Системи контролю та механізм їх дії

С

истеми контролю — це сукупність суб'єкта, об'єкта та засобів конт­ролю, взаємодіючих як єдине ціле в процесі встановлення бажаних результатів виконання, вимірювання стану об'єкта контролю, аналізу та оцін­ки даних вимірювання, пошуку шляхів і вироблення заходів коригуючого впливу.

Та обставина, що до системи контролю зараховують об'єкт, свідчить про її унікальність, неповторність для кожного конкретного об'єкта контролю.

У кожній системі контролю використовуються лінійні, функціональні і операційні типи контролю, а також загальні види контролю.

До поняття "засоби контролю" доцільно включати не тільки технічні засоби, але й форми та методи контролю, які розробляються для кожної конкретної системи¹.

Кочерин Е.А Контроль в системе управления социалистическим производством — М.: Экономика, 1982. — С. 146.

244

Складні системи контролю, крім інформаційно-вимірювальних функцій, виконують ще й аналітико-коригуючі.

Складні системи контролю мають багато характеристик, що відображають їх властивості, а саме: ефективність контролю, його достовірність, точність, продуктивність, тривалість часу роботи системи, швидкодія, витрати на здійс­нення контролю, час, необхідний на приведення системи до робочого стану, обсяг контролю, універсальність і гнучкість програм контролю, кількість і харак­тер сигналів, на які повинна реагувати система, зміст і форми відображення результатів контролю, режим роботи системи, ступінь автоматизації, віддале­ність від об'єктів контролю, конструктивне виконання, кількість персоналу, що обслуговує роботу системи, його кваліфікація та ін.

При проектуванні системи контролю необхідно враховувати ергономічні, естетичні, технічні, технологічні характеристики, зовнішні умови тощо.

Мета, завдання та характеристики системи контролю є основними та ви­хідними показниками, на основі яких розробляються вимоги до системи на стадії її проектування. Незалежно від ступеню складності система контролю завжди передбачає наявність хоча б чотирьох основних елементів, які реа­лізують її мету — підтримування бажаного стану об'єкта контролю та управ­ління. До таких елементів належать: детектор, селектор, диспетчер та інформатор {ще. 10.4).

Детектор фіксує значення характеристик об'єкта контролю і показує, що з ними відбувається.

Селектор отримує зафіксовану інформацію та обробляє її — порівнює фактичний стан з заздалегідь визначеними нормами функціонування чи очі­куваннями і оцінкою того, що відбувається. Селектор відбирає лише ту інфор­мацію, яка необхідна для цілей управління, і на цій основі оцінює значущість того, що відбулося. Відібрана інформація надходить до суб'єкта контролю або диспетчера.

245

Розділ III

ТУНКІДТЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 10

ТУНКЦІЯ КОНТРОЛЮ

 

Диспетчер, якщо це необхідно, надсилає управлінські сигнали у всі складові частини системи контролю.

Передача інформації між детектором, селектором, диспетчером і об'єктом контролю здійснюється інформатором.

Виділення чотирьох елементів системи контролю є зручним для побудови моделі системи контролю. Типи систем визначаються залеж-но від складності цих елементів, їх здатності вирішувати завдання для досягнення цілей системи контролю, від техніки та технології контролю, його видів, типів та методів, що реалізуються в системі та ін.

КОНТРОЛЬ І КОНТРОЛІНГ

Х

оча термін "контролінг" співзвучний до слова "контроль", проте їх функції та форми різні. Зміст контролінгу як науки пов'язаний з управ­лінням, регулюванням діяльності не лише підприємства, але й, в ши­рокому розумінні, бізнесу взагалі. Контролінг — це система управління процесом досягнення кінцевої мети підприємства та результатів його діяльності, як система управління прибутком підприємства.

Функціонування системи контролінгу можна показати за допомогою схеми:

Контролінг виник внаслідок того, що з плином часу різко збільшується обсяг інформації, яка надходить не лише з внутрішнього середовища (вироб­ництво), але й з зовнішнього, у вигляді даних про конкурентів, соціально-економічних досліджень, змін у податковій політиці держави, вивчення рин­кового середовища та ін. Для систематизації цієї інформації необхідно було створити систему, яка б дозволила класифікувати та розподілити цю інфор­мацію по тих структурних підрозділах організації, де вона необхідна.

Термін "контролінг" вперше був використаний у США, він охоплював су­купність завдань у сфері обліку та теорії фінансів. Потім контролінг отримав ширше тлумачення, до нього увійшли також окремі питання фінансового контролю і оптимального використання фінансових ресурсів.

246

Різниця між термінами "контроль" і "контролінг" полягає у тому, що кон­троль спрямований у минуле і зорієнтований на виявлення помилок, відхилень, на пошук винних; а контролінг — у майбутнє, прагне так керувати процесами поточного аналізу і регулювати планові і фактичні показники, щоб виключити помилки та відхилення.

Метою контролінгу є розробка економічних показників ефективності вико­ристання об'єктів управління, відстеження цих показників та забезпечення інформацією усіх зацікавлених осіб щодо використання ресурсів у процесі постачання, виробництва і збуту продукції (рис. 10.6).

Контролінг є синтетичною дисципліною, яка на основі менеджменту, мар­кетингу, бухгалтерського обліку, аналізу господарської діяльності, систем кон­тролю забезпечує спостереження, оцінку та коригування економічних процесів, що відбуваються на підприємстві.

Об'єктами контролінгу є:

1. Господарські процеси (постачання, виробництво, збут).

2. Ресурси підприємства (матеріальні ресурси, засоби виробництва, жива праця).

3. Економічна ефективність (собівартість, прибуток, фінансовий стан під­приємства).

Для кожного з об'єктів контролінгу розробляється набір тих даних, за допо­могою яких визначається ефективність здійснення господарських процесів і використання ресурсів підприємства.

Основними функціями контролінгу є нормування та визначення еластич­ності витрат, ціноутворення, вміння передбачити господарську і комерційну ситуацію, розробка заходів на підставі інформації про відхилення.

Особливе значення має сервісна функція контролінгу — забезпечення апа­рату управління інформацією, необхідною для прийняття рішень, і координація завдань різних рівнів управління для досягнення загальної мети підприємства.

247

Розділ ПІ

ТУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 10

ТУНКЦІЯ КОНТРОЛЮ

 

Контролінг дозволяє досягти ясного у меті та правильного у дії управління, яке характеризується такими ознаками:

S розуміння істинної прароди і обов'язків менеджменту, ■S старанність відбору і розвитку членів команди менеджерів; ■S тверда віра у те, що продукція і послуги підприємства є засобами, за до­помогою яких працівники можуть чесно служити суспільству з почуттям особистого задоволення.

Для досягнення такого рівня управління, необхідно:

■S викласти письмово точне і вичерпне твердження відносно того, чому підприємство займається даним бізнесом;

•/ встановити визнані всіма ефективні засоби оцінки значущості внеску за­гального менеджменту, окремих членів управлінської команди і потенцій­них менеджерів;

•/ запровадити програму управління, в якій чітко сформульовані завдання, методика дій і відповідальність у такій формі, щоб забезпечити роботу команди.

КОНТРОЛЬ ТА АУДИТ

А

удит — це системний процес отримання й оцінки об'єктивних даних про факти і процеси, що відбуваються на підприємстві, їх відповідність певному критерію та доведення наслідків перевірки до зацікавлених корис­тувачів.

Для ухвалення рішень про придбання і продаж цінних паперів, видачу позик, укладання договорів необхідна достовірна інформація, яка грунтується на фі­нансовій звітності. Крім того, операції організації, ділові стосунки з іншими фірмами досить різноманітні і складні, тому інформацію про них можуть дати лише спеціалісти — бухгалтери і аудитори.

Як правило, користувачі фінансової інформації не мають доступу до обліко­вих записів компанії і відповідного досвіду, тому їм необхідно запрошувати для підтвердження реальності балансу аудиторів.

Наслідки прийнятих користувачами інформації рішень про фінансовий стан компанії можуть бути настільки важливими, що достовірність і повнота да­них є абсолютно необхідними, тому свідчення аудитора щодо фінансової звіт­ності знімають ризик прийняття неправильних рішень і можливих збитків.

Аудит визначається як процес зменшення до прийнятного рівня інформа­ційного ризику для користувачів фінансових звітів та іншої інформації стосов­но фінансового-господарської діяльності підприємства. Аудитор повинен під­твердити або заперечити достовірність фінансової звітності, яка публікується. Це дозволяє користувачам розраховувати на те, що інформаційний ризик

248

незначний. Зниження ризику появи неточних даних у фінансових звітах є одним з основних завдань аудиту.

Аудит розподіляється на три види:

S аудит фінансових звітів;

S аудит на відповідність вимогам;

■S аудит господарської діяльності.

Аудит фінансових звітів означає перевірку звітів суб'єкта з метою пере­вірки правильності їх складання відповідно до визначених критеріїв та за­гальновизнаних правил ведення бухгалтерського обліку. Результати аудиту фінансових звітів розсилаються широкому загалові користувачів — власникам акцій, кредиторам, органам державного регулювання, банкам, інвесторам та іншим зацікавленим особам.

Суть аудиту на відповідність вимогам полягає в тому, що при цьому здійснюється перевірка окремих видів робіт або господарської діяльності суб'єкта з метою визначення їх відповідності до встановлених законів, пра­вил, процедур.

Аудит господарської діяльності полягає в систематичному аналізі гос­подарської діяльності з певною метою. Цей вид аудиту можна назвати аудитом ефективності роботи або адміністративним контролем. Аудитор всебічно ана­лізує окремі види діяльності підприємства — виробництва, маркетингу, обробки даних як в цілому по фірмі, так і в розрізі окремих філій, відділів, секторів.

Завданням аудиту господарської діяльності є:

S оцінка ефективності діяльності (зіставлення фактичних даних з програ­мами, стандартами, прогнозами);

S виявлення можливостей поліпшення діяльності (можливість скорочення витрат на виробництво, підвищення продуктивності праці, підвищення економічної ефективності використання ресурсів та інше);

■S надання рекомендацій для поліпшення діяльності фірми.

Проведення аудиту господарської діяльності може здійснюватися з ініціати­ви дирекції або на вимогу третьої сторони.

Враховуючи важливість аудиторського висновку щодо достовірності фінан­сового звіту, довіри користувачів до висновку аудитора та прийняття рішень на його підставі, до аудитора ставляться високі вимоги як професійного харак­теру (компетенція, кваліфікація), так і етичні. Аудитор виступає гарантом досто­вірності даних, які офіційно оприлюднюються для широкого кола споживачів, тому аудитор повинен бути компетентним, знати методологію обліку, права, фінансів, аналізу. Обов'язкова умова — наявність правового статусу та дозволу на перевірку.

Отже, аудит можна охарактеризувати як один із видів незалежного від державних структур контролю, який підтверджує реальність оприлюдненої

249

Розділ Ш

ТУНКЦ1Ї МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 10

ТУНКЦІЯ КОНТРОЛЮ

 

фінансової звітності фірм, підвищує рівень довіри до неї та знижує ризик у процесі прийняття управлінських рішень.

В Україні діє закон про аудиторську діяльність, створена Аудиторська палата, яка розглядає стандарти з аудиту, здійснює сертифікацію спеціалістів-аудиторів та видає ліцензії на право здійснення аудиторської діяльності окремими особами та фірмами.

РЕЗЮМЕ

1. Контроль є однією з функцій менеджменту. Його роль полягає у тому, що він забезпечує інформацію про досягнення мети організації і при відхиленні від встановленої мети дає можливість застосувати коригуючі дії.

2. До контролю входять такі основні блоки:

визначення стандартів діяльності організації;

визначення відповідності реальної дійсності до встановлених стандартів,

визначення проблем у тому випадку, якщо реальна дійсність не відповідає встановленим стандартам;

застосування при необхідності коригуючих дій, які дозволяють ліквідувати відхилення або звести їх до мінімуму.

3. Серед загальних видів контролю можна виділити попередній, спрямову­ючий, фільтруючий та заключний контроль.

4. Предметом контролю є стан і поведінка об'єкта управління. Стан об'єкта управління визначається кількісними, якісними, структурними, просторовими та часовими характеристиками.

5. На практиці виникають проблеми контрольованості стану різних об'єктів, систем, процесів тощо. Теоретична розробка питань контрольованості стану і поведінки об'єктів управління є предметом дослідження контролінгу. Кон-тролінг — це система управління процесом досягнення кінцевої мети підпри­ємства, а саме — система забезпечення майбутнього прибутку підприємства.

6. Аудит — системний процес отримання й оцінки об'єктивних даних про факти і процеси, що відбуваються на підприємстві, їх відповідність певному критерію та доведення наслідків перевірки до зацікавлених користувачів.

Аудит поділяється на три види: аудит фінансових звітів, аудит на відпо­відність вимогам і аудит господарської діяльності.

Питання

для самоконтролю:

1. Що таке контроль?

2. Що саме слід контролювати керівнику і як часто?

3. Яка мета контролю?

4. Що є об'єктом контролю?

5. Які Ви знаєте види контролю?

6. З яких стадій складається процес контролю?

7. Що таке норми і нормативи?

8. Які елементи системи контролю Вам. відомі?

9. Що розуміють під терміном "контрольна"? 10. Назвіть три основні види аудиту.

Нові категорії та поняття

Етапи контролю. Норми, нормативи. Параметри. Системи контролю. Елементи системи контролю. Контролінг. Аудит.

Контроль.

Мета і завдання контролю.

Об'єкт і предмет контролю.

Суб'єкти і типи контролю.

Види контролю.

Процес контролю.

Характеристики контролю.

 

250

251

Розділ III

ТУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 10

ТУНКЦІЯ КОНТРОЛЮ

Ситуація З

СИТУАЦІЇ ДЛЯ АНАЛІЗУ до теми 10

Ситуація 1

Джон Р. Рокфеллер якось відвідав один із своїх численних заводів. Коли він зайшов до кабінету директора, той диктував листа. "Не буду йому заважати", — подумав Рокфеллер і дочекався поки директор закінчить справу. Коли секретар вийшов з кабінету, Рокфеллер заявив: "Я повинен Вас негайно розрахувати, оскільки Ви злодій і крадете мої гроші!".

"Як Ви можете це стверджувати?" — розлючено заперечив директор.

"Ви щойно диктували листа, — відповів Рокфеллер, — що, без сумніву, міг зробити дехто з Ваших підлеглих. Але той, хто отримує максимум 3000 доларів на рік. Вам я сплачую у десять разів більше. Якщо Ви займа­єтеся справами підлеглих, значить погано виконуєте власні обов'язки. Тому гроші, які Ви отримуєте, викинуті на вітер".

Запитання:

1. Чи переконливі виправдовування директора типу: "Я намагаюся піклува­тися про все..." та ін.?

2. Якщо в апараті директора дійсно немає кому доручити складення важли­вого листа, чи виправдані його дії?

3. Чи виконали б Ви свою погрозу на місці Рокфеллера?

Ситуація 2

Із спостережень президента залізничної компанії:

"Більшість менеджерів управлінь залізниць зайняті тим, що перевіряють квитки, змащують деталі локомотива, прочищають парові свистки та демонструють кухарю вагону-ресторану, як робиться салат. А потім ще дивуються, що їх справи йдуть дедалі гірше."

Запитання:

1. А що ж власне повинні робити менеджери залізниці?

2. Чи можна назвати такі їх дії контрольними?

Власник великої будівельної фірми з багатьма тисячами працівників та 50-ма будівельними майданчиками, принципово залишає за собою право самому приймати рішення з усіх фінансових питань.

Під час важливої ділової розмови із замовником увійшла секретар і по­просила його підписати термінове замовлення на матеріали. Він вибачився перед відвідувачем і візує вимогу на візок вартістю 170 євро. При цьому пояснює, що вимогу на жаль, не можна відкласти, оскільки візок дійсно дуже потрібен.

Справа, яку відвідувач намагався владнати з власником фірми, не вийшла. А своїм колегам він пояснив: "якщо на фірмі шеф самостійно вирішує такі дріб'язкові проблеми, то йому важко не зважати на думку про те, що ця фірма у фінансовому відношенні не заслуговує довіри".

Запитання:

1. Як Ви думаєте, чому власник фірми сам вирішує дрібні фінансові питання і чи вітаєте такий стиль керівництва?

2. До чого призвела така практика на цей раз?

3. Чи не занадто категоричний у своєму висновку відвідувач?

4. Спробуйте описати хід думок відвідувача.

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

А. Основні джерела:

1. Гріфін P., Яцура В. Основи менеджменту Підручник. — Львів: БаК, 2001. — 624 с

2. Гэлловэй Л. Операционный менеджмент. — СПб.: Питер, 2002. — 320 с.

3. Кредісов А.І., Панченко Е.Г., Кредісов В.А. Менеджмент для керівників. — К.: Знання, 1999. — 556 с.

4. Кузин Б., Юрьев В., Шахдинаров Г. Методы и модели управления фирмой. — СПб.: Питер, 2001. — 256 с.

5. Пушкар М.С. Контролінг. Монографія. — Тернопіль: Карт-бланш, 1997. — 144 с.

Б. Додаткові джерела:

1. Дойль П. Менеджмент: стратегия и тактика. Пер. с англ. /Под ред. Ю.Н. Капту-ревского. — СПб.: Питер, 1999. — 560 с.

2. Калюга Є.В. Фінансово-господарський контроль у системі управління. Моно­графія. — К.: Эльга, Ника-Центр, 2002. — 360 с.

3. Ладанов ИД. Практический менеджмент (психотехника управления и самотрени­ровки). — М.: Элник, 1995. — 575 с.

4. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента /Пер. с англ. — М.: Дело, 1999. — 800 с.

5. Сухарева Л.А., Петренко С.Н. Контроллинг — основа управления бизнесом. — К.: Эльга, Ника-Центр, 2002. — 208 с.

 

252

Основы менеджмента. Учебное пособие / Сост. ЕВ. Проскудина. — Ижевск: ТОО Внедренческое предприятие "Пик", 1994. — С. 46, 47.

253

Розділ IV

СОЦІАЛЬНО-ПСИХОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ КЕРІВНИЦТВА

Тема І 1

МЕНЕДЖМЕНТ ПЕРСОНАЛУ

МІІІІ:

Тема 11. Менеджмент персоналу

Тема 12. Управління групами

Тема 13. Керівництво та лідерство

Тема 14. Управління конфліктними ситуаціями

Тема 11

МЕНЕДЖМЕНТ ПЕРСОНАЛУ

Секрет вдалого вибору працівників простий — потрібно знаходити людей, які б самі хотіли робити те, що б вам хотілося від них.

Г. Сельє

Прийом на роботу ■

■ це перемога надії над досвідом. Теорема Лофтуса