Контрольна розмітка найкращої практики

Однією з найбільших проблем для компанії є порівняння її роботи з роботою інших організацій. У багатьох випадках рішення, спрямовані на підвищення продуктивності праці, повинні бути детально прорахованими. Так, наприклад, не має сенсу просто вирішити зменшити відсоток втрат чи скоротити час доставки, якщо ви не маєте уявлення, на скільки ви хочете їх зменшити чи скоротити. Тому все більше компаній, щоб отримати інформацію для порівняння з іншими організаціями найкращої практики ("best practice benchmarking'}.

Принцип такої розмітки простий: якщо ви бажаєте поліпшити певний аспект роботи вашої компанії, знайдіть іншу компанію, у якої те, що ви прашете виправити, вдається дуже добре, і вважайте її показник за контрольний.

Контрольна розмітка (яка також застосовується для порівняння ефективності різних відділів однієї компанії) не має нічого спільного ні з клонуванням чужого успіху, ні з промисловим шпіонажем. Мета ставиться подвійна: навчитися краще працювати і прорахувати імпульс, який спричинять дана ініціатива або рішення.

Скажімо, виробниче об'єднання, занепокоєне термінами доставки своєї продукції, може зібрати інформацію про власний автопарк і порівняти ці дані з даними компанії, котра спеціалізується на перевезеннях. Таким чином, виявляться відмінності між даною організацією та організацією, що є лідером в цьому виді діяльності. А оскільки ці дві компанії не є прямими конкурентами, отримати дані буде неважко.

Контрольна розмітка найкращої практики також може стати першим кроком до розвитку інших можливостей. Якщо виявиться, що власну схему перевезень годі покращити до рівня, який пропонує спеціалізована компанія, ми отримаємо цінну інформацію для можливого подальшого передоручення цієї діяльності.

БОРОТЬБА З ІНФОРМАЦІЙНИМ ПЕРЕВАНТАЖЕННЯМ

Найбільшою проблемою, з якою стикається зараз керівництво, є не нестача інформації, а навпаки: її надмір. Врахуйте наступне:

• Щоденне число "Тайме" зараз вміщує стільки інформації, скільки пересічна людина 17-го сторіччя не отримувала впродовж усього свого життя.

• За останні ЗО років було вироблено більше інформації, ніж за попередні 5000 (щодня входять друком близько 1000 книг).

• Загальний обсяг друкованих матеріалів подвоюється кожні п'ять років — процес прискорюється.

118 УСЕ ПРО МЕНЕДЖМЕНТ: Ключові управлінські рішення

• Упродовж наступних кількох років цифрова техніка, котра зараз перебуває в зародковому стані, матиме ще більший вплив.

Не дивно, що всі ми плаваємо — і тонемо — в інформаційному морі. Психолог др. Дейвід Льюїс вважає:

"Мати надто багато інформації так само небезпечно, як і мати й надто мало. Поряд з іншими проблемами ця може спричинити параліч аналізу, утруднюючи знаходження правильних розв'язків та прийняття кращих рішень"⁵.

Інформаційний надлишок

Останні дослідження показують, що перевантаженість інформацією є зараз найголовнішою проблемою багатьох менеджерів. У листопаді 1996-го агентство "Reuters" опублікувало результати опитування, які свідчать, що потік даних душить бізнес і спричиняє психічні та фізичні хвороби працівників. Проблема ускладнюється слабкою інформаційно-технічнною підготовкою персоналу та неспроможністю багатьох організацій запровадити адекватні політику і процедуру для обробки інформатизації.

Опитування, в котрому взяли участь понад 1200 менеджерів з усього світу, засвідчує, що кожен четвертий з опитаних вважає, що стан його здоров'я погіршився через ті обсяги інформації, з якими доводиться мати справу (хоча половина з них погодилися, що велика кількість даних є необхідною для успішного виконання роботи). Близько 48-и відсотків опитаних також передбачають, що розвиток Інтернету впродовж двох наступних років ще більше загострить цю проблему.

Наслідком надлишку інформації, як зазначається у коментарі, будуть уповільнення темпу дій та часові втрати, що відвертатимуть увагу від основної роботи, спричинять затримку важливих рішень, напругу між співробітниками і втрату задоволення від праці. Багато з опитаних також ствердили, що інформаційні перевантаження призводять до сильних хворобливих стресів та розриву особистих стосунків.

Такі відкриття не можуть не турбувати. Але чому інформація зненацька стала такою проблемою?

На думку Пола Водінґтона, керівника служби маркетингу компанії "Reuters Business Information", до цього спричинилися два фактори. Один з них, — каже він, — це величезне зростання обсягів інформації, що надходить як із зсередини самої компанії, так і ззовні — від покупців, постачальників та від інших джерел, включаючи засоби масової інформації. Водночас, ми стикаємося з вибухом технологій поширення даних, масштаби якого людство намагається осягти. В результаті інформація напливає на нас звідусіль.

Дарі, всюди дані.. 119

^; "Ми звикли, що є лише внутрішні розпорядження та наради. Тепер же доводиться мати справу з електронною поштою, Інтернетом та цілою масою інших речей. Колись були можливості якось фільтрувати інформацію, а тепер Ті стільки, що робити це далі вже немає змоги".

Більше того, деякі організації, як вважає автор, зрозуміли всю масштабність цієї зміни.

"Приймаючи рішення, працівники відчувають на собі тиск, який частково є наслідком загострення конкуренції та затяжного скорочення обсягів робіт і перевиробництва. Часто вони мають стільки інформації, що навіть не знають, що з нею робити. З іншого боку, вони хвилюються, щоб їхні конкуренти не набули кращої чи свіжішої інформації".

Обстріл

Деякі менеджери нарікають на навмисний саботаж співробітників своєї організації, котрі підкидають їм непотрібну інформацію і тим відривають від роботи. Як правило, це набуває форми потоку електронних повідомлень, які мають дуже мало або не мають зовсім цінності для організації, а натомість, закупорюють інформаційні канали і марнують час тих, хто намагається все це прочитати і дати відповідь. Др. Льюїс зазначає:

"Нам, звичайно, траплялися нарікання щодо "обстрілу", до котрого засуджують деяких осіб, їх навмисно відокремлюють від світу і з усіх боків розстрілюють повідомленнями — через Інтернет, наприклад, — просто, щоб ускладнити їм життя".

Інформаційні шлюзи

У багатьох організаціях проблема інформаційного перевантаження постає через безлад у функціонуванні служб, котрі в першу чергу відповідають саме за управління інформацією: відділів кадрів (HR), відділів зв'язків з громадськістю (РК), бюро інформаційних технологій (IT). В результаті, багато організацій нагадують зону бойових дій, де керівники перебувають під постійним вогнем нових і часто непотрібних повідомлень.

Коментар д-ра Льюїса:

"Багато компаній, коли йдеться про управління інформаційним потоком, все ще перебувають, ніби в глухому середньовіччі, намагаючись спілкуватися про все і з усіма. Інколи керівник розсилає свою інструкцію 2000-м співробітників, аби лише продемонструвати власну значущість".

120 УСЕ ПРО МЕНЕДЖМЕНТ: Ключові управлінські рішення

Результати іншого опитування, опублікованого в "Business Intelligen-се"Ш, вказують на те, що саме од відділів кадрів очікують вирішення цієї проблеми. За даними опитування, в якому вивчалися стратегії управління внутрішніми комунікаціями, 35 відсотків організацій вважають, що функції інформаційного шлюзу повинен взяти на себе відділ кадрів (HR). І лише 25 відсотків асоціюють це завдання з відділом громадських зв'язків (РК).

Усвідомлення інформаційного буму як потенційної загрози для самопочуття співробітників робить цю проблему першочерговою. Др. Льюїс, погоджується з цим, однак вважає доцільнішим крос-функціональний підхід:

"Я думаю, що це проблема відділу кадрів, оскільки вона пов'язана з персоналом, але її слід вирішувати спільно з іншими відділами, зокрема відділом інформаційних технологій (IT)".

"Це насправді, начебто, інтерфейс між людським мозком і технологією. Інформація не е знанням, доки вона не опрацьована людським мозком. Знання можна визначити як інформацію, в якій рівень невизначеності зведено до мінімуму. Але надто великі обсяги інформації насправді сприяють збільшенню невизначеності, і це призводить до стресів".

Вирішення проблеми

Як повинне діяти керівництво, знаючи, що інформаційне перевантаження забирає чи не найбільше робочого часу у їхніх підлеглих?

Пол Водінґтон з агентства "Reuters" вважає, що краще розробити ефективну технологію розподілу інформації та різноманітні процедури інформаційного менеджменту, аніж застосовувати звичні дискримінаційні підходи. Автор вважає, що дотримання певних стандартів електронного повідомлення, наприклад, таких, які визначають, що за інформація і кому надходить, може значно зменшити кількість несанкціонованих електронних листів:

"Зараз нікого не дивує, коли менеджер отримує до 60-ти електронних повідомлень за день. І краще вже думати наперед, скільки з цих 60-ти повідомлень варто відсилати, ніж потім змушувати людину вирішувати, на які з повідомлень відповідати а які іґнорувати".