Современные ПК и их возможности.

Большинство работников службы ДОУ организаций в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов, описанные в предыдущих главах. Для секретаря, менеджера любого уровня компьютер в настоящее время стал незаменимым инструментом в выполнении широкого круга их обязанностей. Составить один-два документа в течение месяца-двух любому сотруднику организации не так трудно. Другое дело, когда вы профессионально связаны с делопроизводством, когда составление всевозможных документов и работа с ними — ваш каждодневный труд, рутинный, утомительный. Массовое распространение компьютерной техники позволило облегчить труд работ-пиков службы ДОУ, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.

Современный персональный компьютер (ПК или латинскими буквами — РС), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.

Приведем основные возможности компьютерных технологий:

- помощь в создании документов (проектирование бланков): составление документов и размещение их в памяти компьютера; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов):

- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной сети, а также с помощью электронной почты);

- регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа):

- контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документа, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

- перевод текста документов с одного языка на другой (при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста):

- защита документов (от случайного доступа к информации в ПК: восстановление текста; антивирусная защита);

- планирование использования рабочего времени пользователя.

Перечисленные возможности говорят о том, что теперь работникам служб ДОУ в большей степени требуются навыки работы на компьютере, чем даже знание многих правил и норм оформления документов, поскольку ПК позволяет избавить пользователя от необходимости запоминания вспомогательных сведений и сосредоточиться на выполнении творческой части задания.

Современный работник службы ДОУ, безусловно, обладает навыками работы с ПК (во всяком случае, использует его не только как электронную пишущую машинку). Тем не менее, излагаемый ниже материал пополнит минимум знаний о работе компьютера и работе на компьютере, который будет, как нам кажется, не лишним для успешной работы, в особенности молодому пользователю.

В настоящее время подавляющее большинство компьютеров в мире относятся к классу IBM-совместимых машин, иными словами, они аппаратно и программно схожи с компьютерами фирмы IBM (InternationalBusinessMachineCorporation).

Такая популярность машин, ставших наследниками созданного еще в 1981 г. компьютера IBMна базе процессора 1те1-8088. объясняется рядом причин, и прежде всего принципом открытости архитектуры, что обеспечило на основе определенности состава и характеристик его структурных составляющих, их взаимозаменяемости массовое производство так называемых IBMРС-совместимых машин. IBMРС-совместимые ПК составляют до 90сс мирового парка ПК.

Следует отметить, что достаточно широкой известностью в мире пользуются также ПК Макинтош фирмы AppleCorporation (5-10% мирового парка ПК). Он известен высокой надежностью и богатым программным обеспечением, однако является довольно дорогим. Эти ПК несовместимы друг с другом и сIBM РС. Единственная сфера беспроблемного обмена информацией между этими разнотипными ПК — это Internet.

Каждый из названных выше ПК обычно выпускается в настольной и портативной разновидности (ноутбуки). Ниже приводится краткое описание основных блоков и отдельных периферийных устройств ПК. Материал рассчитан на некоторую первоначальную подготовленность читателя.