Документування операцій з обліку запасів

Для ведення складського обліку виробничих запасів використовуються затверджені наказом Мінстату України від,21.06.96 р. №193 „Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" такі типові форми первинного обліку запасів:

М-1 „Журнал обліку вантажів, що надійшли";

М-2а „Акт списання бланків довіреностей";

М-4 „Прибутковий ордер";

М-7 „Акт про приймання матеріалів";

М-8 „Лімітно-забірна картка";

М-9 „Лімітно-забірна картка";

М-10 „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів";

М-11 „Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";

М-12 „Картка складського обліку матеріалів";

М-13 „Реєстр приймання-здавання документів";

М-14 „Відомість обліку залишків матеріалів на складі";

М-15 „Акт про приймання устаткування";

М-15а „Акт приймання-передачі устаткування до монтажу";

М-16 „Матеріальний ярлик";

М-17 „Акт про виявлені дефекти устаткування";

М-18 „Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу";

М-19 „Матеріальний звіт";

М-21 „Інвентаризаційний опис";

М-23 „Акт про витрату давальницьких матеріалів";

М-26 „Картка обліку устаткування для встановлення";

М-28 „Лімітно-забірна картка";

М-28а „Лімітно-забірна картка".

При оформленні запасів, які надійшли на підприємство від постачальників, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається „Прибутковий ордер" (ф. М-4) в одному примірнику.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом або транспортом сторонньої організації, оформляється „Товарно-транспортна накладна" (ф. №1-ТН).

У випадку надходження запасів із кількісними чи якісними відхиленнями від даних, вказаних у договорі та супроводжувальних документах, складається „Акт про приймання матеріалів" (ф. М-7). Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов'язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з'ясування непорозумінь можна залучати відповідних спеціалістів-експертів (юристів, аудиторів). Акт складається у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Перший примірник акта передається в бухгалтерію, а другий — в юридичний відділ для складання листа-претензії.

На складі комірник на кожний номенклатурний номер запасу має оформлювати „Матеріальний ярлик" (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Для обліку запасів за їх видами комірник веде окремі документи за формою М-12 „Картка складського обліку матеріалів". В ній проводяться записи за кожним фактом надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в ф. М-12 є „Прибутковий ордер" (ф. М-4), „Акт про приймання матеріалів" (ф.М-7) і „Товарно-транспортна накладна" (ф. 1-ТН) — по надходженню, а по видатку — Лімітно-забірні картки (фф. М-8, М-9, М-28а), „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів" (ф. М-10), „Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів" (ф.М-11), „Акт приймання-передачі обладнання у монтаж" (М-15а), „Акт про витрату давальницьких матеріалів"(ф-М-23) і „Товарно-транспортна накладна" (ф. 1-ТН).

Тільки після того, як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск із складу. Відпуск цінностей із складу може здійснюватися тільки уповноваженими особами. Список цих працівників складається і затверджується керівником підприємства та головним бухгалтером. Підставою для відпуску матеріалів із складу виробничі цехи, дільниці є: для одноразового відпуску — накладна вимога (М-11), а для систематичного відпуску цінностей виробничим одиницям лімітно-забірні картки (фф. М-8, М-9, М-28, М-28а). Ліміт встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків бухгалтерії підприємства і затверджується керівником.

Для багаторазового відпуску запасів протягом місяця використовують „Лімітно-забірну картку" (ф. М-8). У випадку, коли матеріали відпускаються для виробництва чотири рази протягом місяця, складається „Лімітно-забірна картка" (ф. М-9). Підставою для відпуску комірником запасів на об'єкти будівництва є „Лімітно-забірна картка" (ф. М-28), яка представлена матеріально відповідальною особою-забудовником. Водночас комірник веде в себе облік відпущених на будову матеріальних цінностей у „Лімітно-забірній картці" (ф. М-28а). В момент відпуску матеріалів на об'єкти будівництва комірник ставить свій підпис у ліміт-но-забірній картці (ф. М-28) виконавця будівельних робіт, а той в свою чергу підтверджує факт відпуску комірником запасів своїм підписом у лімітно-забірній картці форми (ф. М-28а).

Відпускаючи запаси із складу на підставі лімітно-забірної картки, комірник зобов'язаний слідкувати за встановленим лімітом. Перевищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів" (ф. М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший — у комірника.

Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріалів (ф. М-12) комірником складається „Відомість обліку залишків матеріалів на складі" (ф. М-14). Підсумкові дані по цій відомості порівнюються комірником із встановленими на підприємстві нормами забезпечення запасами. Якщо залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з метою запобігання можливим неплановим простоям виробництва, зобов'язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається „Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу" (ф. М-18).

Після закінчення облікового періоду комірник, як і всі матеріально відповідальні особи, має скласти „Матеріальний звіт" (ф. М-19), який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у „Реєстрі приймання-здавання документів" (ф. М-13). Всі вони передаються в бухгалтерію.

Документообіг на підприємстві має бути організований так, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність проведення операцій.

В бухгалтерії узагальнюється отримана від комірників аналітична інформація про рух запасів. При цьому використовуються рахунки бухгалтерського обліжку та бухгалтерські реєстри (журнали-ордери та відомості). Станом на перше число місяця в бухгалтерії підприємства, у спеціальній оборотно-сальдовій відомості виводиться залишок запасів по кожному рахунку.

Облік надходження запасів

Існують різні шляхи надходження товарно-матеріальних цінностей на підприємство, зокрема:

купівля у постачальника;

в результаті обміну на подібні та неподібні запаси

безоплатне отримання;

як внесок до статутного капіталу засновниками підприємства;

виготовлення власними силами.

Детальніше придбання запасів у постачальників розглянемо на прикладі:

Приклад 8.1. Підприємство придбало матеріали на суму 1500 грн. (у тому числі ПДВ – 250 грн.). Витрати на транспортування матеріалів склали 300 грн. (у тому числі ПДВ – 50 грн.).

У бухгалтерському обліку ці операції відображатимуться так:

	№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків	Сума, грн.
	Дебет	Кредит
	Перша подія — оплата
		Здійснено оплату матеріалів
		Відображено податковий кредит щодо ПДВ
		Оприбутковано матеріали
		Списано суму раніше нарахованого податкового кредиту
		Відображено взаємне зарахування заборгованостей
		Оплачено витрати на транспортування матеріалів
		Відображено податковий кредит щодо ПДВ по транспортних витратах
		Витрати на транспортувания включено до первісної вартості матеріалів
		Списано суму раніше нарахованого податкового кредиту щодо ПДВ
		Відображено взаємне зарахування заборгованостей, пов'язане з транспортуванням матеріалів
Перша подія – оприбуткування запасів
	Оприбутковано матеріали
	Відображено податковий кредит щодо ПДВ по оприбуткованих матеріалах
	Оплачено раніше отримані матеріали
	Суму витрат на транспортування включено до первісної вартості матеріалів
	Відображено податковий кредит щодо ПДВ по транспортних витратах
	Оплачено послуги за транспортування

 

Запаси можуть надходити на підприємство шляхом бартерного обміну на інші матеріальні цінності. Бартерні відносини належать до безгрошових форм розрахунків. У стандарті 9 „Запаси" при розгляді первісної вартості запасів, які надійшли на підприємство різними способами, наводиться визначення вартості запасів, які надійшли внаслідок обміну. Цей стандарт описує формування вартості запасів при двох випадках бартеру запасів — обмін на подібні запаси та обмін на неподібні запаси.

Відповідно до П(С)БО 15 „Дохід" подібними активами вважаються активи, подібні за своїм функціональним призначенням і мають однакову справедливу вартість. Активи, які не підпадають під це визначення, вважаються неподібними.

Класифікація запасів на подібні та неподібні має значення при відображенні в обліку бартерних операцій.

Обмін подібними запасами відбувається тоді, коли активи, які обміднюються, мають однакове призначення та застосовуються в одній галузі діяльності. Справедлива вартість обмінюваних подібних запасів має відповідати одна одній. Здійснюючи бартерну операцію подібними запасами, підприємства повинні узгодити між собою договірну ціну, яка не може бути нижчою від звичайної. Договірну ціну приймають за справедливу. Від справедливої ціни нараховують податковий кредит і податкове зобов'язання (ст. 4.2. Закону України „Податок на додану вартість" від 3 квітня 1997 року №168/97-ВР).

Підприємство оприбутковує запаси, які надходять в процесі обміну за справедливою або за первинною вартістю запасів, які відпущені. Ці вартості, переважно, не збігаються з ціною, яка вказується в первинних документах постачальника.

Незалежно від того, яка ціна обмінюваних товарів вказується в первинних документах постачальника, вони оприбутковуються так:

Якщо балансова вартість відпущених товарів є меншою за справедливу їх вартість — оприбуткування здійснюється за тією ціною, за якою були відпущені власні запаси;

Якщо балансова вартість відпущених товарів є більшою за справедливу їх вартість — оприбуткування здійснюється за справедливою вартістю.

Отже, як бачимо, оприбутковувати запаси, які надходять в процесі обміну, на підставі супровідних документів постачальника, можна лише у двох варіантах:

Якщо балансова вартість запасів двох учасників бартерного процесу збігається, при умові, що обидві ці вартості є меншими від їх справедливої вартості;

Якщо балансова вартість запасів одного з учасників бартерного процесу є більшою за їх справедливу, при умові, що балансова вартість запасів іншого учасника бартерного процесу дорівнює їх справедливій вартості.

Звичайно, такі випадки трапляються дуже рідко, тому при оприбуткуванні запасів у процесі „подібного" обміну бухгалтерові підприємства потрібно складати довідку-розрахунок довільної форми, якою коригуються суми, зазначені в документах постачальника.

Приклад 8.2.Підприємство «Аполон» здійснює обмін подібними будматеріалами із підприємством «Уран». У підприємства „Аполон" балансова вартість будматеріалів 250 грн. (справедлива вартість 200 грн.); у підприємства „Уран" балансова вартість будматеріалів 180 грн. (справедлива вартість 200 грн.);

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків	Сума, грн.
		Дебет	Кредит
	Підприємство „Аполон"
	Списання будматеріалів, що підлягають обміну
	Нараховано податкові зобов'язання
	Оприбутковано будматеріалів
	Відображено податковий кредит
	Віднесено на витрати різницю між балансовою і справедливою вартістю запасів
	Здійснено взаємозалік заборгованостей
Підприємство „Уран"
	Отримано будматеріали
	Відображено податковий кредит
	Відвантажено будматеріали
	Відображено податкове зобов'язання
	Здійснено взаємозалік заборгованостей

Бартер неподібними запасами досить часто зустрічається при здійсненні розрахунків між вітчизняними підприємствами. Його суть полягає в тому, що підприємство обмінює запаси, якими володіє в надлишку, на запаси, щодо яких існує потреба на підприємстві.

Згідно з положеннями П(С)БО 15 „Дохід" сума доходу за бартерним контрактом визначається за справедливою вартістю запасів, які отримані чи підлягають одержанню підприємством, зменшеною або збільшеною на суму відповідно переданих чи отриманих грошових коштів та їх еквівалентів.

У цьому виді надходження запасів існує певний нюанс. Відповідно до Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств" під бартером розуміють проведення розрахунків за товари у будь-якій формі, окрім грошової. Тобто бартерна операція не може передбачати часткову оплату. Для того, щоб запобігти непорозумінням, які можуть виникнути між бухгалтерським та податковим обліком, цю операцію рекомендується оформляти двома договорами. На справедливу вартість меншої суми запасів можна оформляти бартерний договір. Договір купівлі-продажу оформляється на суму доплати.

Зобов'язання та кредит по податку на додану вартість визначається відповідно до договірної ціни, яка встановлюється на рівні справедливої вартості обмінюваних товарів.

Приклад 8.3.Підприємство «Аполон» здійснює обмін запчастин на МШП із підприємством «Уран». Запчастини балансовою вартістю 300 грн. (справедлива вартість 350грн.); МШП, балансова вартість яких 550 грн. (справедлива вартість 450 грн.).

Підприємство «Аполон» доплатило підприємству «Уран» 120 грн. в тому числі ПДВ (різниця між справедливими цінами матеріалів).

 

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків	Сума, грн.
Дебет	Кредит
Підприємство „Аполон"
	Відвантажено запчастини
	Відображено податкове зобов'язання
	Списано облікову вартість запчастин
	Списано доходи на фінансовий результат
	Списано собівартість на фінансовий результат
	Оприбутковано МШП
	Відображено податковий кредит
	Сплачено суму компенсації
	Здійснено взаємозалік заборгованостей
	Підприємство „Уран"
	Отримано запчастини
	Відображено податковий кредит
	Відвантажено МШП
	Відображено податкове зобов'язання
	Списано облікову вартість МШП
	Списано доходи на фінансовий результат
	Списано собівартість на фінансовий результат
	Отримано часткову оплату
	Здійснено взаємозалік заборгованостей

Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку інших шляхів надходження запасів показано в таблиці.

 

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція
Дебет	Кредит
Придбання запасів підзвітною особою
	Оприбутковано запаси, придбані підзвітною особою за грошові кошти
	Відображено суму ПДВ у складі податкового кредиту
Надходження запасів з власного виробництва
	Оприбутковано виробничі запаси, виготовлені власними силами і
Надходження запасів у результаті внеску до статутного капіталу
	Оприбутковано виробничі запаси як внесок до статутного апіталу засновниками підприємства
Безоплатне надходження запасів
	Оприбутковано безоплатно одержані виробничі запаси
Оприбуткування надлишків, виявлених при інвентаризації
	Оприбутковано запаси, які раніше не обліковувались на балансі

Облік вибуття запасів