Средства хранения, поиска и передачи документов.

При большом объеме документации, обращающейся организации, вопрос о рациональном способе ее хранения является весьма важным.

В зависимости от конструкции средства хранения и поиска документов могут быть ручными, механизированными и автоматизированными, а в зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы:

* средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы;

* средства хранения и поиска стандартных информационных карточек.

Для хранения различного рода бумажных документов- текстовых и графических- используются конверты, альбомы, футляры, папки, секционированные полки и блоки, стеллажи, шкафы- регистратуры, сейфы и другие средства.

Широко используются для хранения документов произвольной формы папки разнообразных конструкций:

- папки без закрепляющих приспособлений;

- папки с завязками;

- папки с зажимами;

- папки - сшиватели и т.д.

Обычно с целью ускорения поиска нужного документа один из краев папки снабжается индикатором, характеризующим содержание информации в папке.

Папки с документами удобно хранить на полках специальных секционированных шкафах или на круглых полках шкафов- регистратур. Шкаф-регистратура имеет от одной до семи самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок.

Для хранения информационных карточек одинакового формата используются картотеки разного вида.

На практике применяется большое количество конструкций различных карточек: плоских, вертикальных, вращающихся и др.

В плоских картотеках карточки располагаются образом, чтобы один из краев последующей карты на 7-10 мм выступал из под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.

Вертикальные карточки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки используются для работы с картами учета документов в канцеляриях, бухгалтериях, отделах кадров, а архивах.

Вращающиеся картотеки - это вращающиеся барабаны, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Картотеки с вертикальной осью вращения обычно используют в справочных службах офисов, с горизонтальной осью- на рабочих местах сотрудников.

Элеваторная картотека представляет собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами к рабочему месту оператора. Вместимость элеваторных карточек высока- до 500 тысяч карточек.
Роторные карточки содержат повторные полки- секции с лотками для документов. Они напоминают вращающиеся барабанные картотеки, но управляются автоматически- по набранному на пульте управления адресу к пользователю подводятся нужный лоток. Вместимость роторных карточек составляет 10-75 тысяч штук карточек.

Из всех используемых на практике систем хранения документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

Микрофильмирование - это получение фотографическим путем на специальном носителе уменьшенных иногда в сотни раз микрофотокопий документов- оригиналов.

Основное назначение микрофильмирования- обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз, облегчить процедуру поиска документов,обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов.

Транспортирование документов между служебными помещениями организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др. средств.

В условиях регулярного перемещения больших объемов документации используются автоматизированные транспортные средства: тележки, конвейеры, лифты. Чаще других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Тросовый конвейер наиболее прост по устройству: перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе. Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший угол подъема- 20 градусов. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута.

Лифтовые транспортеры применяются для вертикального перемещения документов

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе.