Інструментарій для прийняття рішень 67

Використовуючи діаграми руху, треба враховувати кілька моментів:

• Чи є в цьому процесі такі кроки, які можна було б опустити задля збереження часу і коштів?

• Чи існує результативніший спосіб організації ходу подій?

• Чи вимагає цілий процес реорганізації через свою застарілість?

• Чи варто його відмінити взагалі?

ПРОЦЕС СКЛАДАННЯ КАРТ ("ҐРУНТОВКА")

Інша техніка, яка може бути використана для розуміння процесу, — це т.,зв. "ґрунтовка". Цей засіб описав менеджер-консультант Нейл Ґласс у своїй книзі "Майстерклас із менеджменту"

Він корисний для простежування, що ж насправді трапилось у виробничому процесі. Коли менеджери намагаються пояснити перебіг справ у організації, вони, фактично, не виконують завдань, оскільки часто зупиняються на поясненні, як робота мусила би бути виконана, замість того, щоб пояснити що ж насправді трапилося. Як результат, вони часто пропускають суть проблеми чи ключові ділянки, де можна було б зробити покращення.

'"Ґрунтовка" — це спосіб, у який можна точно зобразити перебіг процесу Звичайно він полягає в інтерв'юванні людей, які виконують роботу на кожній окремій ділянці, для того, аби зрозуміти головні напрямки їх діяльності, інформаційні потоки та зв'язки між ними. Чернетка процесу може бути намальована на аркуші паперу.

Наступний крок — приколоти довгий шматок сірого паперу - як правило, чотири чи шість метрів завдовжки, — та розпланувати процес за допомогою клейких папірців "Post-it", простих аркушиків паперу та ключових документів. Потім люди, яких попередньо інтерв'ювали, запрошуються оглянути ті частини процесу, за які вони відповідають, щоб перевірити, як дотримано точності їх описів у конструкції.

Коли цей крок завершено, люди, включені у процес або якоюсь мірою за-торкнуті ним, запрошуються, аби "пройтись по ґрунтовочній моделі". Мимохідь додають пропозиції покращення на клейких аркушиках "Post-it". Коли і це завершено, залишається без помилок перемалювати діаграму.

Привабливість цієї техніки полягає в тому, що ідеї покращення випробовуються шляхом оцінки нового процесу ще перед тим, як безповоротні остаточні рішення прийняті.

УЯВНІ СХЕМИ

Цс спосіб одночасно репрезентувати багато різних компонентів складної проблеми. Винайдений психологом Тоні Бузаном, він може допомагати ґенерувати ідеї або запам'ятати складні системи та концепції. Це також прекрасний інструментарій для передавання складних ідей іншим.

68 УСЕ ПРО МЕНЕДЖМЕНТ: Ключові управлінські рішення

Головний принцип простий. Менеджер бере центральну ідею, проблему чи спірне питання та пише його в центрі великого аркуша паперу. Ідеї, ініційовані центральною, зображаються за допомогою серії ліній, що виходять з центру, відтак другорядні ідеї чи питання, які випливають уже з цих, — таким чином, перед нами з'являється зображення уявної схеми, подібної на павутиння чи на кореневу систему алгоритму, де лінії розходяться у всіх напрямках до країв паперу.

Такі карти дають можливість зламати традиційні, лінійні способи міркування над проблемами. Перемішане, плутане змалювання ідей звільняє людей від потреби ґрунтувати на чомусь їхні думки чи покладатись на попередню логіку. Це дозволяє їм наблизитись до проблеми буквально з чистим аркушем паперу.

Фактично, сила цього знаряддя в тому, що воно абсолютно не струк-турований. Той, хто користується ним, може піти в будь-якому напрямку та перескочити на інший, як тільки це спаде на думку. В багатьох випадках складання такої схеми ідей є графічним еквівалентом до методу "мозкової атаки", коли група людей бере проблему та пропускає через неї усі можливі думки, що раптово приходять у голову.

Як у випадку "мозкової атаки", так і у випадку схеми ідей, якщо немає безладу, то не буде й порядку.