Программные системы автоматизации ДОУ.

Управленческая документация является основой деятельности современной организации — в документах сосредоточивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели самодовлеющий характер и требуют собственных автоматизированных систем управления.

За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПК, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения — с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.

В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии ДОУ, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем — для небольших и средних по масштабам организаций.

Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем. Приведем некоторые из них:

- в организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т. д.;

- организации предстоит выработать и осуществить серьезным комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, определить порядок согласования документов, их утверждение и подписание и т. д., т. е. в конечном счете — оптимизировать систему управления;

- организациям при внедрении автоматизации ДОУ необходимо определиться в выборе одного из двух подходов, которые условно документоведы называют «российским» и «западным».

Традиционно российская технология работы с документами пред-полагает три уровня иерархии: руководитель организации — служба делопроизводства — исполнитель. Западные традиции связаны с персональной ответственностью исполнителя за документ и со-ответствующие решения по нему, поэтому содержат два уровня иерархии: руководитель высшего звена управления — исполнитель (менеджер).

Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированной и централизованно контролируемый «доархивный» документооборот. Технология ДОУ во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.

Традиции западного делопроизводства связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Регистрация документов производится непосредственно исполнителем, отсутствует централизованный контроль исполнения. Предметом регламентации в традиционных западных системах управления документами является систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно исходя из такой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами. Отсюда сложность использования технологий электронного документооборота в российском делопроизводстве на базе западных программных систем. Требуется соответствующая адаптация западных продуктов к российским условиям, сложившимся в течение столетий.

При выборе варианта автоматизации ДОУ организация-заказчик должна сделать выбор между двумя классами систем управления документами - Workflowи Groupware.

Оба класса систем ориентированы на автоматизацию коллективной работы в офисе. Вместе с тем при выборе методологии построения автоматизированной системы в конкретной организации следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.

Дело в том, что к системам типа Workflow относятся системы, ориентированные на автоматизацию работы целой корпорации (т. е. на совместную работу нескольких рабочих групп), поддерживающие четкое разделение по бизнес-процессам и маршрутизации работ в сети исполнителей. Применительно к документообороту это означает, что соответствующая документация жестко привязана к управленческим процедурам на основе распределения функций между сотрудниками управленческого аппарата. Документооборот в данном случае как бы накладывается на технологические процедуры управления. Системы типа Workflow более приемлемы дня крупных организаций и государственных структур.

К типу Groupware относятся системы, в которых отсутствует жестко заданная схемабизнес - процессов и которые предназначены для функционирования в небольшом коллективе — рабочей группе (5—100 чел.). Элементами Groupware являются электронная почта, база документов, коллективный органайзер.

Выбор организацией автоматизированной системы управления документами в конечном счете должен исходить из состава необходимых требований к предлагаемым на рынке программным продуктам, которые можно свести к следующим характеристикам:

- используемые технологии делопроизводства;

- соответствие основным задачам делопроизводства;

- функциональные характеристики систем (функциональная полнота, открытость и др.);

- программная реализация (поддержка распределенного режима и др.);

- стоимостные показатели.

Выше были кратко охарактеризованы технологии делопроизводства, базирующиеся на российской и западной традициях. Коснемся далее кратко характеристик программных систем соответствующего направления.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и организациях, они сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной структуре управления. Задача таких систем сводится к обеспечению сопровождения бумажного документооборота, снижению трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако данные системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов документирования и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным технологиям. К системам автоматизации ДОУ по данной технологии относятся:

- система ДЕЛО (продукт компании «Электронные офисные системы»);

- система «Золушка-\\'1!\и. Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).

В подпункте 7.8.4 будут подробнее представлены функциональные возможности систем ДЕЛО.

Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры сотрудников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач, в соответствии с ролью каждого работника в той или иной процедуре документооборота организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по структуре организации, т. е. по ее подразделениям и отдельным работникам.

К системам данного направления в Российской Федерации широко представлены следующие три класса автоматизированных информационных систем:

-системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: «Lan- Docs»— АО «Ланит»; OPTIMA—WorkFlow— компания «Оптима»; «Кодекс» — ГП «Центр компьютерных разработок»; «AquaDoc» — компания «Аквариус Консалтинг» и т. д.;

- системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологии LotusNotes: «СompanyMedia» — компания «Интер Траст»; «БОСС-Референт» - компания Ай Ти; «Эскадо» — ЗАО Интерпроком ЛАН и др.:

- русифицированные версии популярных западных систем: «Documentum 4i» — компания Documentum; «DOCSOpen»— компанияHummingbird»; «LotusDomino\ Notes»— корпорация IBN; «DocuLive»- концерн Siemens; «WorkEхpeditor»- корпорация Compaq и т.д.

Для сравнения далее в п. 7.8.4 и п. 7.8.5 приводятся характеристики двух программных систем — «ДЕЛО» и «БОСС-Референт», ориентированных соответственно на российские и западные технологии документирования и документооборота.