Назначение и состав информационно – справочных документов.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно – информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно правовым и распорядительным документам. Справочно – информационные документы по содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно – справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно – справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных ’10 содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться официально – деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополнительные материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или не возможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.)

 

2.Составление и оформление информационно справочных документов.

Ø Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю высшей или данной организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя оформляется на чистых листах формата А4 рукописным способом; она адресована, как правило, руководителю организации или структурного подразделения, и ее подписывает сам составитель. Также различают инициативную и отчетную докладные записки:

Реквизиты докладной записки:

-Адресат – наименованные должности, инициалы, фамилия (в дательном падеже);

-Адресант – должность, фамилия, инициалы (в родительном падеже, предлог «от» не пишется);

-Наименование вида документа;

-Текст;

-Отметка о наличии приложения (в случае необходимости);

-Дата;

-Подпись.

 

Внешняя докладная записка адресована руководителю вышестоящей организации. Оформляется она на общем бланке или чистом листе формата А4 машинописным способом; ее подписывает руководитель учреждения или руководитель структурного подразделения. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается обоснование для составления документа, во второй выводы, просьбы, предложения.

Оформляется в двух экземплярах (первый – адресату, второй – в дело).

Реквизиты докладной записки:

-Наименование организации – автора документа;

- Наименование вида документа;

- Дата;

- Индекс;

-Место составления документа;

-Адресат;

-Заголовок к тексту;

-Текст;

-Отметка о наличии предложения (если необходимо);

-Подпись,

-Отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение, какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводят возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринят. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.

О необходимости увеличения штатной численности отдела. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о более крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (пять сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на это должности предлагаю подобрать из числа студентов 4 – 5 -х курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела подпись И.А. Чернышева

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательным реквизитом служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого – либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определённому вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, предоставляются руководству, подписываются составителем.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представление составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются наименования подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись

Текст представления содержит следующую информацию:

- Фамилия, имя, отчество;

- Дата рождения; образование работника, на которого составляется представление;

Занимаемая им должность и структурное подразделение; стаж работы (общий, в данной организации, в данном подразделении и должности);

- Оценка служебной деятельности;

- Повышение профессионального уровня;

- Оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе;

- Мотивы назначения, перемещение или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается составителем и адресуется руководителю организации.

Заявление – это документ адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил, какой либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цепь письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение формулу уважительного обращения к адресату («Уважаемы господин, мэр!», «Уважаемы господин Кудряев!») и заключительную формулу вежливости («С уважением»).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть одно предметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются до пяти страниц машинописного текста.

 

Ø Служебное письмо.

Особое место в системе информационно – справочной документации занимает переписка (корреспонденция) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен без документный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

-от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

-письмо оформляется на должностном бланке;

-письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

Прежде всего все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1) Письма, требующие письма ответа;

2) Письма, не требующие письма ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма – вопросы» и «письма – ответы», что позволяет по данным признакам выделить:

• Письмо – просьбу;

• Письмо – обращение;

• Письмо – предложение (Письмо – представление);

• Письмо – запрос;

• Письмо – требование.

Ответы на эти письма приобретают определённую форму в зависимости от характера исходного письма. Письма – ответы должны всегда содержать регистрационный номер и дату того письма, которое являлось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа, бывают следующих видов:

• Письмо – напоминание;

• Письмо – отказ;

• Письмо – приглашение;

• Письмо – подтверждение;

• Сопроводительное письмо;

• Письмо – извещение;

• Гарантийное письмо;

• Информационное письмо.

 

Письмо – просьба выражает просьбу о выполнении, какого – либо действия. Начинаются такие письма словами «просим», «прошу», далее следует текст просьбы. Как правило, текст такого письма оформляется на листе формата А5.

Письмо – приглашение предлагают адресату принять участие, в каком – либо проводимом мероприятии. Они могут быть адресованы как конкретным лицам, так и учреждениям. В них рассказывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

 

Письмо- напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

 

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких - либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

 

Если содержание служебного письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах. Простое служебное письмо – письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты деловых писем:

1. Факт напоминания – письмо-напоминание.

2. Выражение гарантии – письмо гарантийное.

3. Указание на ранее достигнутое соглашение, свершившийся факт – письмо-подтверждение.

4. Информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях – информационное письмо.

5. Указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо.

6. Предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими ключевыми словами, которые облегчают поиск документов и процесс его изучения.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, относится к деловой корреспонденции, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией.

Следует отметить, что тематическая классификация очень удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить, например, на следующие виды:

• по технологии;

• по оборудованию и энергетике;

• по производству.

Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позволяет облегчить механизацию и компьютеризацию делопроизводства на предприятии, организации и учреждении.

По структурным признакам служебную переписку можно разделить: на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо составляется по определенному образцу (это

касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.), всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. По языковым формулам «Прошу», «Высылаем», «Подтверждаем» можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Предлагаемые ниже варианты являются наиболее распространенными началами стандартного служебного письма.

Если автор – юридическое лицо, то действия передаются:

-От третьего лица единственного числа

-От третьего лица множественного числа

-От первого лица множественного числа

Если автор – физическое лицо, то действия передаются:

-От первого лица единственного числа

-От первого лица множественного числа

 

Модели выражений, объясняющих мотивы:

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с письмом заказчика...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности...

Просьба:

Просим вас проверить ход выполнения работ...

Прошу принять меры...

Прошу сообщить данные о производительности...

 

Отправка документов или материальных ценностей:

Направляем чертежи сборки машин...

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

Посылаем интересующие вас документы заказной бандеролью...

 

Модели синтаксической конструкции:

С благодарностью подтверждаем…

ОАО «Прогресс» подтверждает…

Напоминаем, что…

Напоминаем вам, что…

Несмотря на неоднократные напоминания…

Сообщаем, что…

Ставим вас в известность, что…

Доводим до вашего сведения, что…

Извещаем, что…

Оплату…

Качество изделий…

Сроки выполнения работ…

Соответствие требованиям...

 

Подтверждение:

Подтверждаем получение спецификаций на...

С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к его выполнению...

Завод «Прогресс» подтверждает условия поставки оборудования...

 

«… получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…»,

«… свой о проекте гаража…»,

«… условия поставки оборудования…».

 

Напоминание:

Варианты реализации (Напоминаем Вам что):

«… по плану совместных работ Вы должны…»,

«… в соответствие с … Вы должны…»,

«Ваша задолжность по оплате … составляет…»,

«… срок представление рукописи истекает…»,

«Ваше объединение до сих пор не представил…»,

«… мы до сих пор не получили…».

Извещение

 

Варианты реализации (Извещением Вас, ставим Вас в известность, что):

«… к сожалению, не можем Вам выслать…»,

«… запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время…»,

«… задержка в отгрузке … произошла ввиду…»,

«… руководство предприятия приняло решение…»,

«… Ваше предложение принято…»,

«… вашей организацией выделено 100 тыс.руб. для…»,

«… срок оплаты…, истекает…»,

«… перечисленная Вами сумма получена…»,

«… семинар … состоится… в …».

 

Гарантия:

«… гарантируем …», «ОАО

«Прогресс гарантирует…»,

«… качество продукции…»,

«… возврат оборудования в указанный срок…»,

«… исправность оборудования…».

Предложение:

«Мы можем предложить Вам…»,

«Предлагаем Вам… автоматическую систему управления в счет взаимных поставок на…»,

«Приобрести … на взаимовыгодных условиях…»,

«Мы можем рекомендовать Вам… подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с…по…».

 

Приглашение:

Модель синтаксической конструкции:

«Приглашаем…».

Варианты реализации:

«… представителя Вашего предприятия посетить…»,

«… Вам принять участие в обсуждения проекта…»,

«Просим принять участие…»

«в качестве оппонента в обсуждении…»,

«в обсуждение проблемы…»,

«… Всесоюзная торговая палата…», «приглашает Вас на официальное открытие выставки…»,

«… приглашают Вас на торжественное заседание, посвященное 40-летию завода».

Отклонение предложения (проекта):

«Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основных причин вашего отказа является…»,

«К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требования».

«Предлагаемые Вами сроки строительства нас не страивают».

«Ваше предложение не получило поддержки». «В ответ на Ваш запрос от… сообщаем, что, к сожалению, не можем выслать Вам предложение на поставку товаров этой марки».

«С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить… в соответствии с Вашеми спецификациями».

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…».

«Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму… нами не может быть утверждена по следующим причинам:

 

Интерпретация собственной позиции:

«Наши обращения по данному вопросу не привели к положительному результату».

«Фирма «Протон» присоединяется к Вашему мнению о необходимости… и сообщает…».

«Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает университет обратится к Вам с просьбой…».

«ООО «Рассвет» не имеет возможности …. В связи с этим вынужден временно прекратить оплату счетов».

«В связи со срывом … по вине… завод «Прибор» лишен возможности…».

«Учитывая изложенное выше, объединение «Прогресс» в ближайшие два года не сможет выполнить…».

<Мы удовлетворены качеством изделий и готовы заключить с Вами договор».

<К сожалению, должны сообщить Вам, что наше предприятие…»

«Мы не можем поставить Вам…»

«Мы не принимаем на себя обязательства…». «Мы не несем ответственность за… и просим Вас принять срочные меры относительно…».

«Нас интересует…».

 

Интерпретация действий другой стороны:

«Совершенно необъяснимо, почему Ваша фирма задерживает высылку заказа».

«данные Вами обещания не выполняются…».

«Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем…)».

«К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточном оформление Вами железнодорожных накладных».

«такая задержка может привести…».

 

Заключительные слова:

«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».

«Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)».

«Надеемся, что наша просьба будет исполнена». «Просим выслать ответ незамедлительно».

«С интересом ожидаем Ваших новых заказов и дальнейших сообщений».

«Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в…».

«Благодарим за оказанную помощь».

«Благодарим за быстрый ответ».

«Ваше предложение принято с благодарностью». «Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успешного испытания на Вашем предприятие опытной партии грузоподъемников».

«Выражаем признательность за Вашу готовность оказать помощь…».

«Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную помощь…».

«Со своей стороны, мы готовы уже с января 2007 года один из цехов полностью приостановить».

«Мы сделаем все от нас зависящее…».

«Наше решение сообщим в ближайшее время». «Просим Вас вернуться к этому вопросу в …», «Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим дополнительно».

«По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно».

«По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность».

Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в темпе письма, и должно «вводить» адресата в проблему, поставленную в письме.

 

Телеграмма (телетайпограмма) – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграмма. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы составляет до 6ч, - до 3ч.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрациооный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах, По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» отпускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка – «тчк.», запятая – «зпт.», двоеточие – «двтч.», кавычки – «квч.», скобки – «скб.», номер – «нр.».

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

Знаки «+» и др. следует писать словами – соответственно «номер» или «минус», «плюс» и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк.») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используется сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую