Средства для составления документов.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.

Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом:

- автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.

На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный. В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:

-стандартные механические и электромеханические;

-стандартные электронные со строковым дисплеем и без него.

В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать.

Канцелярские механические машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов. Среди отечественных пишущих машин можно назвать машину «УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматическое передвижение и переключение красящей ленты.

Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Назовем среди отечественных пишущую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С» представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.

В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых документов.

Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника – от диктофона (по сути представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например система «Аллегро STC-L132» и др.) позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Однако традиционная техника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

3 Персональный компьютер – основной инструмент совершенного делопроизводства.

До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DEC-совместимые компьютеры ставшие раритетами (диалоговые вычислительные комплексы ДВК-1 – ДВК-4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 и др.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.

Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (InternationalBusinessMachineCorporation):

- IBM PC XT (Personal Computer extended Technology);

- IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) намикропроцессорах (МП) 80286 (16 –разрядные);

 

- IBM PS\2 8030 PS\2 8080 (PS Personal System, всекроме PS\2 8080 – 16-разрядные, PS\2 8080 – 32-разрядные);

- IBM PC на МП 80386 (32-разрядные);

- IBM PC на МП Pentium и PentiumPro (64-разрядные).

Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), HewlettPackard (HP), Dell, Dec, а так же фирмами

Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner.

Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютерные фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (DigitalEquipmentCorporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2- е место.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

Передача документа на расстоянии любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки- отчеты по документообороту);

Перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК,- редактирование текста документов.

На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это такие программы, как Word и Лексион.

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами- переносить части текста: из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает; замене слов при частом повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновки его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. и т.

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число ПК, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным к секретарю, экономисту, менеджеру.

При малых познаниях в области использования ПК впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении На рынке прикладных офисных программ продуктов наиболее популярными являются пакеты MicrosoftOfficeProfessionalforWindows 95 и MsOffice 97;

Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия c Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (MsOffice, например) имеют русифицированные версии, что на первых парах существенно облегчает работу неопытному пользователю.