Назначение, состав, группы и функции организационно – распорядительных документов.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно- распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в реализации решений, документируемый в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно- распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, из подразделений и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

- организационно- правовая документация (уставы, положения, правила, штатное расписание, инструкция);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно справочная документация, которую в свою очередь можно условно подразделить на:

-* оперативно- информационную (письма, телеграммы, факсы и др.);

-* справочно- информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающего требования к оформлению ОРД с учетом новых требований к оформлению документов федеральных органов исполнительной власти, оговоренных Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Состав реквизитов ОРД делится на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов, переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и ВОЗМОДНОСТЬ его идентификации.

При работе с электронными письмами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации создателя документа; местонахождение организации- создателя документа или почтовый индекс; код формы документа; название документа; дату подписания документа и кодовое наименование лица, ответственного за подготовку документа.

Схема расположения реквизитов ОРД (формуляры) по ГОСТ 6.30-2003 для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов.

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми ЛИНИЯМИ. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или верхней части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.