Системний підхід в управлінні організацією

Основною концепцією системного підходу до організації й управління як процесу є взаємозв'язок частин і підсистем фірми. Такий підхід передбачає установлення цілей і зосередження уваги на побудову цілого і відмінного від побудови компонентів або підсистем. Головне значення має синергітична характеристика системного підходу. Організаційні системи будуються таким чином, щоб досягти синергізму – тобто одночасного функціонування окремих, але взаємозалежних частин, які забезпечують більш високу загальну ефективність, чим сумарна ефективність частин, взятих окремо.

Можна відзначити наступні характерні риси системного підходу:

1. Системний підхід як засіб організації. Системний підхід є засобом рішення складних і при цьому не чітко визначених проблем, коли необхідно організоване використання великого обсягу ресурсів.

2. Творчий характер роботи при використанні системного підходу. Незважаючи на наявність розроблених загальних процедур, системний підхід повинен бути підходом творчим, що забезпечує зосередження, насамперед, на цілях, а потім уже на методах. Ця вимога визначається наступними причинами:

а) розв'язувані проблеми складні і недостатньо чітко визначені, тому не існує будь-якого єдиного чи формулювання єдиного рішення;

б) значна частина наявних даних є неповними, невизначеними і двозначними, у зв'язку з чим для забезпечення теоретичної бази для вирішення проблеми необхідний високий рівень уяви;

в) для вирішення проблем стосовно різних підсистем повинні бути знайдені альтернативні рішення й вибрані ті з них, які забезпечують оптимальне наближення до рішень стосовно системи в цілому;

г) традиційні функціональні і галузеві бар'єри повинні бути підпорядковані інтересам синтезу рішення.

3. Теоретична основа системного підходу. В основі системного підходу лежать наукові методи. Наука створює теоретичну основу, на якій базується практичне вирішення проблем. Різні дані можуть забезпечити одержання різних рішень, за допомогою ж теорії визначається методологія рішення.

4. Експериментальний характер роботи при застосуванні системного підходу. Пошук емпіричних даних складає істотну частину системного підходу. Достовірні дані повинні бути відділені від недостовірних, так само як і відповідні розглянутій проблемі дані - від невідповідних їй.

5. Прагматичність системного підходу. При практичній побудові реальних систем найважливішою характерною рисою системного підходу є те, що він забезпечує одержання результатів стосовно відповідній конкретній діяльності системи. Створювана система повинна бути доступною, продуктивною і керованою.

Найважливішим елементом системного підходу є поняття "системи".

У найпростішому виді система може бути охарактеризована як сукупність елементів, об'єднаних в інтересах досягнення загальних цілей. Системи значно відрізняються одна від одної своїми елементами, структурою, розмірами, характерними рисами і головними цілями. Вивчення визначень, сформульованих багатьма вченими, дозволяє зробити наступне визначення.

Система являє собою сукупність елементів, які визначають вид діяльності чи технологічний процес в інтересах досягнення загальної мети (чи цілей) за допомогою обробки даних, використання енергії й (чи) обробки речовини – для видачі інформації, енергії і (чи) одержання матеріального продукту.

Можна назвати наступні загальні характеристики фірм як систем:

1. Будь-яка фірма являє собою систему, яка може бути підпорядкована аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів побудови систем.

2. Подібні системи є більшою мірою динамічними, ніж статичними, у зв'язку з чим слід враховувати їхню природу, яка змінюється.

3. Елементи кожної системи функціонально об'єднані.

4. Будь-яка фірма видає вихідну продукцію, яка складає мету системи.

Відкритою системою є така система, яка взаємодіє з навколишнім середовищем. Усі системи, які містять живі організми, є відкритими системами, оскільки на них впливають усілякі фактори, які сприймаються органами почуттів живих організмів. Той факт, що світ взаємодіє з навколишньою середовищем – більш великою системою, робить окрему фірму відкритою системою. Для відкритої системи характерною рисою є її незначний вплив на навколишнє середовище, і неадекватний зворотний зв'язок у виді інформації, яка надходить від навколишньої системи.

Питання в тім, що являє собою замкнута система, більш складне. Замкнута система є такою системою, яка не взаємодіє з навколишнім середовищем. Яким би не було це навколишнє середовище, замкнута система не перетерплює змін, оскільки між системою і навколишнім середовищем існує бар'єр, який запобігає впливу навколишнього середовища на систему. Хоча можна сумніватися в реальному існуванні замкнутих систем, останні знаходять важливе застосування при проведенні наукових досліджень і лабораторних експериментів.

Основними частинами системи є вхід, процес чи операції і вихід.

У будь-якої системи вхід складається з елементів однієї і тієї ж номенклатури, які класифікують за їхньою роллю в процесі системи.

Перший елемент входу той, над яким здійснюється деякий процес чи операція. Цей вхід є чи буде "навантаженням" систем.

Другим елементом входу системи є середовище, яке впливає на операції системи.

Третій елемент входу забезпечує розміщення і переміщення компонентів системи. Входи класифікуються також за змістом: матеріальні, енергетичні, інформаційні чи будь-яка їхня комбінація.

Друга частина системи – це операції, процеси чи канали, через які повинен проходити вхід. Система повинна бути створена таким чином, щоб необхідні процеси впливали на кожен вхід, у відповідний час для досягнення бажаного виходу.

Третя частина системи – вихід, що є її продуктом чи результатом, а також два операційних критерії виходу, яким повинна задовольняти система: стабільність і надійність систем.

На рис. 3.1. представлена модель організації як відкритої системи.

 

 

 

Рисунок 3.1 – Концепція організації як відкритої системи

 

На вході організація одержує від навколишнього середовища інформацію, капітал, людські ресурси і матеріали. У процесі перетворення організація обробляє ці входи, з метою перетворити їх у продукцію чи послуги. Ця продукція і послуги є виходами організації, які вона виносить у навколишнє середовище. Якщо організація управління ефективна, то в ході процесу утвориться додаткова вартість входів. У результаті з'являються багато можливих додаткових виходів, такі як прибуток, збільшення частки ринку, збільшення обсягу продажів, зростання організації, задоволення працівників, реалізація соціальної відповідальності і т.п.