Значение, особенности, правила составления распорядительной документации.

Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительной документации - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию постановленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят результаты ее работы.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений- приказов, указаний, распоряжений- включает следующие стадии:

1. Инициирование решения- обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по рассматриваемому вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование и оформление проекта документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение Распорядительного документа до исполнителей.

Система распорядительной документации.

Назначение и состав.

Независимо от организационно- правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководства любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно- распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов- регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных пред ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления; от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

- с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

- их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно- правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ, республик, краев, областей, городовреспубликанского значения - Москвы и Санкт- Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

- Правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов.

Их можно разделить следующим образом:

- акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы, граждан РФ;

- акты межведомственного характера;

- акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно- распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместной группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллеги министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятий решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятие решения.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации- ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

 

1.2.2. Процедура издания.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений- приказов, указаний, распоряжений- включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительно документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительно документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

 

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планов или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.

Основание необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладе записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключений, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решений.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.