Розвиток навичок правильного поводження з інформацією

Для окремих менеджерів найкращим способом захисту від інформаційного перевантаження є розробка навих більш ефективних способів перерозподілу даних. Розвиток навичок правильного обходження з інформацією — це більше, ніж просто чутлива тактика прийняття рішень, це метод, що дає змогу не "втонути" у великих обсягах даних, з якими доводиться мати справу менеджерам.

Дані, всюди дані... 121

Др. Льюїс підкреслює пріоритетність пошуку нових способів навчання:

''Люди потребують навичок обходження з інформацією на індивідуальному рівні. Більшість із них мають дуже слабкі навички навіть, коли гідеться про читання: вони набуті ще в школі, коли читалося вголос. Читаючи, ці люди все ще промовляють написані символи — інколи ви паніть можете бачити, як ворушаться їхні губи. Це найбільша перешкода на шляху ефективного управління інформацією, їм потрібно навчитися читати зовсім по-іншому, ставлячи собі питання і проглядаючи данні доти, поки не буде знайдено відповідь".

Автор також вважає, що не завадить поліпшити і навички писання.

'Вищі керівники могли б багато чого навчитися, працюючи як журналісти. Писати складно набагато легше, ніж писати просто".

Працівники, відповідальні за прийняття рішень, можуть істотно ви-граги, розвиваючи згадані навички. Вони б навчилися:

• ставити правильні запитання, аби звузити потік даних, необхідних для прийняття рішення (проста ловля на вудку замість неперебірливого тралення);

• аналізувати достовірність джерела;

• аналізувати самі дані і виокремлювати корисне;

• уникати упереджень.

Щоправда, такі рішення можливі лише для тих організацій, що опти-мізують власні інформаційні канали з метою ефективного інформування саме тих, хто цього найбільше потребує.

Деякі компанії, що спеціалізуються з внутрішньої комунікації, проводять консультування тих організацій, котрі вирішили змінити стиль своєї роботи. Наприклад, компанія ITEM Group нещодавно запровадила нову послугу, розраховану на роботу з клієнтами і визначення найкращої стратега інформування. Дейвід Джеймс, консультант фірми ITEM, зазначає:

"Багато компаній запровадили електронні інформаційні мережі, аби полегшити внутріорганізаційну комунікацію, але незабаром переконалися, що за відсутності налагодженого інформаційного менеджменту ці системи лише ускладнюють ситуацію. Ми допомагаємо клієнтам інтегрувати інформаційні системи на зразок Інтранету та електронної пошти з традиційними формами внутріорганізаційного спілкування".

Наприклад, у деяких компаніях прийняте рішення про використання електронної пошти лише для передачі оперативної інформації. Пропонуються шаблони та тренінґи, що дають змогу менеджерам опанувати мистецтво укладання ефективних, чітких повідомлень, з яких ясно випливатиме, що саме слід робити. Деякі великі мережі супермаркетів за-

122 УСЕ ПРО МЕНЕДЖМЕНТ: Ключові управлінські рішення

проваджують посібниками, що реґламентують усі форми комунікації аж до використання систем нагромадження даних.

"НАСТІЛЬНА ДЕМОКРАТИЗАЦІЯ"

Більшість дослідників вважають, що доступність новітніх інформаційних технологій, можливість кожного користуватися електронною поштою і, таким чином, вільно спілкуватися з будь-ким в організації, веде до демократизації кожного окремого робочого місця. Як зазначає Джеймс:

"Так звана демократизація робочого місця означає, що тепер кожен може писати і посилати повідомлення, чого не було раніше. Це вимагає нових підходів".

Джеймс вважає, що на найвищому, стратегічному рівні значно допомогла б сегментація повідомлень — процес, що включає ясне розуміння інформаційних потреб тієї чи іншої аудиторії та дають змогу зекономити час на обробку непотрібної інформації. Іншими найпростішими кроками в даному напрямку могли б бути такі:

• набуття навичок відокремлення первинної інформації (що є важливою для прийняття рішення або розв'язання задачі) від вторинної, котра не стосується справи, якою б цікавою вона не була;

• забезпечення більш ефективного попереднього аналізу і фільтрування інформації у такий спосіб, щоб менеджери отримували лише ту інформацію, яка потрібна їм для роботи;

• розвиток навичок комунікації та представлення інформації з метою відокремлення поттрібної від зайвої та ефективного пошуку необхідних даних;

• розробка точних рекомендацій щодо оптимального використання різноманітних інформаційних каналів, як-от електронна пошта та інші ІТ-інструменти;

• розробка шаблонів для регулярних звітів та надання оперативної інформації, що визначатимуть стандартний формат повідомлення;

• краща підготовка з використання інформаційного інструментарію;

• проведення тренінгу з ранжування і аналізу інформації.

Жорсткіші заходи могли б включати:

• облік менеджерами тих електронних повідомлень, що несуть непотрібну інформацію;

• інформаційний аудит;

• адміністративні покарання і стягнення за інформаційний саботаж і перевантаження ліній.

Дані, вс юди дані» 123

Інформаційний стрес

Інформаційне перевантаження спричиняє різні за характером стреси. Як-от:

• страх, що нерозуміння нами певної інформації спричиниться до значних збитків;

• страх викликаний надходженням великої кількості важливої інформації, що повинна бути негайно опрацьована;

• страх викликаний незнанням, ми важлива інформація насправді існує і як це перевірити;

• "фрустраційний стрес", що трапляється, коли ми знаємо про наявність інформації, проте не знаємо, як знайти до неї доступ. Часовий пресинг загострює та інтенсифікує інформаційні стреси. Чим більше нам потрібно прочитати й зрозуміти, тим більшим є навантаження в розрахунку на одну годину. Змушені вибирати між великою кількістю варіантів, залучаючи гігантські обсяги потенційно важливої інформації, та ще й на тлі годинникового циферблату, ми перебуваємо в стані надмірного стресу — психологічного гіпернапруження. Такий стан неминуче послаблює нашу здатність до прийняття рішень та шкодить висновкам.