Сутність функції «організація».

Організація в широкому змісті – це вид діяльності управлінського персоналу, спрямований на забезпечення нормального функціонування підприємства.

Організація - це процес, здійснюваний керівником і спрямований на розподіл спільної діяльності серед виконавців, і встановлення між ними причинних відносин діяльності, що викликають ефект додаткового корисного результату [29, С. 203]. Функція організації у вузькому змісті – це процес створення такої структури підприємства, що дасть можливість людям ефективно працювати для досягнення загальних цілей.

Організація як функція менеджменту – це процес створення структури підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети. Отже, попередньою умовою для створення структури підприємства є формування стратегії, а основна мета організаційної функції в менеджменті – забезпечити перехід від стратегії до структури.

Є декілька аспектів організаційної функції:

1) взаємостосунки повноважень, які об'єднують вище керівництво з нижчими рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу та координації завдань;

2) створення системи управління, тобто створення об'єктів управління (керованих систем), суб'єктів управління (керуючих систем) й установлення зв'язків між ними;

3) удосконалення системи управління.

Організаційна діяльність специфічна в наступних відносинах:

1. Менеджер займається організацією роботи інших людей до того, як вони почнуть діяти. Це процес рішення задач, спрямований на розподіл комплексної роботи між різними виконавцями, роз'яснення змісту і суті індивідуального завдання і колективного результату, встановлення ефективних відносин (обмінів видами діяльності) між виконавцями в групі.

2. Процес організації спрямований на досягнення розуміння виконавцем такого свого поводження у виконанні дорученого завдання, що бажано керівнику. Тому організаційний процес зв'язаний, з одного боку, із запобіганням помилкових чи небажаних дій виконавців, а з іншого боку - зі зменшенням числа невикористаних можливостей у результаті координації спільної праці виконавців. Зрозуміло, якщо керівник вважає, що виконавці будуть діяти самостійно і результат їхньої роботи приведе до бажаного результату, то в організації дій виконавців немає необхідності.

3. Потреба в організації виникає тоді, коли бажаний результат досягається діями колективу чи виконавців коли діяльність керівника відрізняється складністю виконання. Набори цих дій характеризуються наступними важливими рисами:

а) бажаний чи результат ціль досягається колективними діями по плануванню, аналізу, обліку і контролю. Це значить, що функція організації забезпечує спільну роботу груп менеджерів і фахівців, що виконують вищевказані загальні функції, тобто виконання цих видів діяльності, має потребу в організації;

б) відповідно до принципу ієрархічності для підвищення керованості в процесі досягнення цілей керівник змушений передавати значну частину робіт на нижчестоящі рівні. Отже, ці види діяльності повинні координуватися керівником;

в) проблеми, з якими приходиться мати справа менеджеру, занадто великі, щоб їхній можна було вирішувати без визначеної підготовки. Підготовчою діяльністю стосовно проблем керівника є організація його роботи. Вона робить роботу керівника ефективної чи полегшує її виконання. Іншими словами, робота самого керівника повинна бути правильно організована [29, С. 201-202].

В організаційній діяльності можна виділити три основних напрямки:

1) визначення норм керованості, тобто визначення тієї кількості людина, якою ефективно може керувати керівник;

Необхідність визначення норм керованості обумовлена тим, що для створення сучасних і високоякісних виробів необхідна праця великого числа людей і одна людина виявляється не в змозі планувати, організовувати і контролювати їхню діяльність. Тому керівник змушений формувати ієрархічні рівні керування, що породжує наступні проблеми:

- виникає необхідність збільшення витрат на керування, що йдуть на встановлення горизонтальних і вертикальних зв'язків і на координацію діяльності різних рівнів керування;

- збільшуються втрати і перекручування інформації при передачі її з одного рівня на іншій;

- збільшується час на прийняття управлінських рішень, організацію їхнього виконання і контроль за виконанням.

Прийнятна норма керованості: від 4 до 8 чоловік на верхньому рівні керування і від 8 до 16 чоловік – на більш низьких рівнях.

Збільшення норми керованості веде до збільшення числа зв'язків, що повинний контролювати керівник. Прийнятна кількість зв'язків визначається по формулі:

k = n (2 ^{n – 1} + (n – 1)) (3.1)

де n – кількість підлеглих

2) установлення взаємин повноважень і відповідальності, що зв'язують керівників різних рівнів і їхніх підлеглих;

Організаційний процес неможливо зрозуміти без попереднього розгляду делегування та пов'язаних з ним повноважень і відповідальності.

Делегування – це передавання завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні виконуватись для досягнення мети організації. Якщо завдання не делегується іншим працівникам, керівник змушений виконувати його сам. Тому делегування – це акт, який перетворює людину в керівника.

Відповідальність – це зобов'язання виконувати поставлені завдання та відповідати за їх позитивне вирішення. Фактично, індивід укладає контракт з організацією на виконання певних завдань в обмін на отримання визначеної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмежовувати відповідальність, передаючи її підлеглим. Хоча особа, на яку покладена відповідальність за вирішення певного завдання, не повинна виконувати його особисто, вона залишається відповідальною за якісне завершення роботи. Відповідальність не може делегуватися без повноважень. Керівник не може перекладати усю відповідальність на підлеглих. Причому обличчя, на яке покладена відповідальність за виконання якої або роботи, не зобов'язано всю її виконувати самостійно, а просто несе відповідальність за отриманий результат.

Повноваження – це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який займає її в даний момент. Розрізняють два типи повноважень: лінійні та апаратні (штабні).

Лінійні повноваження – це повноваження, які передаються безпосередньо від керівника підлеглому і далі іншим підлеглим.

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом. Однак у багатьох ситуаціях лінійні повноваження не можуть забезпечити потреб організації. Це пояснюється кількістю та різноманітністю функцій, які виконує адміністративний апарат в сучасних організаціях.

Враховуючи особливості цих функцій, виділяють три типи штабного апарату:

- консультативний апарат (спеціалісти, залучені на постійній або тимчасовій основі для консультування лінійного керівництва);

- обслуговуючий апарат (наприклад, відділ кадрів, матеріально-технічне постачання, маркетингові дослідження, планування тощо);

- особистий апарат (різновид обслуговуючого апарату, який формується прийняттям на роботу секретаря або помічника).

Обов'язок - це сукупність спеціалізованих робіт, що менеджер, що займає визначену посаду, повинний виконувати в процесі досягнення конкретної мети.

Обов'язки закріплюються за визначеною посадою. Отже, кожна посада має свої обов'язки. Однак обов'язки можуть передаватися й іншої посади [29, С. 204].

3) формування організаційної структури підприємства, тобто його розподіл на підрозділи і встановлення зв'язків між ними.

Процес організаційної діяльності включає наступні етапи:

1. визначення цілей і задач підприємства;

2. визначення видів робіт, які варто виконати, щоб вирішити поставлені задачі;

3. угруповання видів робіт виходячи з максимально ефективного використання наявних ресурсів;

4. формування структурних підрозділів, визначення їхніх цілей і закріплення за ними груп видів діяльності;

5. наділення керівників підрозділів повноваженнями, достатніми для досягнення мети, що коштують перед ними;

6. вертикальна і горизонтальна взаємозв’язок цих підрозділів за допомогою посадових зв'язків і інформаційних потоків:

7. оформлення і твердження посадових інструкцій, схем, нормативів.

Організації та їх ознаки.

Організація – це група людей, взаємодіючих один з одним за допомогою матеріальних, правових і інших умов, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети. Таким чином, організації створюються людьми для забезпечення досягнення виниклих цілей. Як випливає з цього визначення, головне призначення організації складається в цілеспрямованій діяльності по створенню чого-небудь корисного (предметів, речей, послуг). Отже, незалежно від виду продукції/послуги і її корисності, розмірів групи і їхні призначення, переважна більшість організацій мають подібні характеристики.

Причини виникнення організацій наступні:

1) обмеженість можливостей людей: фізичних, інтелектуальних, комунікативних, економічних;

2) об'єднання для спільного рішення проблем і досягнення цілей.

Поняття «Організація» включає:

1) організаційну структуру;

2) організаційний процес: дії людей по формуванню і забезпеченню умов функціонування і розвитку.

Щоб вважатися організацією група людей повинна відповідати наступним вимогам:

1) наявність, принаймні, двох людей, що вважають себе частиною цієї групи;

2) наявність хоча б однієї мети, що приймають як загальну всі члени даної групи;

3) наявність членів групи, що навмисно працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

Таким чином, ознаки організації наступні:

1. Наявність мети. Ціль поєднує і споює, додає зміст, визначеність і конкретну спрямованість діяльності. Без мети немає і не може бути організації.

2. Відособленість, тобто замкнутість внутрішніх процесів, що забезпечує наявність границь, що відокремлюють організацію від зовнішнього оточення. Вони можуть бути «прозорими» і «непрозорими», «матеріальними» (стіни, забори) чи «ідеальними» (розпорядження, заборони).

3. Саморегулювання, тобто можливість у визначених рамках самостійно вирішувати питання організаційного життя.

4. Наявність внутрішньо організаційного центра (апарат керування, що координує системність членів організації і забезпечує його єдність).

5. Організаційна культура - сукупність традицій, символів, цінностей, що визначають характер взаємин і спрямованість поводження людей.