Нормативное регулирование делопроизводства.

Как определяет Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. №28 и введенный в действие с 01.01.1999 г., ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (или документационное обеспечение управления)- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности организации любой организационно- правовой формы и формы собственности, а также индивидуального предпринимателя.

Кадровая документация имеет свои особенности, поскольку она связана не только с деятельностью организации, индивидуального предпринимателя, но и со многими факторам деятельности общества в целом. Документы, оформленные специалистами кадровой службы, чрезвычайно важны для каждого конкретного работника. Они содержат сведения о страховом (трудовом) стаже, учитываемом: при определении размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, назначаемого застрахованным лицам в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 г. №255-ФЗ «Об обеспечении пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию», при решении вопроса о наличии или отсутствии права на назначение пенсии (например, права на досрочное назначение пенсии по старости лицам, осуществлявшим лечебную и иную деятельность по охране здоровья населения, предусмотренного п. 11 ст. 28 Федерального закона от 17.12.2001 г. №173- ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»); при реализации иных прав, предоставленных гражданам действующим законодательством (например, права быть удостоенным почетного звания «Ветеран труда Новосибирской области», условия и порядок присвоения которого определяются Законом Новосибирской области от 25.07.2003 г. №127-ОЗ «О ветеранах труда Новосибирской области»).

Несомненно, что прежде всего, заинтересованными в правильном оформлении кадровых документов должны быть руководители организаций и работодатели- индивидуальные предприниматели, поскольку именно они несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов. Деятельность работодателей в настоящее время вызывает пристальное внимание со стороны органов государственного надзоре и контроля за соблюдением трудового законодательства, в первую очередь, федеральной инспекции труда, которой при осуществлении надзорно - контрольной деятельности даны больше полномочия (в частности, право на составление протоков в рассмотрение дел административных правонарушениях в пределах полномочий, право подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечениивиновных к ответственности в соответствии с федеральным законом и иными нормативными правовыми актами РФ- ст. 35,7 Трудового кодекса РФ). Неправильное оформление приказа (например, приказ о прекращении трудового договора (увольнении)) может повлечь за собой обращение уволенного работника в суд с иском о восстановлении на работе или об изменении формулировки причины и основания увольнения, возмещения материального ущерба и морального вреда. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб (неполученный заработок), причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться, и моральный пред предусмотрен ст. 234, 237 Трудового кодекса РФ.

Кадровая служба в организации починена, как правило, руководителю организации либо его заместителю по кадровым вопросам. Крупные организации имеют в своем составе управления, отделы, бюро кадров. В небольших организациях функции этой службы выполняет один работник- инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, секретарь- референт или даже, что сейчас не редкость, бухгалтер. Работодатели- индивидуальные предприниматели поручают ведение кадровой документации одному из работников или ведут ее лично.

Основная задача кадровой службы- организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой работодателем и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело.

Независимо от количества работников, выполняющих функции кадровой службы, она предназначена для выполнения не только технических операций по документированию трудовых отношении, но и творческих функций по отбору необходимых кадров для работы у данного работодателя. Именно поэтому для работы в кадровой службе необходимо подбирать не только лиц, грамотно владеющих русским языком и имеющих соответствующее образование, но и людей, обладающих высокими моральными качествами, ответственностью, достаточным таком, умеющих найти индивидуальный подход к каждому человеку.

При оформлении документов и работе с ими необходимо руководствоваться рядом законодательных и подзаконных нормативно- правовых актов, действующих на всей территории Российской Федерации, предусматривающих порядок составления и оформления документов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства.

Наиболее значимыми федеральными законами являются:

Трудовой кодекс Российской Федерации, предусматривающий, в частности:

- обязанность работодателя заключить с работников письменный трудовой договор (ст. 67 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ);

- вести трудовые книжки на работников (ст. 66 ТК РФ);

- издавать различные приказы или распоряжения ((например, приказ (распоряжение) о приеме на работу- ст. 68 ТК.РФ, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора- ст. 84.1 ТК РФ);

-составлять и утверждать график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- выдавать работнику копии документов, связанных с работой (приказов, выписок с трудовой книжки), справки о заработной плате, о начисленных и фактических уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя (ст. 62 ТК РФ) и др.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-Фз «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Документ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права а поиск, получение, передачу, производство и распространение информации (т.е. ведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления); применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

В названном Законе даны такие определения, как:

- Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

-Конфиденциальность информации- обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

-Электронное сообщение- информация, переданная или полученная пользователем информационно- телекоммуникационной сети;

- Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель и др.

Статьей 11 указанного Закона предусмотрено: «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должно соответствовать требованиям, установленным Правительство Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документов, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Правовые условия использования электронной цифровой подписи электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, определены Федеральным законом от 10.01.2002 г. «1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. От. 08.11.2007 г. № 258-ФЗ).

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152- ФЗ «О персональных данных»(вступивший в силу с 26.01.2006 г.). Этот закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственный власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

В соответствии со ст. 3 Закона, под персональными данными поднимется любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу(субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Эта же статья дает понятие «обработки персональных данных», «распространение персональных данных», «информационная система персональных данных», «конфиденциальность персональных данных» и др.

В статьях 10 и 11 Закона указываются специальные категории персональных данных, в отношении которых действуют повышенные меры защиты от несанкционированной обработки и распространения. Это информация, касающаяся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни физического лица, а также биометрические персональные данные- сведения, характеризующие физиологические особенности человека.

Операторами (в частности, работодателями) и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением случае, когда это правило соблюдать не требуется:

1) В случае обезличивания персональных данных (т.е. действий, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных);

2) В отношении общедоступных персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяются требования конфиденциальности В общедоступные источники персональных данных (в том числе, справочники, адресные книги) с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные субъектом персональных данных.

При обработке персональных данных работника в связи с трудовыми отношениями работодателя следует руководствоваться положениями указанного Закона, а также главой 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника».

Федеральный закон от 29.07.2004 г. №98-ФЗ «О коммерческо тайне»(ред. от 24.07.2007 г. №214-ФЗ) регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу- хау). Положения указанного Закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

В статье 3 Закона дан ряд понятий: коммерческой тайны; информации, составляющей коммерческую тайну; доступа к информации, составляющей коммерческую тайну и тр.

Так, под коммерческой такой в указанном Законе понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможным обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданные расходы, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К сведениям, которые не могут составлять коммерческую тайну, относятся сведения:

- содержащие в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

- о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

- о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно- эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам и др. (см. ст. 5 Закона).

Статья 11 Закона устанавливает обязанность работодателя (целях охраны конфиденциальности информации):

1) Ознакомить под роспись работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2) Ознакомить под роспись работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) Создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателей режима коммерческой тайны, а также обязанности работника:

1) Выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;

2) Не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;

3) Передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Федеральный закон от 27.27.2004 г. № 79- ФЗ «О государственной гражданской службе» (в ред. от 25.12.2008 г.) 280-ФЗ), устанавливающий правовые, организационные и финансово- экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации, в статье 44 дает перечень видов работ кадровой службы государственного органа. К таким работам, в частности, относятся:

- организация подготовки проектов актов государственного органа, связанных служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;

- ведение трудовых книжек гражданских служащих;

- ведение личных дел гражданских служащих;

- ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

- оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих;

- организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождение гражданской службы др.

В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступление на гражданскую службы, ее прохождение и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ст. 42 Закона).

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30.25.2005 г.) 609 (действует по состоянию на 01.01.2009 г. В ред. Указа Президента РФ от 23.10.2008 г. № 1517). Указом Президента РФ утверждается порядок ведения Свободного реестра государственных гражданских служащих РФ.

Федеральный закон от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе» (ред. от 25.12.2008 г. №280-ФЗ), регулирующий отношения, связанные с поступление на муниципальную службу, прохождением и прекращением муниципальной службы, а также с определением правового положения (статуса) муниципальных служащих, в статье 28 дает перечень видов работ кадровой службы в муниципальном образовании:

- формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

- организация подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;

- ведение трудовых книжек муниципальных служащих;

- ведение личных дел муниципальных служащих;

- ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;

- оформление и выдача служебных удостоверений муниципальных служащих;

- проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровой резерв;

- проведение аттестации муниципальных служащих;

- организация проверки достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну и др.

В соответствии со ст. 30 указанного Закона, на муниципального служащего заводиться личное дело, к которому приобщаются документы, связанны с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

Порядок ведения реестра муниципальных служащих утверждается муниципальным правовым актом (например, Постановлением мэра г. Новосибирска от 26.02.1999 г. №185 утвержден порядок ведения реестра муниципальных служащих Новосибирска, состоящих на муниципальной службе).

Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»(в ред. от 13.05.2008 г. №68-ФЗ) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Статья 3 Закона дает основные понятия: архивного дела, архивного документа, документов по личному составу, архивного фонда и др.

В частности, под догматами по личному составу в указанном Законе понимаются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а под архивом- учреждение или структурно подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Согласно ст. 4 Закона, установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил относятся к полномочиям РФ в области архивного дела. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. К 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РОФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеяхи библиотеках, организациях Российской академии наук (вступили в силу с 25.05.2007 г.).

В соответствии со ст.9 Закона, архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе общественных объединений), относятся к частной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договор между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), мерзеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранения, учету и использованию документов Архивного фонда РФ (п. 7 ст. 6 Закона). Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

Архивы обязаны создавать государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа. Организации же и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранить и использовать архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В соответствии со ст.17 Закона, государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течении сроков их хранения.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителей Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г. (см. ЭЛЕКТРОНГОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ). Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документам при определении сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень типовых архивных документов, образующих в научно- технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 3.07.2007 г. К 1182. Этот документ применяется с 23.11.2007 г. При определении состава и сроков хранения типовых архивных документов о научной, научно- технической, производственно- технической, проектной и строительной деятельности в архивных документах и службах технической документации.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, предаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальных архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственный или муниципальным архивом (ст. 23 Закона).

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Федеральной архивной службы России (Росархива) от 06.02.2002 г., являются нормативно- методическим документов, определяющим их деятельность (см. ЭЛЕКТРОННОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ). Они основываются на действующей правовой базе в области информации, документационногообеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности, к Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива (такие как: описи дел; акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; номенклатура дел структурного подразделения и организации в целом; внутренняя опись документов дела; обложка дела и др.). В настоящее время продолжают, применяются и основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28.08.1985 г. И утвержденные Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 г. №263.

Правила оформления трудовых книжек работников устанавливаются двумя подзаконными нормативными актами

1. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, утвердившим Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (действующим в настоящее время в редакции от 19.05.200 г. № 373).

2. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Нормативные документы по делопроизводству принимались Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии:

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство архивное дело Термины и определения», принятый и введенный в действие с 01.01.1999 г. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28 (текст см. в. ЭЛЕКТРОННОМ ПРИЛОЖЕНИИ), устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные указанным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. В ГОСТе даны, например, такие стандартизованные термины с определениями:

- ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

- КОПИЯ ДОКУМЕНТА - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

- ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕТА - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

- ДУБЛЕТНЫЙ ДОЕУМЕНТ- один их экземпляров копии документа;

- ПОДПИСЬ – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

-ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

- РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

- ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА- срок исполнения документа, установленный организационно- распорядительным документов организации и резолюцией;

-АРХИВНАЯ СПРАВКА – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Государственный стандарт РФ ГОСТ р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования», принятый и введенный в действие с 01.01.2004 г. (с правом досрочного применения) Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. №573- ст. устанавливает форму, размеры и технические требования к печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

В этом стандарте используются, в частности, такие термины, как ПЕЧАТЬ (это устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу; под «оттиском» понимается изображение клише печати на бумаге, а под «клише печати» элемент печати, содержащий зеркальное отражение оттиска печати) и ПЕЧАТТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (это печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба РФ).

Государственный стандарт РФ ГОСТ р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие с 01.7.2003 г. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов (см. ЭЛЕКТРОННОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ). Указанный стандарт носит рекомендательный характер.

Постановлением Государственного комитета РФ по статистике (Госкомстата РФ) от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приказов, личной карточки, графика отпусков, штатного расписания и др.) Порядок применения унифицированных форм утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 (см. ЭЛЕКТРОННОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ).

Министерство финансов РФ приказом от 30.12.2008 г. 148 утвердило Инструкцию по бюджетному учету, которой введены формы табеля учета использования рабочего времени и расчета платы, а также записки- расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, а также указания по применению этой формы. Инструкция применяется в органах государственной власти, органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальныхгосударственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления, бюджетных учреждениях, в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, а также финансовых органах и органах управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных фондов, осуществляющих составление и исполнение бюджетов.

Все вышеперечисленные федеральные законы и нормативные документы, а также иные нормативные документы, регулирующие вопросы делопроизводства, работники, в обязанности которых входят оформление документов, должны обязательно знать и руководствоваться ими в своей практической деятельности.

Тема 1.2. Основные реквизиты документов. Правила их оформления. Требования к бланкам.

Тема 1.2.1. Основные реквизиты документов. Правила их оформления. Требования к бланкам.

 

Знать состав и содержание реквизитов управленческих документов. Уметь правильно их располагать и оформлять.

Виды бланков и требования к ним, установленные ГОСТом Р6.30-2003.

Применять эти знания при участии разработки рабочего плана счетов, принимать, сортировать и заполнять унифицированные и произвольные формы первичной бухгалтерской документации, в целях эффективного выполнения профессиональных задач.

Технические средства используемые в делопроизводстве.

 

План:

1. Виды бланков и требования к ним, установленные ГОСТом Р6.30-2003.

2. Состав и содержание реквизитов управленческих документов.

3. Технические средства используемые в делопроизводстве.

 

 

1. Виды бланков и требования к ним, установленные

ГОСТом Р6.30-2003.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа. Для изготовления документов ГОСТ Р6.30-2003 определяет два формата бланков- А4 (210х297) и А5 (148х210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждая страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаге, должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее- 20мм, правое- 10мм. Левое поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 35мм, если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее- для служебных отметок (реквизитов). Верхнее- для нумерации страниц.

Страницы нумеруют начиная со 2-й посередине верхнею поля листа арабскими цифрами- без знаков препинания, без указания слова <<страница>> или ею сокращенных вариантов- <<с.>>, <<стр.>>. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные- четными.

При печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.

Бланки можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.

Исключительно типографическим способом должны быть изготовлены бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках:

Угловой и продольный.

Реквизиты- наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в пределах границ зон расположения реквизитов- размещают одним из способов:

 

-центрированным - начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границы зоны расположения реквизита. Например:

 

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

- флаговым - каждая строка реквизита выравнивается по левой границе ЗОНЫ расположения реквизитов. Например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документа:

-общий бланк - на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем.

-бланк письма - используется только для оформления служебных писем.

-бланк конкретного вида документ а - предназначен только для оформления документа, название которого указанно на бланке.

Бланк письма и бланк конкретного вида документа различаются набором реквизитов:

Разновидностью бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после

реквизита <<наименование организации>> указывается должность лица, подписывающего данный документ.

На бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы- на чистых листах.

При оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5-2, в составных его частях-1.