Написание в документах математических формул.

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в 3 интервала. В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -,:, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делятся пропуски в один пробел (например: б х 9 54; А- С= д).

Пояснение к значением символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова <<где>>, двоеточие при этом не ставится. Слово <<где>> пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется с пробелом после слова <где>. В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой.

Для более экономного представления экспликации формул, носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку. При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой.

Применение одновременно машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границе правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела или главы текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т.д. Здесь 1 и б- номера разделов (глав), 3 и 5- номера формул в них. При ссылке в тексте документа на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

Не сложные нумерованные формулы типа S=16 кв.м могут быть расположены в нутре текста документа.

Оформление в документах таблиц и выводов.

Таблицами называют особую пространственную форму подачи цифровых или словесных сведений. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показаний.

Таблицы могут быть разной сложности.

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то должна быть обозначена: <<Таблица 1>>. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Заголовка таблицы в ряде случаев может и не быть.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблица печатается больше чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.20).

На последующей частью в этом случае пишут: <<Продолжение таблицы...>>, <<Окончание таблицы...>>.

При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не приводят.

Не допускается вводить в таблицу графу <<номер по порядку>>. В случае необходимости порядковые номера строк ставятся перед заголовками, в боковине, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимых в графах, проставляются на уровне последней- строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличии от цифровой, должны начинаться на уровне первой строки наименования показателей. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д., а неоднородные величины- посередине. Если в графе указываются числа- пределы величин, то числа равняют по отточию или тире.

 

Например:

1250 100-200

873,305 14-19

26,8 5-8

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.

Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов, знаки <<№>>, <<%>> символы заменять кавычками не разрешается.

Если в таблице строки в боковике разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью.

Большие таблицы допускается представлять на листах большего, чем А4, формата, которые затем складываются на формат А4.

Выводами называют такую форму подачи цифрового материала, когда в связи с его небольшим объемом нецелесообразно оформлять таблицу. В выводе, в отличии от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например:

При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

Затраты труда и зарплаты.................. 1, 8

Машины и материалы.................. 2.

Выводы не нумеруют. Выводы, как и таблицы, могут иметь тематический заголовок, приложения и сноски.

 

Оформление в документах некоторых знаков препинания и символов.

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они поставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

<<тире>> может быть применен как знак дефис, как знак, заменяющий слово <<есть>>, и в качестве знака переноса.

Знак <<тире>> при использований его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: социально-политические методы, финансово-экономический факультет). Знак <<тире>> при использовании его в качестве заменителя слова <<есть>> отделяется пробелами с двух сторон (<<демократия путь к процветанию>>). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова даны в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием.

<<То же>>, комбинацию из знаков тире и кавычек (->>-) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Примеры правильного оформления:

Железнодорожный район Ростовская область

" " То же

" " То же

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки <<№>> и <<%>> ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 14/5).

Когда числа пишутся словами, знаки <<№>> и <<%>> также приводятся текстуально (например, двадцать пять процентов прибыли).

 

2. Состав и содержание реквизитов управленческих документов.

 

Формуляр-образец ОРД.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяются целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого- либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами.

Формуляр-образец документа - это модель построения документа, устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Унифицированная форма документа (УФД)- э то совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное поле унифицированной формы документа - это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.

Рабочее поле документа - это часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы или бланка документа.

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлений документа.

Под длиной реквизита понимается количество ударов, необходимой для записи его на документе. Длина рабочей строки- 67- 69 ударов.

 

Правила оформления реквизитов документов.

 

При оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.