Формы регистрации документов

документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах — традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или Аб. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь может отмечать даты поступлению или исполнении документа (рис. 24).

Карточки могут иметь различную цветовую гамму: каждый вид документа регистрируется на карточке определенного цвета.

Преимуществ в карточной формы регистрации:

1. карточки можно располагать в таком порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документа;

2. обеспечивается однократность регистрации: на каждый документ можно оформить столько экземпляров карточек, в скольких подразделениях он будет обрабатываться. Это исключает необходимость повторной регистрации документа в структурном подразделении;

3. одновременно с регистрационной оформляется в случае необходимости контрольная карточка;

4. регистрацию документов могут вести сразу несколько сотрудников.

5.

Регистрационные карточки помещают в картотеки, которые позволяют осуществлять накопление, хранение и корректировку информации о документах, давать ответы на запросы, вести контроль, регулирование, координацию работы с документами в организации.

Имея несколько экземпляров карточки, их можно помещать в различные картотеки: регистрационные, контрольные, справочные.

Содержание регистрационной карточки заключается в следующем (рис. 25). Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнении документа; на ней отмечается дата исполнении документа. Если нанесены только нечетные числа, то срок исполнении документа должен отмечаться днем раньше, если этот срок приходится на четное число.

Графа «Краткое содержание» заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа — при регистрации писем указывается заголовок к тексту документа.

 

2. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1.Контроль	3.Получение документа		4. Регистрация	Срок продлен
индекс	дата	РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА	индекс	дата
01-07/937	06.08.2007	02/4346	07.08.2007
Корреспондент (адресат)   Акционерное общество «МОНИНО» 6.
6.Вид документа и его краткое содержание   Письмо   О поставке металлопроката для оплаты за электроэнергию.   В.Н.Егоров
7.Резолюция   Сапову В.В.,Румянцеву С.Ю.- Ваши предложения. 07.08.2007   Серебряников.
8.Передача на исполнение	Дата	Подпись	Отм.о возврате
9.Сведения о движении и исполнении документа- ответ	Дата	Подпись
10.Исполнения документа     Направлен____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ №___________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ За подписью_____________________________ от «___» _________________20___ г._____________________ Снят с контроля «____» ________________20___ г.__________________________________________________ (подпись)   Подшит в дело № __ том ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________   11. Фонд № _________________ Опись № _____________________________________ Дело № ____________

 

Рис.Регистрационная карточка формата А5

 

 

№ док-та	Дата док-та	Дата поступ.	Вход.№
Корреспондент	№ дела
Кому
Краткое содержание   Кол-во листов
Резолюция	Срок исполнения	Расписка и дата
Исполнитель
Исполнитель	Дата	Исх.№
Кому	№ дела
Кем подписан
Краткое содержание     Кол-во листов
Рассылка	Расписка и дата

 

Рис. Регистрационная карточка формата А6

 

Графа «Автор» (корреспондент) - при регистрации поступаю­щего документа записывается наименование организации (лица) автора документа; при регистрации отправляемого документа ука­зывается, куда направляется документ. Допускается сокращенное наименование организации.

«Дата документа» - указывается дата документа, проставленная организацией -автором.

«Индекс документа» -указывается индекс документа, присвоенный организацией автором.

«Дата поступления» - переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении документа в организацию).

«Регистрационный номер» переносится из регистрационного штампа о поступлении); это - порядковый (регистрационный) номер входящего документа, присвоенный ему организацией-получателем.

«Резолюция» — переносится из документа, указывается автор, содержание и дата резолюции.

«Срок исполнения» — проставляется в соответствии с нормативными документами, если срок типовой, или берется из резолюции, если срок индивидуальный.

«Отметка об исполнении» — краткая запись решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе, — или дата и индекс ответного документа.

«№ дела» — индекс дела по номенклатуре дел, куда будет помещен документ для дальнейшего хранения и использования.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов:

«Расписка в получении», «исполнитель и номер его телефона», гриф (пометка) ограничения доступа к документу, наличие приложений, срок хранения документа, вид передачи документа (факс, почта).

Регистрационные карточки служат основой для создания информационно-справочного аппарата организации. После оформления регистрационная карточка помещается в картотеку, которая может быть вертикальной, подвесного хранения, вращающаяся, автоматизированная. Чаще используют вертикальные картотеки, в которых карточки с помощью разделителей разбивают на отдельные группы. Картотека разделена на две части: неисполненные и исполненные документы. Картотека на неисполненные в свою очередь делится на группы: карточки на поступающие, внутренние и отправляемые документы, которые внутри разделов располагают по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки перемещают из первой части картотеки во вторую.

Чаще других в организациях используются сроковые картотеки, в которых регистрационные карточки помещают в картотечный ящик с 33 подвижными разделителями: 31-й разделитель — число дней в месяце; за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц; за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы. В конце месяца (за два-три дня до начала следующего) карточки, которые находятся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

Форма журнала регистрации поступающих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступающего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении

Форма журнала регистрации отправляемых и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Форма журнала регистрации документов

с грифом ограничения доступа к документу

(ДСП, КТ, конфиденциально)

Номер (индекс) документа

Дата регистрации

Дата и индекс поступившего документа

Откуда поступил или куда направлен документ

Краткое содержание

Количество листов

Количество экземпляров

Исполнитель

Примечания

Рис.Формы журналов регистрации документов

Недостатки журнальной формы регистрации:

1. нужно вести сразу несколько журналов: отдельно для поступающей, внутренней и отправляемой документации, приказов по основной деятельности и по личному составу, для жалоб;

2. нарушается основной принцип регистрации — однократность, так как документ регистрируют в каждом структурном подразделении;

3. поиск информации необходимо вести сразу по нескольким журналам, так как инициативный документ зарегистрирован в одном, а ответный — в другом журнале.