Хранение дел в текущем делопроизводстве.

С момента заведения и до сдачи в архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, дела помещают в закрывающиеся шкафы канцелярского типа корешками наружу. Шкафы должны обеспечивать сохранность документов, их пыле- и солнцезащиту.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях и только с разрешения руководителя. При этом в дело обязательно вкладываются точная заверенная копия документа и акт о причинах изъятия.

Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делаются с разрешения должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими отраслевыми инструкциями.

 

 

КАРТОЧКА- ЗАМЕСТИТЕЛЬ

на дело № ____________

Наименование дела ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________ Год ____________________

_____________________________________________________________________________________

 

Дата выдачи дела	Количество листов в деле	Расписка о получении дела	Отметка о возврате дела
дата	Подпись принявшего

 

в течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам своего учреждения.

При выдаче документа на его место помещается лист-заместитель (карточка-заместитель), в котором указывается вид документа, его номер и дата, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдается дело, в котором находится документ. На выданное дело оформляется карточка-заместитель (рис. 35), в которой указываются структурное подразделение, куда дело выдано, его номер, дата выдачи и возврата, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусмотрены графы для расписок в получении и приеме дела.

Папки с делами устанавливаются на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатыми друг к другу. Твердые папки хранятся вертикально, мягкие — горизонтально.

Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне на расстоянии примерно одного сантиметра от края папки. Если документ помещен в файл, карман должен находиться сверху.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность начальник канцелярии, секретарь, делопроизводитель. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив.

Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается ' момента их заведения в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче на хранение по окончании календарного ода, в котором они были заведены.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частности оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по ЛИЧНОМУ составу (кадрам).

Полное оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению юта-заверителя, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д.

 

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

АКТ

___________№____________

_________________________ УТВЕРЖДАЮ

(место составления) Наименование должности

О выделении к уничтожению доку- руководителя организации

Ментов,не подлежащих хранению (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

На основании _________________________________________________________________________

название и выходные данные перечня документов

_____________________________________________________________________________________

с указанием срока их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно- технической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ___________

название фонда

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела По номенклатуре или № дела по описи	Кол-во ед.хр.	Сроки хранения и номера статей пол перечню	Примечание

 

Итого ___________________________________________________ дел за __________________годы

цифрами и прописью

Описи дел постоянного хранения за _____________________________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________________________

наименование архивного учреждения

(протокол от ______________________ № _____________________________)

Наименование должности лица, проводящего экспертизу ценности документов

00.00.0000 (подпись) И.О. Фамилия

 

СОГЛАСОВАНО

Протолок ЦЭК (ЭК) от ______________________№ ___________________

 

Документы в количестве _________________________________________________________ ед. хр.,

весом_________ кг сданы в ____________________________________________________________

на переработку по приёмосдаточной накладной от «___»____ 20 __ г. № _____.

 

Наименование должности работника,

сдавшего документы

Дата _______________________ _______________ __________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены.

наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учётные документы

00.00.0 _______________ _________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ организации с участием структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива организации.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются частично, упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подлежат полному оформлению. Документы в них подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе (лист-заверитель) ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помешают в конверты, которые также подшивают вдело.

Для удобства использования документы постоянного и временного (свыше К) лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу за рамкой текста. В случае пропуска при нумерации листов дела к номеру, после которого начинается пропуск, необходимо добавлять буквы для пропущенных листов (например, 20а, 206 и т. д.). Если дело состоит из нескольких томов, каждый том следует нумеровать отдельно. Лист любого формата, подшитый за край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и прошитый за середину, нумеруется как два листа. Фотографии и другие иллюстративные документы нумеруются сквозной нумерацией на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые вдело конверты с надписями и вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов (см. форму внутренней описи на рис. 6.16)

Внутреннюю опись помещают в начале дела. Листы внутренней описи нумеруют отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (см. форму листа-заверителя на рис. 6.17).

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ________

 

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечания

 

 

ЛИСТ- ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №______

В дел подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________________________

____________________________________________________________________________ листов

цифрами и прописью

в том числе: литерные листы __________________________________________________________

пропущенные номера _____________________________ + листов внутренней описи

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

 

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Формат бумаги как для внутренней описи, так и для листа-заверителя — А4 (210 х 297 мм).

Обложки дел (рис. 6.18) оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72".

Форма обложки дел длительных сроков хранения включает следующие реквизиты: код государственного архива, код организации, наименование государственного архива, полное наименование организации и структурного подразделения, индекс деда по номенклатуре и номер тома (в случае разделения дела на тома), заголовок дела (в соответствии с номенклатурой), крайние даты (заведения и окончания дела), количество листов (цифрами), срок хранения, номер фонда, описи, дела по описи.

Надписи на обложках дел следует писать четко, тушью. Наименование архива, организации, структурного подразделения и заголовок дела пишут в именительном падеже.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный, муниципальный архив данные, размещаемые на обложке, уточняются и дополняются. К заголовку деда может быть составлена аннотация к помешенным в деле ценным с научной или исторической точки зрения документам. Могут быть также проставлены даты дела, количество листов, архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). Архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения. Архивный шифр дела, как правило, оформляется в архиве организации.

После завершения года надела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения службой ЛОУ организации при методической помощи архива составляются описи дел для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подразделений.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри архивного фонда и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Опись состоит из годовых разделов и составляется отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Приведем формы годового раздела описей дел постоянного, а затем временного (свыше 10 лет) хранения (см. соответственно рис. 6.19 и 6.20).

Кроме того, отдельно составляется опись на дела по личному составу (рис. 6.21). а также описи дел. состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (отчеты по НИР и ОКР. внедрения национальных стандартов и т. п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В организации описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы ДОУ при участии специалистов подразделений и методической помощи архива.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также получает свой номер. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел. предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архиве организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. А также дела по личному составу через год после завершению работы с ними в структурных подразделения. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

(подпись) Расшифровка подписи

00.00.0000

Фонд № _____________

ОПИСЬ № ____________

дел постоянного хранения

за _________________ год

____________________________________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (тома, части)	Примечание

В данный раздел описи внесено ___________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _____________________ по № _________________________________,в том числе:

литерные номера: _______________________

пропущенные номера: ___________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

 

Заведующий ведомственным

архивом (лицо, ответственно

за архив) Подпись Расшифровка подписи

 

ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК, Протокол ЭПК архивного

Наименование организации учреждения

от _________________ № ___________ от _______________№ _____________

 

 

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше Шлет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают в архив по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Росархивом. По истечении установленных сроков (от 5 до 7.5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов организаций в государственные архивы.

На основании хранящихся документов архив организации может выдавать архивные справки, копии и выписки из документов. Справки, копии, выписки из документов могут выдаваться только на основе письменного запроса.

Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих документов, утвержденных Росархивом.

 

Основные понятия об архивном хранении.

Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации сроками — в зависимости от категории организации и вида документов.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральным архивным агентством по согласованию с соответствующей организацией.

В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение согласно соответствующим нормативно-методическим документам.

Архивный фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и отраслевыми фондами. Временное хранение осуществляется архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их

Официальной регистрации, религиозных объединений и организаций, негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов).

Федеральное архивное агентство должно иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения, об условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Федеральным архивным агентством.

 

Передача дел в архив.

Структурные подразделения учреждения передают в архив дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки подразделений ДОУ. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе ДОУ учреждения или в структурных подразделениях В отдельных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в архив по описям или номенклатуре дел.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и

номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив структурными подразделениями. При обнаружении недостатков в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий архивом или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника структурного подразделения, их сдающего. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела производится отметка о его наличии.

В конце описи в каждом её экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, сдающего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

до передачи в государственный архив документы, подлежащие постоянному хранению, хранятся в архиве в течение следующих сроков:

-в архиве высших органов государственной власти и органов государственного аппарата — 15 лет;

-в архивах федерального подчинения — 15 лет;

-в архивах областного и окружного подчинения — 10 лет;

-в архивах городского и районного подчинения — 5 лет.

Материалы по личному составу хранятся в архивах 40 лет, записи актов гражданского состояния — 75 лет.

По истечении указанных сроков документы, подлежащие постоянному хранению, передаются в государственные архивы.

Передача дел на государственное хранение осуществляется по описям по истечении сроков хранения в архиве. Передача дел оформляется актом в двух экземплярах.