Документування операцій з обліку основних засобів

Документування основних засобів на підприємство оформлюється первинними документами, що визначені наказом Міністерства статистики України „Про затвердження типових форм первинного обліку" №352 від 29Д2.1995р.

Документування господарських операцій здійснюється за допомогою таких форм:

03-І „Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів";

03-2 „Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів";

03-З „Акт списання основних засобів";

03-4 „Акт на списання автотранспортних засобів"

03-5 „Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини";

03-6 „Інвентарна картка обліку основних засобів";

03-7 „Опис інвентарних карток по обліку основних засобів";

03-8 „Картка обліку руху основних засобів";

03-9 „Інвентарний список основних засобів";

03-14 „Розрахунок амортизації основних засобів" (для промислових підприємств);

03-15 „Розрахунок амортизації основних засобів" (для будівельних організацій);

03-16 „Розрахунок амортизації по автотранспорту".

Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. 03-1) застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, при оформленні внутрішнього переміщення, а також для виведення із складу основних засобів, внаслідок їх передачі іншому підприємству. Він оформляється комісією в одному примірнику в момент надходження чи вибуття основних засобів. Після цього акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. 03-І) з доданою технічною документацією передається в бухгалтерію, підписується керівником та головним бухгалтером.

Акт здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. 03-2) підписується відповідальним працівником відділу та представником організації (відділу), що проводила ремонт чи модернізацію основних засобів, та передається в бухгалтерію. В технічну документацію об'єкта основних засобів вносяться необхідні зміни в характеристику об'єкта, що пов'язані з ремонтом, реконструкцією чи модернізацією. Документ складається в двох екземплярах: один передається організації, що здійснює ремонт; інший — в бухгалтерію.

Акт прийому-передачі основних засобів (форма 03-І) при безоплатній передачі основних засобів іншому підприємству складається в двох екземплярах (обом сторонам). При продажу акт складається в трьох примірниках: перші два — залишаються у продавця, а третій — передається покупцеві.

Акт на списання основних засобів (форма 03-3) використовується при оформленні вибуття основних засобів, при повному чи частковому їх списанні. Акт складається в двох примірниках (один — в бухгалтерії, інший — матеріально-відповідальній особі). В акті вказуються затрати на списання, а також вартість матеріальних цінностей, отриманих внаслідок ліквідації.

Акт на списання автотранспортних засобів (форма 03-4) застосовується для оформлення списання легкового чи вантажного автомобіля, причепа тощо внаслідок їх повної ліквідації.

Реєстри аналітичного обліку основних засобів, що вибули, додаються до документів, якими оформлені факти вибуття основних засобів.

В бухгалтерії на кожен об'єкт основних засобів відкривається інвентарна картка обліку основних засобів (ф. 03-6) на підставі акту прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. 03-І), технічної та іншої документації. Аналітичний облік основних засобів та їх зносу ведеться за кожним об'єктом окремо з розподілом на: власні, отримані на умовах фінансової оренди, виробничі, невиробничі.

В інвентарній картці записуються тільки основні якісні та кількісні характеристики основного засобу (назва підприємства, місце знаходження, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, первісна вартість, норма амортизаційних відрахувань, рік випуску, сума зносу, дата введення в експлуатацію, номер техпаспорту тощо). Всі зміни, що відбуваються з основними засобами, обов’язково реєструються в інвентарній картці.

Для аналітичного обліку та забезпечення спостереження за використанням у місцях експлуатації основних засобів кожному об'єкту присвоюється інвентарний номер.

Якщо частина (компонент) основних засобів визнана підприємством окремим об'єктом основних засобів, то їй також присвоюється інвентарний номер.

Інвентарний номер закріплюється за об'єктом основних засобів на весь час його знаходження на даному підприємстві. Інвентарні номери об'єктів основних засобів, що вибули, не присвоюються іншим об'єктам основних засобів, які надійшли на підприємство, протягом періоду, який забезпечує виключення ідентифікування нових об'єктів з тими, що вибули (наприклад, протягом строків зберігання документів). Орендовані об'єкти основних засобів можуть залишатися з інвентарним номером орендодавця (якщо таких інвентарних номерів орендарем не присвоєно об'єктам основних засобів).

Для реєстрації інвентарних карток використовують опис інвентарних карток обліку основних засобів (ф. 03-7), записи в якому ведуться в розрізі класифікаційних груп (видів) основних засобів.

Для пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження матеріально відповідальна особа веде інвентарний список основних засобів (ф. 03-9). Дані цього інвентарного списку повинні відповідати даним інвентарних карток, які ведуться в бухгалтерії.

Наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356 затверджені Методичні рекомендації щодо застосування реєстрів бухгалтерського обліку, у яких даються і форми 8 журналів, що замінили звичні для бухгалтера журнали-ордери.

Для узагальнення інформації про наявність і рух основних засобів, їх знос, а також капітальні інвестиції призначений Журнал 4.

Записи в Журналі 4 ведуться на підставі первинних і зведених документів (акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. 03-І)), акта списання, розрахунку амортизації та ін.).

Вибуття основних засобів відображається у графі 4 розділу I Журналу 4 у результаті їх продажу, безоплатної передачі, неможливості отримання підприємством надалі економічних вигід від їх використання або невідповідності критеріям визнання активом.

Сума нарахованої амортизації основних засобів відображається у графі 6

Журналу 4.

Капітальні інвестиції у зв'язку з уведенням у дію основних засобів та вибуття внаслідок продажу відображаються в розділі II Журналу 4.

Для ведення обліку по дебету рахунку 15 „Капітальні інвестиції" призначена Відомість 4.1.

У ній також відображаються аналітичний облік інвестицій у розрізі затрат капітального характеру (будівельні, монтажні, проектні роботи, собівартість придбаного обладнання, яке потребує і яке не потребує монтажу тощо) та операції, пов'язані з розподілом інвестицій у капітальне будівництво, виконане підрядним і господарським способом.

У цій Відомості відображаються затрати на проведення модернізації, модифікації, дообладнання (субрахунок 152), реконструкції, добудування (субрахунок 151) об'єкта, які приводять до збільшення первісно очікуваних від його використання майбутніх економічних вигід. Для визначення фактичної вартості кожного об'єкта капітального будівництва, реконструкції, добудування, модернізації, модифікації, здійснюваної в декількох звітних періодах, застосовується вкладний листок із зазначенням назви об'єкта.

У Відомості 4.1 відокремлюється сума податкового кредиту, що визнається законодавством у зв'язку з попередньою оплатою (авансом) вартості необоротних активів, обладнання і будівельно-монтажних робіт. Після отримання (приймання) необоротних активів, обладнання, що потребує монтажу, і будівельно-монтажних робіт сума податкового кредиту методом „сторно" відображається (у Відомості 4.1 і Журналі 3) по дебету рахунку 15 і кредиту субрахунку 644 „Податковий кредит" і не включається до первісної вартості побудованих (змонтованих, уведених в експлуатацію) основних засобів.

У тих випадках, коли необхідну аналітичну деталізацію показників за об’єктами обліку на окремих рахунках безпосередньо в журналах забезпечити неможливо, то заздалегідь дані первинних документів в необхідному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) у допоміжних відомостях (листах-розшифровках), з яких підсумки записуються до журналів.