Інформація, її види та роль у менеджменті.

Організована і направлена на досягнення певної мети діяльність підприємства неможлива без обміну інформацією. Вона необхідна, щоб надати можливість менеджерам приймати рішення і їх успішно реалізовувати.

Управління як інформаційний процес складається в обміні інформацією між суб'єктом управління, керованим об'єктом і зовнішньої середою.

Поняття «інформація» відрізняється від поняття «дані».

Дані - це факти і цифри, отримані внаслідок прямого спостереження за подіями.

Інформація - це перетворені в певному контексті дані, що представляються змістовними та корисними для конкретних користувачів.

У багатьох західних організаціях вводиться посада спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних та впровадження нових інформаційних технологій. Його головне завдання полягає в тому, щоб інтегрувати поточні та нові технології підтримки та прийняття рішень, забезпечення операційних пр про процесів та комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місці і в потрібний час. Ефективність процесу управління багато в чому визначається рівнем якості інформації.

До характеристик високоякісної інформації належать:

1. Тимчасовий вимір:

· своєчасність - надання інформації по мірі необхідності;

· терміновість - оперативне оновлення інформації;

· періодичність - доступність інформації про минуле, сьогодення і майбутнє;

2. Змістовий вимір:

· точність - достовірність інформації;

· доречність - відповідність інформації вимогам конкретного користувача;

· повнота - надання всієї необхідної і н формації;

· стислість - забезпечення лише необхідної й н формацією.

3. Формальний вимір:

· чіткість - інформація повинна надаватися у простій і зрозумілій формі;

· детальність - забезпечення більш докладною або підсумкової інформації;

· показність - представлення інформації в описовій, цифровій або просторово-наочній формі.

Управлінська інформація – це зведення, або дані, що можуть надходити від різних джерел,які необхідно отримати, вивчити, прийняти або відкинути, перевірити, за необхідністю пере провірити,перетворити в ресурс і прийняти відповідне рішення по його ефективному використанню. Управлінська інформація – це ефективно з вигодою використані менеджером зведення. Робота з інформацією досить складна справа і дорого коштує підприємству. Менеджери можуть оцінити можливі вигоди від наявності інформації та можливі збитки внаслідок її відсутності. В значній мірі цінність інформації залежить від способу і швидкості її передачі, періодичності і достовірності.

Більша частина інформації, зібрана одним підрозділом чи відділом, необхідна й іншому, тому дублювання зусиль по збору інформації є неефективним. Звідси — потреба створення інтегрованої управлінської інформаційної системи.

Управлінська інформація, що передається підлеглим, може мати великий діапазон цілей залежно від конкретного виду дій:

— інформування;

— оцінка результатів;

— розпорядження;

— генерування додаткової інформації.

Менеджер – головна фігура в процесі добування, переробки,аналізу,розробки висновків і рекомендацій, прогнозування руху,розвитку інформації — перетворення її в матеріальний ресурс,прибуток чи запланований збиток. Для цього управлінська інформація повинна бути:

1) повною, тобто до її складу повинні входити всі необхідні дані для організації процесу управління;

2) мінімальною, тобто без зайвих відомостей;

3) оптимальною;

4) надійною і вірогідною;

5) своєчасною.

Швидкість передавання та отримання інформації може бути виражена в часі, необхідному для розуміння конкретної ситуації.

Споживачами інформації в організації можуть бути:

— усі менеджери, що приймають рішення;

— усі менеджери, які інформують та інструктують підлеглих;

— усі підлеглі працівники;

— зовнішні органи, які мають право на інформацію;

— власники акцій.

Ступінь деталізації i стиль подання інформації залежать від отримувача. Вимоги до обсягу інформації ставляться з огляду на суть виконуваної роботи. Чим вище посада менеджера, тим більш узагальненою має бути інформація.

Отримати інформацію можна в процесі спостереження за тими чи іншими діями i процесами, а також з первинних (інструкції, інтерв’ю i та iн.) i вторинних джерел (перероблені первинні джерела з коментарями, інтерпретовані, узагальнені).

Явища і процеси, що відбуваються, знаходять своє об’єктивне відображення за допомогою інформації, потоки якої існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

В організації розрізняють такі форми подання інформації:

1. Звичайні (регулярні) звіти, які бувають:

а) щоденні (аналіз відхилень із з’ясуванням причин), статистика ефективності праці, аналіз витрат; отримані замовлення;

б) щотижневі (аналіз виконання робіт, контроль i аналіз здійснення проектів);

в) щомісячні (звіти про діяльність вiддiлiв, аналіз сировинних змін, збуту, звіти про iнвестицiйнi проекти, рахунок прибутків i збитків, балансовий звіт i ін.);

г) щоквартальні, пів рiчнi, річні (рахунок прибутків, балансовий звіт, джерела i використання фондів, звіт про роботу вiддiлiв).

2. Спеціальні (особливі) звіти — доповнення до регулярних — звіти про тривалі спостереження i нагляд за окремими факторами i ситуаціями.

Засіб збору інформації залежить від її характеру, а також від того, кому і для чого вона потрібна. Якщо інформація необхідна i важлива, тоді доречні більші витрати, але якщо вона тільки бажана, тоді витрати на збір інформації повинні зіставлятися з прибутком, отриманим від володіння такою інформацією.

Основні надавачі інформації.

Основними надавачами інформації в організації можуть бути:

 Бухгалтерія

 Відділ маркетингу

 Відділ управління персоналом

 Відділ постачання

Інформація, що використовується в процесі управління, може бути класифікована по ознаками:

За змістом:	економічна, правова, торгово-оперативна,організаційна, соціальна і технічна інформація.
За призначенням:	звітна, планова, статистична, контрольна, нормативна.
За ступенем перетворення:	первинна і вторинна.
За джерелом виникнення:	внутрішня і зовнішня.
За місцем утворення і напрямку інформаційних потоків:	вхідна і вихідна.
За ступенем надійності:	достовірна і можлива.
За засобом поширення:	усна, письмова і комбінована.
За формою відображення:	візуальна (графіки, таблиці, табло й ін.), аудіо інформація ( сприймається на слух завдяки звукозапису ), аудіовізуальна (отримання інформації у формі зображення і звуку)
За формою представлення:	цифрова, буквена і кодована
За характером носіїв інформації	документована і не документована
За значенням:	Директивна, звітна і довідково-нормативна
За стабільністю:	умовно-перемінна, умовно-постійна
За способом відображення:	текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова ) і графічна ( малюнок, діаграми, схеми, графіки )
За способом обробки:	що піддається і не піддається механічній обробці

 

Усі види даних, що використовуються в менеджменті, в сукупності становлять певну систему інформації, яка включає людей, структуру, технічні засоби, знання, технічне вміння обробки інформації.

 

Система інформаційного забезпечення торгових

Підприємств.

Інформаційне забезпечення процесу управління являє собою сукупність відомостей про стан і динаміку об'єкта управління, необхідних для прийняття та реалізації управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення - це сукупність даних, систематизованих за певними ознаками і використаних для вирішення конкретних завдань, а також застосовуваних при цьому методів і засобів передачі і перетворення інформації.

Основне завдання будь-якої організації полягає в створенні такої моделі інформаційного забезпечення управлінської діяльності, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу керівника на здійснення рутинних операцій, а з іншого - відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізувала співвідношення "результати / витрати». На основі принципу, за яким відбувається накопичення, переробка та використання інформації, виділяють двапідходи до розробки систем інформаційного забезпечення - функціональний та інтегрований.

Функціональний підхід є найпоширенішим на сучасному етапі. Відповідно до нього кожен підрозділ самостійно організовує всі операції по збору і переробці інформації, спираючись на власний документообіг, методи формування інформації, канали зв'язку і архіви. Цей підхід зумовлений існуванням нерозривному зв'язку процесу підготовки і переробки інформації. Керівники самі збирають інформацію, обробляють її, аналізують результати і готують проекти управлінських рішень.

Перевага функціонального підходу в тому, що при його створенні можуть бути використані стандартні програмні засоби, що здешевлює саму систему.

Недоліками цього підходу є:

- Значне дублювання інформації, що призводить до заповнення багатьох зайвих форм документів і, як наслідок, викликає додаткові витрати праці управлінських працівників;

- Недостатня гнучкість системи, що ускладнює використання можливостей обчислювальної техніки;

- Високе навантаження на управлінські ланки і канали зв'язку;

- Відсутність горизонтальних зв'язків між виробничими і функціональними підрозділами.

Згідно інтегрованого підходу система інформаційного забезпечення проектується не під кожну функцію, а під комплекс функцій управління, пов'язаних між собою послідовними і паралельними зв'язками на основі загальних даних. Використання цього підходу можливе тільки завдяки відділенню процесів накопичення, обробки та передачі інформації від процесів виробництва та управління. Управлінський процес при цих умовах поділяється на творчі та технічні роботи. Інтегрований підхід сприяє централізації роботи з накопичення, обробки, зберігання та передачі користувачеві інформації, використовуючи при цьому таке її властивість, як багаторазовість [57, С. 141-142].

Структура інформаційного забезпечення складається з кількох елементів:

- Інформаційний фонд;

- Комунікаційні мережі і канали комунікації;

- Технічні засоби в інформаційному процесі;

- Методи обробки та використання інформації, систематизації інформації, аналізу, прогнозування та планування показників;

- Набір організаційних і методичних прийомів, необхідних для підвищення надійності інформаційного забезпечення.

Інформаційний фонд - набір даних, необхідний для здійснення всіх функцій та етапів процесу управління. Обсяг і зміст інформаційного фонду залежать від способів і джерел його формування, від завдань, які слід вирішувати в процесі управління. На обсяг інформаційного фонду впливають рівень управління, ступінь автоматизації та механізації інформаційного процесу.

В сучасних умовах вдосконалення інформаційного забезпечення базується на використанні високотехнічних інформаційних технологій.

Інформаційна технологія - використання обчислювальної техніки і систем зв'язку для створення, збору, передачі, зберігання і обробки інформації для всіх сфер діяльності фірми. Інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техніки. Введення сучасних інформаційних технологій починається з підготовки матеріального забезпечення, формування інформаційних потоків всередині підрозділу і між ними, з підготовки контингенту спеціалістів і користувачів.

Повна інтегрована інформаційна технологія менеджменту охоплює процеси:

- Зв'язок і комунікації;

- Збір, збереження інформації та забезпечення доступу до неї;

- Аналіз інформації;

- Підготовка текстів та підтримка індивідуальної діяльності фахівців і керівників;

- програмування та моделювання;

- рішення спеціальних завдань.

Для створення належного інформаційного забезпечення необхідно поєднання всіх шести елементів системи інформаційних технологій як в управлінському апараті підприємства, так і на робочих місцях фахівців економічної служби. За допомогою належного інформаційного забезпечення повинна працювати система постійного стеження за діяльністю підприємства, що можливо за допомогою створення внутрішньо фірмової системи інформації.

Внутрішньо фірмова система інформації виконує такі основні функції:

- Визначення потреби кожного конкретного керівника в характері й змісті необхідної йому інформації для цілей оперативного управління ­ ня виробничо-збутовою діяльністю фірми;

- Визначення потреб у технічних засобах фірми в цілому і кожного керуючого для забезпечення всією необхідною інформацією;

- Централізоване планування всіх витрат на придбання, оренду технічних засобів для забезпечення безперебійного функціонування системи інформації;

- Визначення рівня витрат на використання технічних засобів в системі інформації (утримання та навчання обслуговуючого персоналу, витрати на придбання дискет, паперу тощо);

- Забезпечення належного рівня збору, зберігання і надання інформації;

- Розробка програмних засобів, прикладних програм [14, С. 136].

Важливими завданнями внутрішньо фірмової системи інформації є:

- Координація діяльності по збору і обробці даних фінансових звітів на вищому рівні управління і у виробничих відділеннях з метою підвищення якості і сучасності надходження фінансової інформації по підприємству в цілому;

- Визначення основних напрямів системи збирання, обробки та зберігання первинних даних;

- Визначення основних напрямків розвитку технологій обробки інформації.

Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту використовують такі типи інформаційних систем:

Операційно-виконавча система - це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, забезпечуючи пряму підтримку організації на операційному рівні. Є головним джерелом інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції.

Офісні автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність керівників і офісних працівників шляхом удосконалення документообігу і передавальних процесів. Це селекторна передача інформації, електронний календар, телеконференція, графіки і т. п.

Управлінська інформаційна система надає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів; збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів, і забезпечує їх нею. Орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності. Особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролі. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи дізнатися про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження.

Система підтримки рішень (СПР) сприяє процесу прийняття управлінських рішень в нечітко структурованих ситуаціях. Такі системи не вказують, які саме рішення є оптимальними, але направляють процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам детальніше аналізувати ситуацію.

Системи підтримки виконання рішень підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними.

Інтернет - мережі - це локальні комунікаційні мережі, які діють в межах однієї фірми. Вони дають можливість кожної структурної одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при необхідності обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дає можливість скоротити споживання паперу на 25%, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці в три рази [57, С.143-145].