Використання готівкових коштів

Підприємства можуть використовувати готівкові кошти на господарські операційні потреби. Однак Положенням №72 встановлені такі обмеження:

1) підприємство зобов'язане використовувати готівку, отриману в

банку згідно з цілями, вказаними в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використаної не за цільовим призначенням готівки;

2) сума готівкового платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати 10 тис. грн. протягом робочого дня за одним чи кількома платіжними документами. Кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки, не обмежується. У разі порушення сума виплаченої готівки понад 10 тис. грн. додається до залишку готівки в касі на кінець кожного дня і порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення і до моменту його виявлення контролюючими органами.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Проте вказані обмеження не стосуються розрахунків підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, малих і середніх підприємств при використанні готівкових коштів, що одержані ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, на розрахунки за спожиту електроенергію, а також у разі використання коштів, виданих на відрядження;

3) підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов'язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції. При цьому виплати, не пов'язані з оплатою праці, дозволяються;

4) видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування підзвітної особи за попередній аванс. Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

за відрядженнями — протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі — закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини), — протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

на всі інші виробничі (господарські) потреби — наступного робочого дня
після видачі готівки під звіт.

У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищевказаному порядку;

5) підприємства, що здійснюють операції з металобрухтом, розраховуються з підприємствами-здавачами, підприємцями та фізичними особами за прийнятий металобрухт у безготівковій формі. Для оплати цими підприємствами за закуплений у фізичних осіб металобрухт здійснюються перекази готівки через установи банків та підприємства поштового зв'язку.

Якщо підприємства (підприємці) та фізичні особи здійснюють готівкові розрахунки без відкриття поточного рахунку шляхом внесення до установ банків готівки для подальшого перерахування її на рахунки інших юридичних або фізичних осіб, то такі розрахунки для платників коштів є готівковими, а для отримувачів коштів — безготівковими.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі — видаткові документи). Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний надпис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Підприємства, які займаються закупівлею сільгосппродукції та заготівлею вторсировини, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільгосппродукції та вторсировини за відомостями, у яких зазначаються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника.

Якщо закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини здійснюються під час відрядження, то відомості про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження.

Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу або за окремою відомістю.

При видачі заробітної плати слід пам'ятати, що дозволений термін, протягом якого готівка, з якої буде здійснюватися виплата заробітної плати, може зберігатися в касах підприємств понад установлений ліміт, становить три робочі дні, а для працівників віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів — п'ять робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку.

Після закінчення цього терміну касир повинен:

а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зробити відмітку від руки: „Депоновано";

б) скласти реєстр депонованих сум;

в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним
підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис: „Готівку за відомістю видавав (підпис)";

г) здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за відомістю.

Бухгалтерія робить перевірку позначень, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здачі до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі розрахункових документів.

Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькової ручки із зазначенням одержаної суми (гривень — літерами, копійок — цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.

Здаючи гроші до банку, окрім видаткового касового ордеру, оформляють оголошення на внесення готівки. В ньому вказується дата операції, хто і через кого здає кошти, суму готівки. Цей документ складається із трьох частин. Перша частина видається касиру (квитанція), друга повертається з банку на підприємство разом із випискою, а третя (ордер) залишається в банку і підшивається до банківської виписки.

Інвентаризація каси

Контроль за додержанням касової дисципліни можна поділити на внутрішній і зовнішній.

Внутрішній контроль здійснюється спеціальною інвентаризаційною комісією, призначеною наказом керівника. Раптова ревізія каси на підприємстві проводиться на підставі наказу керівника. Ревізія каси насамперед передбачає інвентаризацію наявності грошових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства. Інвентаризація проводиться за обов'язкової участі касира.

Перед інвентаризацією касир зобов'язаний скласти звіт з доданими документами за поточний день і дати розписку, де вказано, що гроші, які надійшли в касу, оприбутковані і відповідно відображені як у прибуткових, так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представлені інвентаризаційній комісії. Цей звіт подається в бухгалтерію.

Подальшою процедурою є перерахунок готівки. Його спочатку проводить касир, а потім член інвентаризаційної комісії. Як правило, вся готівка в касі перераховується покупюрно. Під час ревізії в касі можуть знаходитися відомості на зарплату, виплата по яких не закінчена (3 дні). У такому разі перевіряючий перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізії їх відмічає окремим рядком. Окремим рядком в акті вказується також кількість та сума наявних в касі грошових документів, до яких відносяться поштові марки, марки державного мита, цінні папери за їх номінальною вартістю та бланки суворої звітності.

Визначена в процесі інвентаризації сума грошових коштів та грошових документів відображається в спеціальному документі форми №-інв.-15 „Акт інвентаризації грошових коштів". В цій формі вказується результат інвентаризації: недостача (списується на матеріально відповідальну особу) або надлишок (який зараховується в дохід підприємства). На кожен випадок відхилення касир зобов’язаний дати пояснення про його причини.

Перевірки касової дисципліни здійснюються також зовнішніми контролюючими органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, Міністерство внутрішніх справ та фінансові органи.

У разі відсутності касира з поважних причин (хвороби), призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості.

Особливу увагу перевіряючі органи приділяють перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 10000 євро) розмірах, знятих підприємствами чи приватними підприємцями зі свого рахунку.

Контролюючі органи здійснюють інвентаризацію готівкових коштів підприємства, результати якої відображають в Акті, який складається у трьох примірниках (1-й — залишається на підприємстві, 2-й — у перевіряючій організації, 3-й скеровується до відповідної податкової служби).

Під час перевірок з'ясовують, як підприємство дотримується ліміту каси. Для цього порівнюються записи про фактичні залишки готівки в касі за касовою книгою з установленим підприємству лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначають, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків (зразок розрахунку понадлімітних залишків готівки в касі наведено в табл.9.1.).

Таблиця9.1. Порядок розрахунку понадлімітних залишків в касі

Дата	Залишок готівки на початок дня	Надходження готівки до каси	Видача готівки з каси	Залишок готівки на кінець дня	У тому числі за платіжними відомостями в дні виплат пов’язаних з оплатою праці	Ліміт каси	Понадлімітні залишки за кожний день
04.05.04					—
05.05.04					—
06.05.04		—	—		—
07.05.04		—	—		—
08.05.04					—		—
09.05.04
10.05.04
11.05.04					—
Усього:

За потреби поглибленої перевірки повноти оприбуткування в касі готівкових коштів, одержаних з різних джерел, можуть аналізуватися також обороти за дебетом рахунку 301 „Каса" порівняно з оборотами за кредитом кожного кореспондуючого рахунку з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій

книзі та даними документів, які підтверджують фактичне одержання підприємством певних сум готівки у відповідні строки.

Під час перевірки цільового витрачання готівкових коштів, одержаних підприємством в установі банку, використовуються банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, книги обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначенням. Крім того, можуть також використовуватися товарні та касові чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо. Перевірці підлягають обороти за кредитом рахунку 31 „Каса".

Крім того, для контролю за правдоподібністю готівкових операцій підприємства контролюючі органи можуть застосовувати відповідні зустрічні документальні перевірки, що здійснюються безпосередньо на підприємствах-покупцях та постачальниках, через залучення відповідних первинних документів та взаємного звіряння касових документів.

Таблиця 9.2. Санкції за порушення касової дисципліни