Регистрация документов, формы регистрации.

Регистрация и индексация документов

Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:

первый — проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй — заполнение соответствующей регистрационной формы.

Регистрация документов — это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт ах создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них — присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые — внутренние и отправляемые, документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

Индексация — это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указываю щах место создания (исполнения) и хранения документа.

Индекс входящего и создаваемого документа состоит из номера структурного подразделения (например, 03), номера дела по номенклатура (например, 08) и регистрационного (порядкового) номера самого документа (например, 123): индекс документа — 03-08/123.

При индексации документов в бесструктурном учреждении номер структурного подразделения отсутствует, и тогда индекс документа будет, например, 08/123.

При индексации жалоб, заявлений и предложений индекс документа может быть дополнен первой буквой фамилии автора документа, например, К 12-Л.

Приказы по основной деятельности и по личному составу индексируются отдельно, причем приказы по личному составу имеют буквенное обозначение.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов приказы по личному составу имеют разные сроки хранения:

· приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках хранятся 5 лет;

· приказы о приеме, увольнении, переводе, изменении фамилии хранятся 75 лет.

Из этого следует, что эти две разновидности приказов следует формировать в разные дела и соответственно вести раздельную регистрацию. Если сотрудники организации регулярно выезжают в командировки, то целесообразно эти приказы формировать в отдельное дело с самостоятельной регистрацией. Таким образом, приказы по личному составу могут составлять несколько регистрируемых массивов, и им нужно будет присваивать отличные друг от друга регистрационные номера, для этого к порядковому номеру приказа в пределах календарного года удобнее всего добавлять соответствующие буквы. Например:

· приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) — № 01 л/с;

· приказы по личному составу (отпуска, взыскания) — № 01-о;

· приказы по личному составу (командировки) — № 01-к.

Допускается дополнять регистрационный индекс другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. В качестве дополнительных обозначений в регистрационный номер может входить код вопроса по тематическому (предметно-вопросному) классификатору, код подразделения, в которое направлено обращение на рассмотрение, дополнительные коды в регистрационном номере проставляются при регистрации обращений, а также после рассмотрения их руководителем и вынесения резолюции.