Види управлінського контролю

Конкретні способи і форми контролю різноманітні. Вони залежать від факторів об'єктивного і суб'єктивного характеру. Детальна класифікація видів контролю наведена у табл.5.1

Таблиця 5.1. Основні види контролю в менеджменті

Ознак класифікації	Види контролю
За типом	Þ традиційний - відхилення від плану, Þ випереджальний - відслідковує розрив між реальним станом справ організації і її цілями; за підсумками приймаються міри, спрямовані на їхнє досягнення, а не на виправлення минулих помилок, Þ підприємницький - здійснюється над зовнішньою ситуацією і внутрішніми процесами, факторами, що впливають на них.
По видах	Þ фінансовий, Þ маркетинговий, Þ контроль якості, Þ виробничийін.
За об'єктом	Þ стан виробничого, кадрового потенціалу, обсяг фінансових ресурсів, матеріальних запасів, ефективність виробничої діяльності; Þ проміжні і кінцеві результати; Þ витрати, втрати і їхні винуватці; Þ імідж організації; Þ збереження комерційної таємниці
За суб'єктом	Þ адміністративним(на рівні керівництва), Þ функціональним (на рівні служби), Þ спеціальним(на рівні підрозділу), Þ індивідуальним (на рівні працівника).
По інтенсивності	Þ нормальний Þ посилений
По місту здійснення	Þ летучий(суб'єкт і об'єкт контролю просторово розділені і необхідне їхнє спеціальне з'єднання (наприклад, виїзна перевірка). Þ стаціонарний(суб'єкт і об'єкт єдині (виконавець сам стежить за своєю роботою).
За цілями	Þ фільтруючий(відокремити необхідне від непотрібного) Þ коригувальний(виправити сформоване положення справ).
За методом	Þ фактичний - здійснюється за допомогою опитування, інвентаризації, огляду, руйнування об'єкта. Þ документальний-відбувається на основі звірень і перевірок документів. Þ оціннийконтроль-базується на експертизі, аналізі, зіставленні з еталоном.
По ступені охоплення об'єкта	Þ суцільний- перевірка усіх без винятку об'єктів Þ вибірковий - застосовується, якщо число об'єктів занадто велике для перевірки потрібно руйнувати виріб. Вибірковий контроль вимагає менших витрат, але зв'язаний з ризиком випадкових помилок, число яких можна знизити шляхом збільшення розміру вибірки
По регулярності	Þ без зупинний Þ епізодичний
По середовищу	Þ зовнішній контроль– здійснюється чи керівництвом спеціальними співробітниками - чи контролерами інспекторами. На підприємстві зовнішній контроль виробляється чи адміністрацією спеціальними співробітниками — контролерами. Þ внутрішній- виконавці самі стежать за своєю роботою, її результатами і вносять, у міру необхідності, зміни у власну діяльність. Самоконтроль ефективний в умовах сприятливого морально-психологічного клімату, що дозволяє виконавцям трудитися легко і вільно, брати активну участь у постановці цілей своєї діяльності, вчасно виявляти проблемиі знаходити шляху їхнього рішення.
По стадіях здійснення	Þ попередній контроль Þ поточний контроль (стратегічний та оперативний) Þ заключний

Етапи процесу контролю.

 

Загальна схема процесу контролю будується за визначеною технологією та складається з наступних 5 етапів.

На першому визначаються параметри функціонування і розвитку організації, які необхідно контролювати, і джерела інформації про їх. Ці параметри мають вид різних стандартів і нормативів, що відбивають закладені в плани задачі. Мова може йти про нормативи витрати матеріальних ресурсів на одиницю чи продукції обсяг робіт, нормах грошових витрат, показниках ефективності, термінах чи виконання тривалості тих чи інших робіт і т.п.). До них пред'являються такі вимоги, як обґрунтованість, здійснимість у нормальній ситуації (занадто високі нормативи лякають, а занадто низькі розхолоджують), адекватність відображення реальних процесів.

Не усе, що потрібно контролювати, удається виразити в кількісних показниках, наприклад, психологічний морально-психологічний клімат у колективі. Це ускладнює процес контролю, але в ряді випадків останній можна здійснити, орієнтуючись, скажемо, на різні реакції людей.

На другому етапі створюється модель організації, на якій відбиваються потоки ресурсів, інформації, місця витрат, утворення проміжних і кінцевих результатів, що є найбільш придатними для спостережень, — так називані крапки контролю.

Третій етап процесу контролю полягає в одержанні інформації про стан і результати функціонування його об'єкта, що дозволяє приймати обґрунтовані рішення про те, як діяти далі. Джерелами інформації служать цільові спостереження, що течуть статистичні дані, оперативні повідомлення, бухгалтерська звітність, опитування суспільної думки, підсумкові звіти, спеціальні аналітичні огляди й ін.

Одержання інформації - самий трудомісткий і дорогий елемент контролю. Величина витрат на це найчастіше і визначає, чи дасть контроль економічний ефект і чи коштує їм узагалі займатися (адже його завдання полягає насамперед у скороченні витрат, а не в їхньому збільшенні).

Четвертий етап процесу контролю складається в аналізі інформації і її оцінці. Це дозволяє визначити наявність і ступінь відхилень від заданих параметрів і необхідність здійснення коригувальних дій. При оцінці можуть виникати різні «підвідні камені», у першу чергу зв'язані з психологією людей, оскільки будь-яка інформація розглядається ними через призму особистого сприйняття, а тому здобуває суб'єктивне фарбування.

Так, очевидними здаються ті факти, в істинності яких ніхто не хоче сумніватися, а не ті, істинність яких дійсно незаперечна. Тому сумніву піддається всі, і насамперед саме очевидне, удаване аксіоматичної. Для зменшення суб'єктивізму і помилок у великих організаціях створюються спеціальні підрозділи по плануванню, збору й оцінці інформації.

П'ятий етап процесу контролю складається в коректуваннідіяльності організації, подоланні відхилень, чия припустима величина установлюється вищим керівництвом. Це важливе питання, оскільки ця величина занадто велика, можна вчасно не помітити проблеми і фактичні відхилення стануть загрозливими; якщо ж вона незначна, організація буде реагувати на будь-які відхилення, що руйнівно. Крім того, не усі відхилення потрібно усувати, тому що іноді самі норми можуть виявитися нереальними.

На практиці існує два варіанти коригувальних дій:

1) усунення причин, що породжують відхилення, їхньої чи ліквідації нейтралізації шляхом удосконалювання технології виробництва і керування.

2) зміна стандартів, модифікації цілей, перегляді планів, перерозподілі завдань.

Але до цьому потрібно відноситися дуже обережно. Якщо справи в організації йдуть непогано і поставлені цілі в основному досягаються, краще не вносити в її діяльність зайвих змін, оскільки відхилення далеко не завжди порушують нормальний хід роботи і часто не так вуж істотно впливають на кінцеві результати. Тим часом боротьба з ними обходиться недешево, тому її по можливості намагаються уникати [9, С. 376-377].

 

Глосарій

Аудит – незалежна формальна верифікація фінансових звітів і операційних видів діяльності організації.

Баланс - фінансовий документ, в якому кошти організації (у грошовій формі) згруповано як за їх складом і розміщенням, так і за джерелами надходження.

Бюджет - планові або фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації.

Бюджет операційний – план підрозділу організації на бюджетний період, в якому чітко визначений обсяг фінансових ресурсів даного підрозділу.

Бюджетування - процес поділу фінансових ресурсів організації між окремими її підрозділами.

Бюджет балансовий - план активів і пасивів організації на кінець бюджетного періоду.

Бюджет витрат – план очікуваних витрат підрозділу організації.

Бюджет доходів – план грошових надходжень, що передбачається отримати в процесі діяльності підрозділу організації.

Бюджет капіталовкладень - план інвестицій в основні фонди організацій.

Бюджет касовий - план потоків грошових коштів (щоденних або щотижневих), які дозволяють організації виконувати її зобов’язання.

Бюджет прибутків - комбінація бюджетів витрат і доходів підрозділів організації, що утворюють єдиний баланс прибутку.

Бюджет фінансовий – план підрозділу організації на бюджетний період, в якому визначені джерела надходження і напрямки використання грошових коштів.

Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконанням.

Ефективна селекція кадрів - підбір працівників не тільки за їх кваліфікацією, здібностями щодо виконання відповідної роботи, але й за людськими якостями, спроможністю злагоджено працювати в колективі.

Звіт про прибутки та збитки - фінансовий документ, що характеризує загальні суми доходів організації та її витрати за певний період (три, шість місяців, рік).

Звіт про рух готівки – фінансова звітність про надходження грошей в організацію з усіх джерел та їх виплати за зобов’язаннями організації.

Контроль – процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають.

Контроль випереджаючий - контроль “входів” у систему, що здійснюється до початку трансформаційного процесу.

Контроль заключний – контроль результатів трансформаційного процесу (“виходів” з організації).

Контроль поточний – контроль безпосереднього ходу трансформаційного процесу.

Ліквідність – здатність організації своєчасно сплачувати свої боргові зобов’язання за рахунок власних активів, тобто конвертувати свої активи в готівку для розрахунків за своїми боргами.

Метод критичного шляху (СРМ) - метод, який на підставі виробничого графіку дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу.

Сітьове планування та управління (СПУ) – система специфічних методів планування та управління процесами розробки (реалізації) проектів шляхом застосування сітьових графіків.

Сітьовий графік - план виконання комплексу взаємопов’язаних робіт (операцій), що задається в графічній формі сітки.

Стандарти - специфічні цілі, на підставі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення.

Формалізація – ознайомлення нового працівника у процесі прийому в організацію з письмовим описом його роботи.

Центр витрат – підрозділ організації, керівник якого контролює потоки витрат (відділ досліджень і розробок, відділ заробітної плати тощо).

Центр доходів – підрозділ організації, бюджет якого формується на отримуваних доходах або групових надходженнях (відділ збуту, відділ реалізації послуг тощо).

Центр інвестицій – підрозділ організації, бюджет якого розраховується на підставі вартостей активів, що використовуються для досягнення заданого рівня прибутку.

Центр прибутку – підрозділ організації, бюджет якого формується як різниця між доходами і витратами, тобто структурна одиниця організації, яка здатна самостійно забезпечувати прибуток.

Контрольні питання

 

1. Що таке контроль? Яке місце він займає в процесі управління?

2. Як контроль пов`язаний з функціями планування та організації?

3. З яких етапів складається процес контролю? У чому зміст кожного етапу?

4. Охарактеризуйте модель процесу контролю.

5. Як можна класифікувати процеси контролю в організації?

6. З якою метою здійснюється попередній, поточний та заключний контроль?

7. Які вимоги ставляться до ефективної системи контролю? Поясніть.

8. Чому працівники організації чинять опір контролю?

9. Які існують методи подолання опору контролю?

10. Які Ви знаєте типи управлінського контролю?

11. З яких основних елементів складається система фінансового контролю діяльності організації?

12. Що таке бюджет? Які типи бюджетів існують?

13. Як здійснюється процес складання бюджету?

14. У чому переваги та недоліки бюджетування як інструменту фінансового контролю?

15. Які основні документи фінансової звітності Ви знаєте? З якою метою вони використовуються в процесі фінансового контролю?

16. Які цілі переслідують розрахунки стандартних фінансових коефіцієнтів?

17. Для чого здійснюється операційний контроль?

18. У яких сферах застосовується операційний контроль?

19. Які методи операційного контролю Ви знаєте? У чому їх сутність?

20. Які існують інструменти прямого управлінського контролю поведінки працівників?

21. Чим та як можна замінити прямий управлінський контроль?

22. Порівняєте суцільний і вибірковий види контролю.

23. Розкрийте сутність видів контролю, що виділяються по стадіях здійснення. Приведіть приклади попереднього, поточного і заключного контролю.

 

 

ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 2

Менеджмент: соціально-психологічний аспект

 

Тема 6 КОМУНІКАЦІЇ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ

ОРГАНІЗАЦІЄЮ

 

1. Інформація, її види та роль у менеджменті.

2. Система інформаційного забезпечення торгових підприємств.

3. Сутність комунікацій та їх види.

4. Процес комунікацій і характеристика його етапів.

5. Підвищення ефективності комунікацій