Концепция электронного документа

Для эффективного управления процессами на предприятиях и в организациях необходима эффективная система электронного документооборота.

Документы являются основным информационным ресурсом предприятий и организаций.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятий и позволяет оперативно управлять производственными процессами на предприятии.

В настоящее время применяется как традиционное делопроизводство (на бумажных носителях информации), так и электронный документооборот. Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов делопроизводства.

Комплексное решение по организации электронного документооборота на предприятии обеспечивает система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО поддерживает как традиционную организацию делопроизводства, так и электронный документооборот.

FossDoc - Система электронного документооборота. Система электронного документооборота — типовое решение платформы FossDoc, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров и рода деятельности.

Основным понятием системы электронного документооборота является электронный документ.

Электронный документ – совокупность данных в памяти компьютера, которая включает текст, рисунки, таблицы, чертежи и т.д. и предназначена для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

Статус электронного документа закреплен Постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 N 1494 "Об утверждении правил обмена электронными документами».

Электрнонный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

К обязательным реквизитам электронных документов относится электронная подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) применяется для подписи электронных документов как физическими, так и юридическими лицами с целью придания документу юридической силы.

Понятие электронного офиса

К офисным задачам можно отнести следующие:

· делопроизводство;

· контроль исполнения документов;

· составление отчетов;

· поиск информации;

· ввод и обновление информации;

· составление расписаний;

· обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

· обработка входящей и исходящей информации;

· сбор и последующий анализ данных;

· хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· персональные компьютеры, объединенные в сеть;

· печатающие устройства;

· средства копирования документов;

· сканер;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают элек­тронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

· на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;

· на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реаль­ного времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложе­ний, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

Назначение интегрированных офисных пакетов — обеспечить со­трудников офиса и предприятия широким набором средств для по­вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

 

Пример интегрированного офисного пакета (Microsoft Office).

Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

· Word — текстовый процессор;

· Excel — табличный процессор;

· Access — система управления базами данных;

· PowerPoint — система подготовки презентаций;

· Outlook — менеджер персональной информации;

· FrontPage — редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

· PhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;

· Publisher — настольная издательская система;

· Small Business Tools — специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

· Internet Explorer — браузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word — это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Excel — табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи­ческой и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся:

· создание и редактирование электронных таблиц;

· создание взаимосвязанных табличных документов;

· ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

· структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

· построение диаграмм и графиков различных видов;

· создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлече­нием информации из внешних баз данных;

· разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

· оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчёты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Access — система управления базами данных. На сего­дняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook - менеджер персональной информации, предо­ставляющий следующие возможности:

· обработка сообщений электронной почты;

· планирование встреч и собраний;

· управление контактами и задачами;

· доступ к документам, хранящимся в личных папках, и докумен­там, размещенным, на локальных и сетевых дисках.

Microsoft PowerPoint — система подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т. д.

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функ­циональному наполнению на следующие классы:

· текстовые редакторы;

· текстовые процессоры;

· настольные издательские системы.

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т. е. изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII — American Standard Code for Information Interchange — Американский стандартный код для обме­на информацией).

Текстовые редакторы позволяют:

♦ набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

· вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов;

· сохранять набранный текст, печатать текст на разных тинах прин­теров стандартными программами печати одним шрифтом в пре­делах документа.

К этой же категории относятся Турбо-редакторы, которые предо­ставляют удобные инструментальные средства для создания, компи­ляции, отладки и выполнения программ на языках программирования (например, Паскале).

Текстовый процессор — это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образу на экране.

Среди функций текстовых процессоров можно выделить:

· форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользо­вателем, сразу находят отражение в документе;

· возможность предварительного описания структуры будущего документа, в этом описании задаются такие параметры, как вели­чина абзацных отступов, гарнитура и размер шрифта, располо­жение заголовков, междустрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. д.;

· возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

· возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отобра­жением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

· возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

· возможность автоматического составления оглавления и указателя.

Настольные издательские системы (НИС) не являются более совер­шенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы, по сути, являются инструментом верстальщика. Они предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.

НИС отличаются от текстовых процессоров тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых про­цессоров, например, сжатие и растяжение строк; вращение текста, об­текание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.

Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изда­ниями документов со сложной структурой типа иллюстрированно­го журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress, PageMaker. Такие дорогие и сложные в освоении систе­мы вряд ли целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно используются для создания инфор­мационного бюллетеня или простого рекламного буклета. Пакеты дан­ной категории ориентированы на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего вре­мени. К НИС начального уровня можно отнести Microsoft Publisher, Pageplus.

Приложения Microsoft Office 2007проектировались для совместной работы, поэтому имеется возможность объединить текст из Word с таблицами Excel и формулами из Mіcrosoft Equation 3.0 и так далее. Существует несколько способов использования данных, созданных одним приложениям, в другом приложении.

Для совместного использования данных приложениями Microsoft Office применяются следующие технологии: статическое копирование; внедрение и связывание объектов.

Импорт данных. При импорте данные из документа источника (созданного в одном приложении) копируются в документ получатель (созданный в другом приложении). Копирование осуществляется при помощи фильтров, которые представляют собой программу, которая преобразует данные из одного формата в данные другого формата. Приложения Microsoft Office 2007 имеют большой набор различных фильтров.

Связывание и внедрение (OLI) - один из эффективных способов обмена данными между приложениями Microsoft Office. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект – это данные (объект), созданные в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это данные (объект), вставленные в файл. Внедренный объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан.

Копирование, связывание и внедрение можно осуществлять при помощи буфера обмена. Для этого необходимо данные скопировать в документе - источнике, а затем в документе - получателе выполнить команду Правка - Специальная вставка и выбрать параметр Связать или Вставить.

Второй способ связывания и внедрения объектов осуществляется при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка.