Понятие «информационные технологии» в электронном документообороте и их классификация.

Информационные технологии (ИТ, от англ. Informationtechnology, IT)- широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называю т ИТ- специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНИСКО, ИТ- это комплекс взаимосвязанных научных технологических инженерных дисциплин, изучающих методов эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и метод организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всеми этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1)В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

2)Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное ранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, помощью программы Проводник.

3)Не менее важная задача электронного документооборота- это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их использования. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4)Уровень автоматизации электронного документооборота существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет отработать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, без данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5)Документы, поступившие в организацию по каналам эл. Почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ- систем оптического распознания символов OCR(opticalcharacterrecognition). В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки.

10. Технология без данных в электронном документообороте: назначение, содержание, место.

 

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно- информационной работы использования технология без данных. Также технология без данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их использования, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно- методических документов определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Accessпакета MSOffice.Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.