (утверждение) документа;

· регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обо­снованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю- референту для проверки правильности оформления, наличия приложений также в необходимых случаях материалов, на основа­нии которых документ готовился. Неправильно оформленный до­кумент возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в неко­торых случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. В оговоренных приказом по организации или Инструк­цией по ДОУ случаях право подписи отдельных категории доку­ментов может быть делегировано руководителям подразделении и даже отдельным специалистам в пределах их компетенции.

Документы содержащие решения по важнейшим вопросам де­ятельности организации, подписываются его руководителями. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на от­правку (секретарю-референту, затем в экспедицию).

Составление проекта отправляемого документа отправляе

Визирование проекта документа

Проверка правильности оформления документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка индекса (номера) на документы

Отправка документа адресату

 

 

 

Подшивка копии-отпуска в дело

Рис.27 Схема