Разработка компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Company Media».

«Интер-Траст» является производителем системы электронного документооборота Company Media, которая создана в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Company Media имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «Company Media- Делопроизводство», «Company Media- Проекты», «Company Media- Планирование»,«Company Media- Управление персоналом».

Преимуществ организации электронного документооборота на основе Company Media по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются базами данных, что позволяет быстро получить документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполнении документа/ поручения, автоматически создавая документнапонимание.

 

 

Тестовое задание № 1. «История развития делопроизводства и секретарского дела».

1. Дайте определение делопроизводства:

А) процесс создания и оформления документов;

Б) движение документов в организации;

В) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

2. Назовите периоды в развитии делопроизводства в России:

А) приказное делопроизводство;

Б) дореволюционное делопроизводство;

В) министерское делопроизводство;

Г) коллежское делопроизводство;

Д) исполнительное делопроизводство;

3. Что характерно для периода приказного делопроизводства:

А) регистрация документов;

Б) контроль за исполнением документов;

В) формирования основных приемов создания и оформления документов;

Г) существование уже нескольких видов документов.

4) Назовите документы, поступившие в приказы с мест (приказных изб):

А) грамота

Б) отписки

В) наказы

Г) доклады

5) Укажите, какие документы начинались словами «Царю челом бьет холоп твой»:

А) прошения

Б) рапорты

В) отписки

Г) доношения

Д) челобитные

6) Укажите, когда было введено в делопроизводство слово «архив»:

А) в период приказного делопроизводства;

Б) в период исполнительного делопроизводства;

В) в период коллежского делопроизводства.

7) Укажите, что не было введено в делопроизводство Генеральным регламентов 1720 года:

А) определена структура коллегий;

Б) узаконена необходимость регистрации документов;

В) установлены сроки хранения документов;

Г) введено понятие «архив»

Д) введены бланки для оформления документов.

8) Укажите, что установил закон «Общее учреждение министерств» (25 июня 1811 г.):

А) порядок работы с документами;

Б) систему контроля за исполнение документов;

В) оформление документов на бланках;

Г) формуляр документа;

Д) зависимость юридическо силы документа от правил их оформления.

9) Укажите, с какого времени (века) документы стали оформляться на бланках:

А) с XVIIIвека;

Б) с XIX века;

в) с XXвека.

10. Укажите, когда были введены первые ГОСТЫ на организационно распорядительную документацию:

А) в 1990 году;

Б) в 1972 году

В) в 1966 году; Г) в 1988 году.

Тема 1.1.2. Стандартизация, унификация, классификация документов. Нормативно- методическая база ДОУ.

Сущность унификации и стандартизации.

Признаки классификации документов.

Основные понятия ДОУ: «документ», «документирование», «информация», «служебная документация».

Информационная природа ДОУ.

Нормативные документы, регламентирующие ДОУ.

План.

1. Основные понятия ДОУ: «документ», «документирование», «информация», «служебная документация».

2. Признаки классификации документов. Информационная природа ДОУ.

3. Сущность унификации и стандартизации.

4. Нормативные документы, регламентирующие ДОУ.

 

Основные понятия ДОУ: «документ», «документирование», «информация», «служебная документация».

Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем фактов, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека зиждятся на информации, информационных технологиях.

Информация (от лат. Information- осведомлять)- глубокое, емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассматривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщение», «пояснения» и т.п., принята формулировка, приведенная в федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»:

«Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникативность, т.е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопление, сохранение при использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого доля согласования и координации их совместной деятельности, т.е. в управлении.

В практике управления используется информации различных видов. Основными из них считаются:

- социально- экономическая;

- научная;

- техническая;

- культурная;

- медицинская;

- сельскохозяйственная.

Важнейшей из них является социально- экономическая информация. Ее характерная черта- тесная связь с процессами управления коллективами людей, управлением разного рода организациями, учреждениями, предприятиями и другими структурами народного хозяйства.

Социально- экономическая информация на практике более известна под название м управленческая информации. Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственно деятельности людей, используемой для руководства этой деятельностью.

В настоящее время преобладающая часть управленческой информации (до 90% объемах согласно Общим требованиям многих законодательных актов Российской Федерации должна в обязательно порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе- бумаге или в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повешения его эффективности.

Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco», чти переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco»- «documentum», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и практической деятельности человека, в частности в сфере управления, закрепилась в качестве специального термина.

Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр 1, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия.

Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для организации координациисовместной деятельности людей, утвердилась в XIXвеке. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советскоевремя вплоть до 20-х годов XXв. термин «документ» почти не употреблялся. Использовались в качестветождественных понятий, как «грамот», «акт» и в особенности- «деловая бумага».

Позднее в 30-годах XXв. в нормативных актах Советской власти появился термин служебный документ«, затем, по мере накопления значений о закономерностях образования и функционирования документов внедрения новых видов материальных носителей информации, термин «документ», постепенно эволюционируя, стал наполняться современным содержанием и закрепился сначала в формулировках государственных стандартов СССР, а затем, с учетом уточнений и необходимости удостоверения официальности документа (его идентификации) – в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ З 51141-98 делопроизводство и архивное дело.

С учетом получившего распространение в научной среде наряду с термином «документ» словосочетания «документированная информация» ГОСТ Р 51141-98 дает следующую формулировку определения термина «документ»:

«документ, документированная информация» - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее индефицировать».

Под реквизитами ГОСТ Р 51141-98 понимаются обязательные информационные элементы оформления официального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др.). Стандарт определяет официальный документ как любой вид документа, созданный юридическим или физическим лицом, оформленной и удостоверенный в установленном порядке (например, чертёж, резюме, протокол, удостоверение личности, книга, автобусный билет и т.д.). Официальный документ обладает юридический силой, т.е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую категорию официальных документов составляют служебные документ- документы, образующиеся в сфере управления, которые и являются предметов нашего изучения (приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др.)

ГОСТ Р 51141-98 определяет служебный документ как официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебная документация в практике управления широко известная под названием управленческая документация. В дальнейшем изложении учебного материала термины «документ», «служебный документ», «управленческий документ» будут применяться как синонимы в значении документа, призванного обеспечивать управленческий процесс в организации, учреждении, фирме.

Важным моментом, требующим пояснения для изучающих основы делопроизводства, является вопрос о том, распространяется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 51141-98 на документ в электронной форме.

В структуре электронного документа различают общую и особенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблюдении соответствующих требований (см. Федеральный закон от 10 января 2002 г. «№ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В законе «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что электронные документы- это всего лишь особая категория документов, к электронном документам следует относиться так же, ка к документам на бумажном носителе.

Документ в управлении, будь он официален на бумажном носителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат.

В документе фиксируется факт, события, явления практической и мыслительной деятельности человека- тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию- информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает этетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации.

Процесс создания служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технология работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требует своего методического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию работы с документами, в старину называли «вершением дел», в настоящее время согласно ГОСТ Р 51141-98 официально именуют терминами делопроизводство и документационного обеспечение управления.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация)- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее индефицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Итог документирования - создание документа.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.