Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений) инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально- технического обеспечения, научно- технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации- автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесение м всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа- Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально- техническими и финансовыми средствам и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «чем?», например:» создании филиала общества в г. Твери», Об изменении устава общества». Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативных правовой акт вышестоящей организации лили документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название дата, номер: соответствии с Национальным планов проверки налогоплательщиков на 1999 г, согласованными с департаментом налоговой полиции России 12.01.2001 и утвержденным Госналогслужбой России 18.01.2001г.

ПРИКАЗЫВАЮ».

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнения возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются уели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа: связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ».

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «Приказываю», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. Последний пункт приказа это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТОВ «Связьинвест».

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по документационному обеспечению деятельности фирмы.

При составлении проекта приказа необходимо:

- увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

- намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

- обеспечивать юридически правильно 9однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

- указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которыхвозлагается контроль за исполнением приказа;

- указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой- либо совей части.

Проекты приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.

В тексте проекта нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того де понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на правом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного ли аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в советующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)».

На самом приложении в правом верхнем услуг правого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказы или пункту приказа относится приложение:

 

Приложение 1

к п. 2 приказа генерального директора

От 14.06.2001 № 86

 

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должно быть единая нумерация страниц для осинового текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распоряжение- это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную часть.

Указание- это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В делом указания составляются и оформляются аналогично приказа, но ключевыми словами в тексте указания могут быть:

«ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ»- в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с уголовнымрасположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита. Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт- Петербурга.

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку. Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, а которой раскрываются уели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктов распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

 

 

Тема 2.3. Информационно – справочные документы.

Тема 2.3.1. Назначение, функции и использование информационно – справочных документов.

Назначение информационно – справочных документов, их функции.

Использование ИСД (как вспомогательных документов) при заполнении УФ первичной бухгалтерской документации, оформлении денежных документов

 

План.

1. Назначение и состав информационно – справочных документов.

2. Составление и оформление информационно – справочных документов.

3. Назначение и состав информационно – справочных документов.