Основные виды документов по финансово – расчётным операциям.

Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки

Денежный чек — распоряжение организации банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке. Расчетный чек — распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке.

Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка предприятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранятся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее в банке чековую книжку, несет ответственность за использование чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых книжек составляется по соответствующей форме.

Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями, производятся путем безналичного перечисления средств через учреждения банка.

Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчетных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо перечислением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчиков в банке.

 

Счет-фактура

Счет-фактура — товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.

Счета-фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.

Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование и адрес поставщика.

2. Местонахождение и номер расчетного счета поставщика.

3. Наименование и адрес грузополучателя.

4. Местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя.

5. Порядковый номер.

6. дата.

7. Перечень отпускаемых товаров.

8. Количество товара.

9. Цена.

10. Сумма.

11. Способ отправления.

12. Номер квитанции (накладной).

13. Ссылка на договор или заказ, на основании которых произведена отгрузка.

Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для перечня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в одном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.

Акт ревизии

Результаты ревизии оформляются актом (рис. ). В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, после чего определяется недостача или излишек денежных средств.

Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменных объяснений о причинах выявлен

 

	ООО «ЦЕНТР»
АКТ 20.07.2006, № 10 г. Ростов-на-Дону	УТВЕРЖДАЮ Директор завода Иванов И.П. Иванов
ревизии кассы	25.07.2006
Основание: приказ директора Ш 148 от 19.07.2006.
Состав комиссии; Председатель: Члены комиссии:	старший бухгалтер Н.И. Фанина бухгалтер О.П. Иванова экономист Ю.В. Шилова
Присутствовали:	кассир И,М, Игнатова
20.07.2006 комиссией проведена ревизия кассы. По итогам про­верки установлено: 1. По учетным данным в кассе должно быть 15 тысяч рублей. 2. Фактически в кассе обнаружено 15 тысяч рублей. 3. Учетные данные совпадают с фактическим наличием.
Составлен в двух экземплярах; 1-й. в бухгалтерию; 2-й в канцелярию.
Председатель Члены комиссии	подпись Н.И. Фанина подпись О.П. Иванова подпись Ю.В. Шилова
Присутствовала при составлений акта	подпись И.М. Игнатова

Рис. 7.1. Пример оформления акта

ной недостачи или излишка.

Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа.

2. Точное наименование ревизуемого предприятия.

3. дата составления акта.

4. Фамилии, имена и отчества, а также должности членов комиссии.

5. Номер и дата приказа руководителя предприятия или организации, на основании
которого назначены члены комиссии.

6. Фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в присутствии которых проводилась ревизия кассы.

7. Содержание акта ревизии с обязательным указанием остатка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата ревизии (сумма излишков или недостачи).

8. Объяснение обстоятельств возникновения излишков или недостачи (прилагается к акту).

9. Подписи лиц, участвовавших в составлении акта.

Акт ревизии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземплярах, причем. один экземпляр следует дать материально-ответственному лицу — кассиру. Затем акт представляется на утверждение руководителю предприятия (организации). Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материально-ответственных лиц.

 

Платежное поручение

Платежное поручение — распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках (рис. 7.2).

Если плательщик перечисляет средства одновременно нескольким получателям, то можно использовать сводное платежное поручение. В одно поручение могут включаться либо только местные поручения, либо только иногородние. Платежное поручение имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование и адрес плательщика.

2. Местонахождение и номера расчетных счетов получателя и поставщика.

3. Сумма платежа, которую перечисляет плательщик.

4. дата.

5. Основание.

6. Подписи руководителя организации и главного бухгалтера.

7. Печать.

Платежными поручениями могут производиться:

· расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;

· расчеты по нетоварным операциям;

· на погашение просроченной задолженности подведомственных им предприятий за товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по ссудам банков.

Банки устанавливают порядок выдачи разрешений на целевые переводы, а также порядок исполнения этих переводов и т. д.

5. Лицевой счет, требования-поручения

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть — платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанного сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.

Оформление открытия счетов организаций

Для хранения денежных средств и осуществления расчетов банки открывают организациям (объединениям, предприятиям и учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и источников финансирования расчетные, текущие и другие счета.

Организация — владелец счета — имеет право самостоятельно распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установленные правила, выполняют распоряжения владельцев счетов о списании средств со счетов в пределах имеющихся сумм. Без согласия организации производятся только бесспорные платежи: взыскание просроченных платежей,в государственный бюджет, судебные исполнительные листы, приказы арбитража, распоряжения вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.

Руководители организаций, получающие в свое распоряжение средства из бюджета для использования по целевому назначению, являются распорядителями кредитов. По широте предоставляемых им прав распорядители кредитов подразделяются на главных и нижестоящих.

Основная масса платежей производится в порядке безналичных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного счета плательщике на расчетный счет получателя. Это дает возможность высвобождать из обращения значительные суммы наличных денег, позволяет обходиться сравнительно небольшим их количеством при значительных оборотах хозяйственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за договорной и финансовой дисциплиной организаций.

Для определенных видов платежей (выдача заработной платы, выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк выдает наличные деньги, а платежи производит организация.

Операции по расчетному (текущему) счету производятся учреждениями банка по документам утвержденной формы, которые выписывают работники финансового отдела или бухгалтерии организации.

Наиболее часто применяются платежное поручение, платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из расчетных (текущих) счетов, заявления (о отказе от акцепта, на аккредитив, выдачу ссуды и др.).

Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджетных счетов организациям, а также правила совершения по ним операций определены соответствующими нормативными документами.

Для оформления открытия представляются следующие документы:

· заявление об открытии счета:

· копия документа о создании организации;

· копия утвержденного устава (положения);

· карточка с образцами подписей и оттиском печати и др.

Заявление об открытии счета представляется по утвержденной форме. При открытии счетов учреждения банка осуществляют контроль за соблюдением

действующего законодательства при создании и реорганизации предприятий (организаций).

Документом, подтверждающим законность создания или реорганизации предприятия (организации), является приказ (распоряжение, постановление, решение) органа, который принял об этом решение в соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение банка представляется копия указанного документа, заверенная органом, его издавшим, либо в нотариальном порядке.

Карточка с образцами подписей и оттиском печати представляется по утвержденной форме в двух экземплярах. В нее включаются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Карточка заверяется подписью руководителя (или его заместителя) вышестоящей организации и печатью или нотариальной конторой.

Все финансово-расчетные документы составляются за двумя подписями. Право первой подписи принадлежит руководителю организации, которой открывается счет. Первую подпись могут ставить также и должностные лица, уполномоченные самим руководителем, если такое пере- доверие полномочия не запрещено вышестоящей организацией. В тех случаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсутствие указанной оговорки означает право на передоверие.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Он санкционирует законность производимых операций. При отсутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи может быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному лицу, на которое, возложено ведение бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае владелец счета за подписью руководителя делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в штате отсутствует счетный работник.

Руководители производственных подразделений, входящих в состав объединений, подписывают денежно-расчетные документы единолично, если в штате нет счетного или другого работника, на которого можно возложить ведение бухгалтерского учета.

В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) подписываются руководителем организации, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются руководителями организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи.

Свободные строки в месте, отведенном для образцов подписей, должны быть прочеркнуты.

При временном предоставлении лицу права первой или второй подписи, а также при временной замене одного из лиц, уполномоченных руководителем или главным бухгалтером, новая карточка не составляется, а дополнительно представляется карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная в указанном порядке.

Для финансирования строящихся организаций в учреждениях банка могут открываться временные текущие счета на имя руководителя дирекции строящейся организации. Для открытия такого счета представляют ходатайство соответствующего министерства, управления и т. п. местного подчинения об открытии счета с указанием срока его действия, приказ или распоряжение о назначении представителя или директора строящейся организации, карточку с образцами подписей.

Срок действия счета не может превышать срока, предусмотренного по плану для пуска организации. Передоверие распоряжения счетом не допускается.

Обязательство кассира

Порядок ведения кассовых операций, правила приема, выдачи и хранения денег предусмотрены в соответствующих нормативных документах.

После издания приказа о назначении на работу руководитель организации обязан ознакомить кассира с должностной инструкцией и руководящими и нормативными документами.

Кассир выдает администрации обязательство о материальной ответственности по соответствующей форме — обязательство кассира. Это обязательство хранится в личном деле кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассир не может передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам без письменного указания руководителя и без передачи по акту ценностей и документов. Если кассира необходимо временно заменить, то другой работник также дает обязательство о материальной ответственности.

Положение о велении кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других цен костей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия из чиста работников предприятия с обязательным участием бухгалтера и кассира.

Если в организации имеется несколько касс, ревизию необходимо проводить одновременно предупреждения возможных злоупотреблений с денежными средствами. В том случае, если одна касса организации обслуживает несколько подразделении, то необходимо затребовать от бухгалтеров этих подразделений официальные справки об остатках денег на день инвентаризации для сравнения с ними наличных в кассе.

При ревизии кассы проверяют денежное наличие путем полного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, квитанций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лимитированных чековых книжек и бланков строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

8. Расчетно-денежная документация, ее составление и оформление

Обязательным условием осуществления расчетно-денежных операций является их документирование. Документы служат основанием для совершения расчетно-денежных операций, средством их учета и контроля.

Формы документов, предоставляемых организациями на бланках, а также получаемых от банков в подтверждение выполнения соответствующих операций, включены в унифицированную систему расчетно-денежной документации.

Поскольку расчетно-денежные операции различны по своему содержанию, в зависимости от их характера документы подразделяют с я на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

К кассовым документам относятся, например, приходные и расходные ордера, чеки и др. Кассовыми документами оформляются операции по выдаче наличных денег.

Мемориальные документы оформляются по безналичным расчетам. К ним относятся: платежные требования, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитива и др.

К внебалансовым документам Относятся приходные и расходные внебалансовые ордера, которые составляются для приема и выдачи ценностей и документов, учитываемых на внебалансовых счетах.

Расчетно-денежные документы в зависимости от места их формирования подразделяют на банковские (составляемые в банке) и поступающие от клиентов.

Денежные расчеты и платежи субъектов хозяйствования главным образом осуществляют безналичным путем.

Безналичные расчеты — это денежные расчеты, совершаемые путем записи по счетам плательщиков и получателей средств либо путем зачета взаимных требований, т. е. без использования наличных денег. Безналичные расчеты между предприятиями производятся:

· платежными поручениями;

· платежными требованиями;

· чеками;

· аккредитивами;

· векселями и другими формами безналичных расчетов.

Платежное поручени е — это распоряжение владельца расчетного или другого счета обслуживающему его учреждению банка о перечислении определенной суммы средств получателю. Платежные поручения принимают как по внутриреспубликанским, так и по межгосударственным поставкам. Они являются одной из основных форм безналичных расчетов. Поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки.

Платежное требование принимается на инкассо и пересылается в банки плательщика.

Инкассо — это банковская операция, при которой банк поставщика берет на себя обязательства востребовать платеж с покупателя и зачислить его на счет поставщика. Платежные требования оплачиваются после акцепта.

Акцент — это согласие на оплату. Поставщик может заявить об отказе от акцепта.

Чек — это безусловное письменное предложение чекодержателя учреждению банка произвести платеж указанной на чеке денежной суммы чекодержателю. Для проведения расчетов чеками плательщик должен приобрести чековую книжку с определенным количеством чеков. Банк выдает плательщику чековую книжку лишь при наличии средств на расчетном (текущем) счете в сумме, достаточной для депонирования.

Аккредитив — это письменное указание аккредитиводателя аккредитивополучателю производить расчеты за отгруженные товары (предоставленные услуги) на определенных условиях за счет средств, депонируемых в банке поставщика (аккредитивополучателя). Каждый аккредитив предназначается только для расчетов с одним поставщиком и не может быть переадресован.

Вексель — это ценная бумага, в которой заключено обязательство векселедателя уплатить определенную денежную сумму. Различают две разновидности векселя — простой и переводной. В простом векселе частное лицо, или векселедержатель, принимает на себя обязательство перед векселедателем выплатить определенную сумму денег в точно установленный срок. Переводной вексель может быть передан посредством передаточной надписи.

Планово – отчётная документация.

1. Назначение и состав плановой документации

Результаты планирования деятельности любой организации фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Программа и генеральная схема, как правило, носят комплексный характер, их содержание может затрагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формирует основные направления и общее содержание работ, выполнение которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это более масштабные документы по сравнению с планом.

Особенность плановой документации состоит в том, что она всегда составляется на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода или период выполнения конкретного вида работ, срок которых установлен распорядительным документом или договором. Плановые документы разрабатываются на различных уровнях — федеральном, территориальном, в отдельной организации.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. План и программа могут разрабатываться на длительный срок (до нескольких лет) и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность планируется в форме годовых, квартальных планов работы управления, группы, службы, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности данной организации.

При наличии в организации коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Источниками для составления планов являются федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие из других подразделений и служб.

Разрабатывается плановая документация с привлечением квалифицированных специалистов. План работы подразделений утверждается вышестоящим руководителем, план работы организации в целом — ее руководителем. План работы коллегиальных и совещательных органов утверждается председателем коллегиального или совещательного органа.

 

2. Составление и оформление плановых документов

Программа —это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

Текст программы излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами.

Помимо текстовой части программа, как правило, содержит приложение, являющееся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные аспекты программы. Приложения оформляются обычно в виде таблиц, схем, графиков.

Программа оформляется на общем бланке организации, и ее обязательными реквизитами являются: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер, место составления; заголовок к тексту; текст; подпись; грифы согласования и утверждения.

Программу подписывает руководитель подразделения, ответственный за ее разработку. Утверждаются программы руководителем вышестоящей организации, или руководителем данной организации, или коллегиальным органом. До утверждения программа должна пройти стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование оформляется грифом согласования на титульном листе программы или на листе согласования, прилагаемом к программе.

План — это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: содержание работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнителе. Каждый из этих элементов может иметь составные части.

План организации оформляется на общем бланке, и его обязательными реквизитами являются: наименование организации: наименование вида документа; дата, номер, место составления; заголовок к тексту: подпись: гриф утверждения. Подписывается руководителем подразделения, ответственным за разработку плана. Утверждается план руководителем вышестоящей организации или руководителем данной организации.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируются инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств, вышестоящих органов.

Отчетная документация