Облік безготівкових розрахунків в системі прийняття управлінських рішень

 

Практика переконливо доводить, що успішна діяльність підприємства можлива за умови чіткого обліку безготівковихрозрахунків і коштів. Сучасні ж ринкові умови посилюють ці вимоги, оскільки будь-які упущення можуть звести нанівець позитивні результати виробничої діяльності підприємства.

Наприклад, затримка з розрахунками за відвантажену покупцям продукцію рівнозначна втраті частини прибутку підприємства внаслідок уповільнення обороту його активів. Так само негативно позначається на результатах діяльності підприємства дебіторська заборгованість постачальників за перерахованою їм попередньою оплатою під майбутні поставки сировини й матеріалів, коли з будь-яких причин вони своєчасно не були відвантажені підприємству. В умовах інфляції на це накладається втрата реальної вартості грошей, що зумовлює ще більші збитки, інколи навіть такі, що спричинюють банкрутство підприємства. Тому безготівковихрозрахунки та грошові потоки мають бути одними з головних об’єктів управлінського обліку. На нашу думку, малоймовірно, що належний контроль за ними можна забезпечити лише за допомогою фінансового обліку, хоч більшість авторів, які висвітлюють проблеми управлінського обліку, безготівковихрозрахунки та рух грошових потоків залишають поза увагою або ж розглядають облік коштів лише в зв’язку з аналізом інвестиційних проектів.

Разом з цим навіть облік безготівковихрозрахунків із постачальниками, хоч і опосередковано, також впливає на формування фінансових результатів, причому надто відчутно, щоб його ігнорувати в управлінському обліку.

Адже несвоєчасні безготівкові розрахунки спричинюють недовіру до підприємства, що повертається необов’язковим ставленням постачальників щодо дотримання термінів поставки сировини й матеріалів і, як наслідок, зривом виробничої програми, а далі ланцюговою реакцією невиконання зобов’язань перед партнерами, отже, збитками, що були б неможливими, якщо б їх не спровокував недостатній контроль за своєчасністю розрахунків. Таким чином, облік безготівковихрозрахунків має бути чітко контрольований. Причому не тільки на кінцеві звітні дати, що забезпечується засобами фінансового обліку, головна мета котрого – формування звітної інформації для зовнішніх споживачів, тому дані про стан безготівковихрозрахунків і наявність коштів на кінець місяця є самодостатні, а й щоденно. Отже, виникає потреба поглиблення інформативності обліку та виникнення сфери управлінського обліку за цими об’єктами. Розмежування сфер фінансового й управлінського обліку безготівковихрозрахунків і грошових потоків зумовлене їх різною метою.

Інформативність фінансового обліку, достатню для забезпечення зовнішньої звітності, не можна вважати такою з позицій контролю за своєчасністю безготівкових розрахунків. Причому у фінансовому обліку інформацію про стан безготівкових розрахунків і наявність коштів подають без взаємозв’язку. Управлінський облік має забезпечувати повсякденний контроль стану безготівковихрозрахунків разом із надходженням чи витрачанням коштів та їхньою наявністю на звітну дату.

Без такого взаємозв’язку розрахунків і коштів неможливе управління ними, що зумовлює відмінності фінансового й управлінського обліку.

Управлінський облік має забезпечувати менеджерів вичерпною оперативною інформацією не тільки про фактичну заборгованість покупців перед підприємством чи підприємства перед постачальниками, що можливо й за даними фінансового обліку, а й про змогу погасити цю заборгованість у певні терміни. Щодо коштів, то в управлінському обліку недостатньо інформації лише про їхню наявність на певну дату, що доволі легко забезпечує фінансовий облік, оскільки потрібні лише дані прогнозного характеру, які дають змогу маневрувати коштами. Причому при їхньому дефіциті доводиться попередньо оцінювати оптимальність обраного варіанта рішення щодо спрямування коштів із кількох альтернативних. Таким чином власне облікова інформація в управлінському обліку – це лише вихідні дані для аналітичних розрахунків, котрі необхідно здійснювати щодо можливих напрямків використання коштів з урахуванням планових джерел їхнього надходження. Тому очевидно, що оминути в управлінському обліку при безготівковихрозрахунках із покупцями й замовниками, постачальниками й підрядниками грошові потоки було б помилкою.

Разом з іншими активами вони є його об’єктами. Однак при цьому слід пам’ятати, що йдеться не тільки про облікові процедури у вузькому розумінні, а про широке застосування методів економічного аналізу, насамперед розрахунково-конструктивних, моделювання, які дають змогу прогнозно оцінювати рішення менеджерів щодо управління розрахунками і грошовими потоками. Варто наголосити, що така постановка управлінського обліку безготівковихрозрахунків і грошових потоків потребує складних обчислень, які доводиться здійснювати в дуже стислі терміни. Терміновість зумовлена високим динамізмом змін у стані зазначених об’єктів управлінського обліку. Причому часто альтернативні рішення доводиться приймати не тільки загалом, а й навіть після нещодавно прийнятого і виваженого, оскільки ситуація часто змінюється в непередбачуваному напрямку.

До того ж треба зважати на те, що інформація про безготівкових розрахунки і рух грошових потоків початково формується у фінансовому обліку. Традиційно її використовував лише головний бухгалтер, рідше – керівник підприємства.

Менеджери нижчого рівня, особливо в умовах вітчизняних підприємств, нею практично не цікавились. Усе це зумовлює небажання останніх втручатись у цю сферу й нині, коли потреба в оперативному управлінні безготівковими розрахунками і грошовими потоками в умовах ринкових відносин є очевидною. Вихід можна знайти за умови, що для опрацювання інформації про безготівкові розрахунки і рух грошових потоків будуть застосовувати комп’ютери, а результати обчислень використовува-тимуть, крім облікових працівників, менеджери центрів відповідальності, насамперед відділів постачання та збуту.

Не применшуючи ролі головного бухгалтера підприємства, треба визнати, що він не в змозі повною мірою одноосібно обґрунтувати оптимальний варіант рішень щодо спрямування коштів, отриманих підприємством від реалізації продукції, робіт, послуг. Адже завжди є найневідкладніші потреби, першочергові завдання, що можна бути здійснити в тривалішій перспективі. Часто вибір найоптимальнішого варіанта можливий лише на основі вольового рішення менеджера, який має необхідні повноваження, що хоч і базується на певній інформації, але вона може бути навіть не обов’язково сформованою завдяки управлінському обліку, а, наприклад, продуктом т. зв. “мозкової атаки”.

У процесі здійснення фінансово-господарської діяльності підприємство постійно має потребу в проведенні розрахунків зі своїми контрагентами, бюджетом, податковими органами. Відвантажуючи виготовлену продукцію, підприємство, як правило, не отримує оплату одразу, тобто воно кредитує покупця. Тому протягом періоду від моменту відвантаження продукції до моменту надходження платежу засоби підприємства знаходяться у вигляді дебіторської заборгованості. Управління дебіторською заборгованістю при розрахунках з покупцями і замовниками – це суттєвий елемент системи управлінського обліку.

Практика переконливо доводить, що успішна діяльність підприємства можлива за умови чіткого обліку розрахунків. Сучасні ж ринкові умови посилюють ці вимоги, оскільки будь-які упущення можуть звести нанівець позитивні результати виробничої діяльності підприємства.

Управління розрахунками з покупцями і замовниками також передбачає контроль за оборотністю коштів в них. Прискорення оборотності в динаміці розглядається як позитивна тенденція. Отже, управління розрахунками передбачає визначення наступних основних моментів (рис. 2.5).

Рис. 2.4. Управління розрахунками з покупцями та замовниками

Управлінський облік має забезпечувати повсякденний контроль стану розрахунків разом із надходженням чи витрачанням коштів та їхньою наявністю на звітну дату. Управлінський облік в ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП забезпечує бухгалтерів вичерпною оперативною інформацією не тільки про фактичну заборгованість покупців перед підприємством чи підприємства перед постачальниками, що можливо й за даними фінансового обліку, а й про змогу погасити цю заборгованість у певні терміни.

Управління розрахунками з покупцями і замовниками в ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП передбачає розробку і впровадження ефективного його механізму управління, який передбачає такі етапи:

- формування стандартів платоспроможності покупців та їх оцінку (дебіторська заборгованість у попередньому періоді);

- обґрунтування умов платежу та прийомів стягнення дебіторської заборгованості;

- прийняття рішень стосовно методів управління дебіторською заборгованістю при розрахунках з покупцями;

- впровадження системи контролю за рухом розрахунків;

- вибір підприємством прогресивних форм рефінансування дебіторської заборгованості.

Таким чином власне облікова інформація в управлінському обліку – це лише вихідні дані для аналітичних розрахунків, котрі необхідно здійснювати щодо можливих напрямків використання коштів з урахуванням планових джерел їхнього надходження. Управлінський облік розрахунків з покупцями й замовниками на підприємстві ґрунтується на основі даних таких основних документів: товарно-транспортних накладних чи накладних або приймальних квитанцій (актів про виконані роботи, надані послуги) де відображається заборгованість покупців чи замовників перед підприємством та ін.

Організація обліку на підприємстві передбачає визначення структури бухгалтерії, централізовану та децентралізовану систему обробки даних, розробку робочих інструкцій для працівників бухгалтерії, графіків документообороту, спосіб ведення обліку та інші сторони функціонування бухгалтерії.

Управлінський облік забезпечує керівництво та працівників вичерпною оперативною інформацією не тільки про фактичну заборгованість покупців перед підприємством чи підприємства перед постачальниками, що можливо й за даними фінансового обліку, а й про змогу погасити цю заборгованість у певні терміни. Щодо коштів, то в управлінському обліку недостатньо інформації лише про їхню наявність на певну дату, що доволі легко забезпечує фінансовий облік, оскільки потрібні лише дані прогнозного характеру, які дають змогу маневрувати коштами. Причому при їхньому дефіциті доводиться попередньо оцінювати оптимальність обраного варіанта рішення щодо спрямування коштів із кількох альтернативних. Таким чином власне облікова інформація в управлінському обліку – це лише вихідні дані для аналітичних розрахунків, котрі необхідно здійснювати щодо можливих напрямків використання коштів з урахуванням планових джерел їхнього надходження. Тому очевидно, що оминути в управлінському обліку прирозрахунках із покупцями й замовниками, постачальниками й підрядникамигрошові потоки було б помилкою. Разом з іншими активами вони є його об’єктами. Однак при цьому слід пам’ятати, що йдеться не тільки про облікові процедури у вузькому розумінні, а про широке застосування методів економічного аналізу, насамперед розрахунково-конструктивних, моделювання, які дають змогу прогнозно оцінювати рішення менеджерів щодо управління розрахунками і грошовими потоками.

Варто наголосити, що така постановка управлінського обліку розрахунків і грошових потоків потребує складних обчислень, які доводиться здійснювати в дуже стислі терміни. Терміновість зумовлена високим динамізмом змін у стані зазначених об’єктів управлінського обліку. Причому часто альтернативні рішення доводиться приймати не тільки загалом, а й навіть після нещодавно прийнятого і виваженого, оскільки ситуація часто змінюється в непередбачуваному напрямку.

До того ж треба зважати на те, що інформація про розрахунки і рухгрошових потоків початково формується у фінансовому обліку. Традиційноїї використовує лише головний бухгалтер, рідше – керівник підприємства. Менеджери нижчого рівня, особливо в умовах вітчизняних підприємств, неюпрактично не цікавились. Усе це зумовлює небажання останніх втручатись у цю сферу й нині, коли потреба в оперативному управлінні розрахунками і грошовими потоками в умовах ринкових відносин є очевидною. Вихід можна знайти за умови, що для опрацювання інформації про розрахунки і рух грошових потоків будуть застосовувати комп’ютери, а результати обчислень використовуватимуть, крім облікових працівників, менеджери центрів відповідальності, насамперед відділів постачання та збуту. Не применшуючи ролі головного бухгалтера, підприємству треба визнати, що він не в змозі повною мірою одноосібно обґрунтувати оптимальний варіант рішень щодо спрямування коштів, отриманих підприємством від реалізації продукції, робіт, послуг. Адже завжди є найневідкладніші потреби, першочергові завдання, що можна бути здійснити в тривалішій перспективі. Часто вибір найоптимальнішого варіанта можливий лише на основі вольового рішення менеджера, який має необхідні повноваження, що хоч і базується на певній інформації, але вона може бути навіть не обов’язково сформованою завдяки управлінському обліку.