Заголовок к тексту документа.

Реквизит оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный интервал- 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок, как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием виды документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:

 

ПРИКАЗ

О создании аттестационной

комиссии

 

или

 

ПРОТОКОЛ

Заседания Совета

директоров

 

Отметка в контроле.

Контроль исполнения документов- это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка о контроле обозначается буквой <<К>> или словом <<Контроль>>, наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером. Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель- напомнить исполнителю, что документ контролируется.

 

Текст документа

Текст- это основной реквизиты документа; его печатают от нулевого положения табулятора через 3-4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5- 2 интервала на бумаге формата А4 и через 1 интервал- формата А5 (между абзацами- 2 интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.

Абзац - это часть текста, несущая законченную мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более двух- трех предложений. Текст документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля меняются местами. Текст документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для составления документа; во второй- просьбы, выводы, предложения. Если текст состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу. В некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо- просьбу без пояснения, приказ- распорядительную часть без констатирующей). Текст документа должен быть ясным, точным, кратким.

В тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного толкования. Нельзя использовать диалектные, жаргонные, устаревшие слова и обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное признание.

При построении текстов рекомендуется:

1) использовать сжатые синтаксические конструкции;

2) применять трафаретные словосочетания, тексты;

3) использование во всех возможных случаях простые предложения.

Текст документа может быть сплошным связанным либо представленным в форме анкеты, таблицы, трафарета или их сочетания.

Сплошной связанный текст содержит информацию об управлении действии и применяется при составлении правил, положений, писем.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Независимо от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2.- 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт, 2-й подпункт.

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то она не нумеруется и слово <<таблица>> не пишется.

21- отметка о наличии приложения.

Реквизит оформляется через 2- 4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова <<Приложение>>, которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце ставится двоеточие; через пробел идет текст документа; оформляется <<висячей>> строкой через один межстрочный интервал. Если документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты отделяют друг от друга двумя интервалами:

 

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5л. в 2 экз.

 

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.

 

Если приложении много, на них составляется опись:

 

Приложение: опись на 3л.

 

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают отметку в тексте приложения:

 

Приложение: письмо Департамента образования г. Омска № 02/45

и приложение к нему, всего на 7л.

 

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

 

Приложение: Методические указания по внедрению и применению

Государственного стандарта на ОРД

(ГОСТ Р 6.30- 2003), 5 экз.

 

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение- не во все адреса, то в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:

 

Приложение: 3л. в 4 экз. во второй адрес.

 

В распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило, инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово <<Приложение>> с указанием его номера, наименованием распорядительного документа и регистрационного номера. Например:

Приложение № 2

к приказу Ростелекома № 185

от 09.12.2007

 

 

22 - подпись.

Подпись- это один из основных способов утверждения документа, его обязательный реквизиты, которым выражается ответственность лица за содержание документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

Подпись состоит:

1) из наименования должностного лица, подписывающего документ, которое печатается от нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных; в одной строке- не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;

2) личной подписи должностного лица (руководителя);

3) расшифровки подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке, то наименование должностного лица, подписавшего документ, пишется сокращенно. Например:

 

Вице- президент И.В. Лескин

 

Если оформление документа производится на чистом листе, то наименование должности входит полное наименование учреждения. Например:

 

Вице- президент Ассоциации

региональных предприятий И.В. Лескин

 

допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки реквизита. Например:

 

Исполнительный директор

ЗАО <<Партнер>> А.С. Королева

 

Если должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это может быть указанно в наименовании должности. Например:

 

Зав. кафедрой зоологии

профессор В.С. Серов

 

Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают одну под другой через два интервала последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

 

Директор лицея М.С. Попов

Главный бухгалтер А.С Корнева

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном уровне.

В состав наименования должности обязательно входит название учреждения.

Первая подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи- от второго. Вторая подпись- от пятого положения табулятора, расшифровка- от шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:

 

 

Министр внутренних дел Министр юстиции

Российской федерации Российской федерации

 

_______________ И. О. Фамилия _______________ И. О. Фамилия

<<___>>________ 2007г. <<___>>________ 2007г.

 

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лица, а распределение обязательностей в составе комиссии. Двоеточие после слова <<члены комиссии>> не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:

 

Председатель комиссии И. И. Морозов

Члены комиссии А. С. Кудрявцев

Т. Г. Синицына

 

При оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите <<подпись>> наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи от шестого положения табулятора. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием должности <<И. О.>> или <<Зам.>>). Не допускается подписывать документы с предлогом <<за>> или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашения сторон (ст. 160 ГК РФ).

Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в федеральных законах <<Об информации, информатизации и защите информации>> и <<Об электронной цифровой подписи>>.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно- технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

 

Гриф согласования документа

Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки его проекта.

В работе с ОРД согласование документа может быть внутренним и внешним.

Согласование документов производится с организациями, структурными подразделениями и предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащихся в проекте документа. Внешнее согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами государственного и ведомственного контроли, вышестоящими органами. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

1) из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);

2) наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

3) личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

4) даты согласования.

Реквизит оформляется ниже реквизита <<подпись>> на 3- 4 интервала флаговым способом. Его можно оформлять центрированным способом относительно самой длиной строки реквизита. Например:

СОГЛАСОВАННО

 

Ректор Технического

Университета

_______ И. О. Фамилия

<<__>> сентября 2007г.

 

или

 

СОГЛАСОВАННО

Ректор Финансовой академии

__________ И. О. Фамилия

<<__>> сентября 2007г.

 

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается отметка <<Лист согласования прилагается>>. В этом случае первый гриф согласования оформляется по ГОСТу, второй- от пятого положения табулятора, расшифровка подписи- от шестого. В наименовании должности обязательно должно входить наименование организации.

Если лист согласования производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАННО, которое пишется от нулевого положения табулятора без знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием его даты и номера. Например:

СОГЛАСОВАННО

 

протокол заседания

Совета трудового коллектива

от 12.10.2007 № 12

 

Согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАННО и полного наименования соответствующего документа в именительном падеже. Например:

 

СОГЛАСОВАННО

 

письмо Российской академии

медицинских наук

от 09.07.2007 № 01/98

 

или

 

СОГЛАСОВАННО

 

протокол заседания Правления

Правления Российской государственной

страховой компании <<Росгострах>>

от 05.08.2007 № 02/06

 

Виза согласования документа

Этим реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или несогласие должностного лица организации- автора документа- с содержанием документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном листе, а на проекте документа делается запись <<Замечание прилагаются>>. Место визы- ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.

В каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.

Если внизу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи- от второго, дата- от нулевого.

 

Оттиск печати.

Оттиск печати широко используется при оформлении управленческих документов для удостоверения их подлинности.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения) подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных государственных органов и учреждений.

Использование гербовой печати с изображением Государственного герба Российской федерации или с изображениями гербов субъектов РФ регламентируется специальными нормативными актами.

Правилами установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:

1) Государственный герб РФ или герб субъекта РФ- только для организаций, имеющих право на их воспроизведение;

2) полное наименование организации на русском языке с указанием организационно- правовой формы;

3) местонахождение организации;

4) номер государственной регистрации;

5) номер городского реестра печатей.

Печать проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку <<Место для печать>> или <<МП>>. Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой <<Ставить точно в круг>>. На финансовых документах печать не может затрагивать другие реквизиты, так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

В организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения- секретариат, канцелярия, управление делами.

Печати ИП должны содержать фамилия, имя, отчество, местонахождение, словосочетание <<индивидуальный предприниматель>>, регистрационный номер. Для упорядочения использования печатей и штампов в организации. Для регламентации использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых проставляется гербовая и другие печати.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

-Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, вы-

полненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

-Архивные справки;

-Архивные копии;

-Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

-Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-

техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

-Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

-Заключения и отзывы;

-Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

-Исполнительные листы;

-Командировочные удостоверения;

-Нормы расхода;

-Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

-Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

-Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные,

в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

-Положения об организациях;

-Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями,

премиями и т.д.);

-Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

-Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию

к договору и т.д.);

-Соглашения;

-Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных

ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

-Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

-Титульные списки;

-Удостоверения;

-Уставы организаций;

-Штатные расписания.

В практике работы учреждений применяется целая серия штампов: <<подлежит возврату>>, <<копии не снимать>>, угловой штамп организации, которые формально служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в повторяющихся однотипных ситуациях.

Угловой штамп используется в том случае, если в организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче текущих справок и т. д. Изображение государственной символики в угловых штампах не допускается. Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения.

 

Отметка о заверении копии.

Копия документа- это воспроизведение всех реквизитов документа рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983г. I 0779- X установлено, что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются на бланках организаций или чистых листах формата А4.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Запрещается свидетельствование копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки и иные неоговоренные исправления.

Отметка о завершении копии документа оформляется ниже рек- визита <<подпись>>и состоит:

- из слова <<верно>>, которое пишется от нулевого положения табулятора;

- наименования должности лица, заверившего копию, - от нулевого положения табулятора;

- личной подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) - от шестого положения табулятора, на уровне последней строки наименования должности;

- даты оформления копии - от нулевого положения табулятора.

 

Отметка об исполнителе

На документах, исходящих из крупных учреждений, поставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предпологает обращение к исполнителю, нужно указать не только фамилию, но и имя и отчество. Это облегчит обращение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем. Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой стороне последнего листа документа в пределах границ площади, отведённой для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

 

Воронин

Борис Александрович

123-45-67

 

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку без указания

имени и отчества. Например:

 

Воронин

123-45-67

 

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

 

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны листа. Например:

 

Семенова

Галина Константиновна

976-34-21

СГК 3 23.09.2007

1 – в адрес

2 – руководителю

3 – в дело № 03