Облік нарахування заробітної плати

Документування розрахунків з оплати праці

На кожному підприємстві, в установі, організації виникає необхідність оцінити і оплатити результати праці, включивши згодом витрати на оплату праці до вартості продукції. При цьому документування господарських операцій має забезпечити одержання своєчасної та об'єктивної інформації про чисельність працівників, використання робочого часу, виробіток продукції і розрахунки щодо оплати праці.

Облік руху особового складу підприємства здійснюється у відділі кадрів. Обліку підлягають всі працівники незалежно від виконуваної роботи та займаної посади. До типових форм первинного обліку особового складу, затверджених наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 р. № 253, входять:

• Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (ф. № П-1);

• Особова картка (ф. № П-2);

• Алфавітна картка (ф. № П-3);

• Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи (ф. № П-4);

• Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (ф. № П-5);

• Наказ (розпорядження) про надання відпустки (ф. № П-6);

• Список про надання відпустки (ф. № П-7);

• Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) (ф. № П-8);

• Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (ф. №П-12);

• Табель обліку використання робочого часу (ф. № П-13);

• Список осіб, які працювали в надурочний час (ф. № П-15);

• Листок обліку простоїв (ф. № П-16).

Оформлення працівника на роботу здійснюється на основі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (ф. № П-1). На кожного працівника у відділі кадрів відкривають особову картку (ф. № П-2), до якої заносять відомості про працівника (і наступні зміни у службовому стані), водночас роблять запис про прийняття на роботу в трудовій книжці і присвоюють йому табельний номер. На працівників, прийнятих вперше, заповнюють нову трудову книжку. Записи в особовій картці мають відповідати записам, здійснюваним у трудовій книжці.

Картки комплектуються за структурними підрозділами підприємства в алфавітному порядку (або за табельними номерами), створюючи картотеку праців­ників. Особові картки на працівників, що вибули, підшиваються у спеціальній справі для кожного працівника.

Поряд з обліком особового складу на підприємстві має бути організовано облік використання робочого часу.

Для обліку використання робочого часу застосовується табель (ф. № П-12, П-13),який ведеться уповноваженою на те особою.

Табельний облік застосовується з метою аналізу і контролю за використанням робочого часу і станом трудової дисципліни. Дані табельного обліку використовуються також для визначення заробітку працівників, які перебувають на погодинній оплаті праці, та окремих виплат іншим працівникам.

Табель є іменним списком усіх працівників відділу, служби та іншого структурного підрозділу підприємства з позначками проти кожного прізвища про використання робочого часу і ведеться окремо за категоріями, а в межах категорії працюючих — у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель містить відомості про відпрацьований час, години понаднормової роботи, запізнення і неявки, причини яких зашифровуються умовними позначками. Значно спрощується табельний облік у разі реєстрації тільки відхилень від нормальної тривалості робочого дня (через хвороби, відрядження, прогули, простої, години понаднормової роботи тощо). При цьому підставою для позначок у табелі про час, невідпрацьований з поважних причин, є листки тимчасової непрацездатності, накази (розпорядження) про надання відпусток, посвідчення про відрядження та інші документи.

Включення до табеля і виключення з нього працівників здійснюються на підставі первинних документів з обліку кадрів.

Оформлений належним чином табель засвідчується підписами відповідальних осіб (начальником структурного підрозділу, табельником) і в установлений термін подається до бухгалтерської служби підприємства для нарахування заробітної плати.

Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідні відомості про посадові оклади (на основі штатного розпису); про присвоєні розряди (на основі наказів по підприємству), а також дані табельного обліку відпрацьованого ними часу за відповідний період (місяць тощо).

Для нарахування заробітної плати робітникам-відрядникам потрібні не лише дані про відпрацьований час, але і про виконану роботу. Документування виробтку робітників є необхідною умовою одержання достовірної інформації про кількість і якість виконаних робіт.

Нарахування основної заробітної плати робітникам, яким встановлена відрядна оплата праці, здійснюється на основі підсумкових даних про їх виробіток і розцінок за виконаний обсяг робіт. Облік праці і основної заробітної плати даних працівників здійснюють на основі різних спеціальних документів, що застосовують при індивідуальному, серійному і масовому виробництвах. Основним первинним документом в індивідуальних виробництвах з обліку праці, виробітку і основної заробітної плати робітника-відрядника є наряд. У серійних виробництвах застосовується більш досконала документація з обліку праці, виробітку і оплаті праці — маршрутний лист, об'єднаний із змінним рапортом. У масовому виробництві робота, виконувана кожним робітником, як правило, однорідна. Частіше робітника закріплюють за певною операцією. Тому у масових виробництвах застосовується, переважно, змінний рапорт (без маршрутного листа) або кар­тки з розрахунку заробітної плати, до яких щоденно вноситься виробіток робітників. Інколи ведеться журнал робіт типу табельної відомості.

Первинними документами доплат робітнику-відряднику є:

• лист на доплату - у випадках, коли з незалежних від робітника обставин виникають відхилення від встановленого технологічного процесу що викликають додаткові витрати робочого часу порівняно з встановленою нормою;

• лист простою (ф № П-16) - лист на оплату простою не з впни робітника-акт про брак (ф. № П-46) - за умови, що частковий брак продукції став ся з вини (або не з вини) робітника;

• табель для відмітки фактичних годин роботи в межах норм, понаднормової роботи кожного працівника і роботи в нічний час.

Заробітну плату спеціалістам нараховують так: при повному робочому місяці проставляється присвоєний оклад згідно з наказом по підприємству Розрахунково-платіжні відомості складають щомісяця по кожному цеху, допоміжній службі або відділу з групуванням прізвищ робітників і службовців у розрізі категорій працюючих, або за табельними номерами. Відомість складається із чотирьох частин. У першій частині вказується прізвище, їм я, по батькові кожного працівника і його посада, у другій — суми видів нарахованої зарплати за її видами, в третій - утримання за їх видами а в четвертій — суми, які належать до виплати.

Облік відпусток

Згідно з чинним законодавством кожен працівник має право на оплачувану відпустку. Відпустки поділяються на: щорічні (основна, додаткова за шкідливі та важкі умови праці, додаткова відпустка за особливий характер праці, інші додаткові відпустки)-

• додаткові відпустки в зв'язку з навчанням;

• творчі відпустки;

• соціальні відпустки (у зв'язку з вагітністю та пологами; по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; додаткова відпустка працівникам, які мають дітей).

Основна відпустка гарантована працівнику незалежно від того де він працює і яку роботу виконує.

Додаткова відпустка надається у випадку особливих умов і характеру робота, тобто визначальними стають особливі обставини, передбачені законодавством або колективним договором.

Згідно з Кодексом законів про працю (КЗпП) щорічна оплачувана відпустка надається працівникам тривалістю не менше 24 календарних днів. При цьому не має значення, є робота основною чи роботою за сумісництвом, зайнятий працівник повний робочий день чи ні. Для деяких категорій працівників Законом України „Про відпустки" встановлено більшу тривалість щорічних основних відпусток, а також надано право на щорічні додаткові відпустки певної тривалості. Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, — 69 календарних днів.

При визначенні тривалості щорічних відпусток, що надаються працівникам, не враховуються святкові та неробочі дні. Згідно з КЗпП в Україні встановлено 10 святкових і неробочих днів.

Право на щорічну основну і додаткову відпустку мають працівники, які пропрацювали на даному підприємстві не менше шести місяців. Щорічні відпустки надаються працівникам, як правило, згідно з графіком відпусток на підприємстві. Відпустки повинні надаватися працівникам з таким розрахунком, щоб вони були використані до закінчення робочого року. Ненадання працівнику щорічної відпустки є порушенням законодавства про працю (навіть у випадку, якщо працівник не бажає іти у відпустку).

Працівникам, які працюють за сумісництвом, відпустка повинна надаватися у той же час, коли й за основним місцем праці, навіть якщо працівник ще не відпрацював необхідних для надання відпустки шести місяців.

Відпустка нараховується на основі наказу (розпорядження) про надання відпустки, в якому вказується і відпустки. Підставою для видачі наказу про надання відпустки є заява працівника.

Сума відпускних визначається згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100, зі змінами і доповненнями. Відповідно до цього Порядку суми виплат, належних працівнику за час надання йому щорічних, основної та додаткової відпусток, тривалість яких визначається в календарних днях, розраховуються шляхом ділення сумарного заробітку за останні 12 місяців перед наданням відпустки на відповідну кількість календарних днів року (за винятком святкових і неробочих днів) і множення отриманого результату (середньоденного заробітку) на кількість календарних днів наданої оплачуваної відпустки. Цей розрахунок можна показати у вигляді формули:

Якщо працівник ще не відпрацював повний календарний рік, то для розрахунку відпускних береться відповідно сумарний заробіток, кількість днів і число святкових та неробочих днів за відпрацьований працівником період.

Всі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому вони нараховані, без вирахування сум податків та інших утримань.

Оплата щорічних відпусток входить до фонду додаткової заробітної плати.

Порядок оподаткування сум відпускних такий же, як і основної заробітної плати.

Розглянемо порядок визначення суми відпускних на умовному прикладі.

Приклад 12.1. Працівнику Стасіву М. Б. надається щорічна основна відпустка тривалістю 24 дня з 2 по 26 квітня включно.

У розрахунковому періоді з квітня 2003 року по березень 2004 року працівник одержував такі види виплат:

• основна заробітна плата (загальна сума) — 5000 грн.;

• матеріальна допомога — 200 грн.;

• дивіденди — 105 грн.;

• допомога по тимчасовій непрацездатності — 90 грн.

Сумарний заробіток Стасіва М. Б. за останні 12 місяців склав 5090 грн. (загальна сума основної заробітної плати (5000 грн.) і сума допомоги по тимчасовій непрацездатності (90 грн.)).

Згідно з вищенаведеною формулою сума належних працівнику Стасіву відпускних розраховується так:

• середньоденний заробіток — 5090 грн. / (365 - 10) = 14,34 грн.;

• сума відпускних — 14,34 грн. х 24 дні = 344,16 грн.

Крім оплачуваної відпустки, працівникам, за їх бажанням, може надаватися відпустка без збереження заробітної плати. Але тривалість такої відпустки за основним місцем праці не може перевищувати 15 робочих днів протягом календарного року.