Вимоги, які пред’являються до інформації

Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вив­ченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що прийма­ються.

Для визначення потреб у необхідних даних треба враховува­ти можливі нестандартні ситуації, коли необхідно не тільки приймати рішення, а й правильно поставити завдання підлег­лим.

Окрім відомостей, які необхідні безпосередньо для вирішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задо­вольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вона може дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить до менеджера, по­винна відповідати вимогам, показаним на схемі 12.2.

 

 

 

Схема 12.2 – Вимоги до інформації

 

 

При неефективності даних створюється ілюзія інформованості. Тому менеджер має забезпечити перевірку їх досто­вірності шляхом одержання її з різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.

Актуальність даних тісно пов'язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стану до невико­ристання даних про нього.

Оперативні дані втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Дані узагальнені, аналітич­ного характеру зберігають свою актуальність протягом тривалого періоду і використовуються багаторазово.

Своєчасність даних – це властивість, близька до актуаль­ності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються відносно оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно – не означає завчас­но, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.

Своєчасність інформації забезпечується використанням су­часних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.

Дуже важливим є вимога до змістовности і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем та ін. В документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих факторів.

Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені по­казники, доповнені характеристикою факторів, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і корот­ким коментарем до таблиць і діаграм.

Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління.

Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагаль­неної, аналітичної інформації про стан справ в організації.

Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі дже­рела інформації, як:

§ безпосереднє спостереження;

§ усні бесіди;

§ наради.

А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть викорис­товуватися спеціальні обстеження окремих структурних підрозділів.

В залежності від рангу і кола обов'язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими необхідно знайомитися обов'язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими ба­жано.

Випадкові, непередбачені відомості, оперативні дані по­винні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетент­ний у вирішенні питань щодо цих даних.

При організації інформаційного обслуговування менедже­рам необхідно відповідним чином організувати працю спе­ціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які по­винні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, у тому числі з використанням ПЕОМ.

Робота з документами займає значне місце у структурі робо­чого часу менеджера.

Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямка­ми:

1. Попередній розподіл одержаної документації і кореспон­денції по адресах ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції по діловодству, розподілу функцій і видів робіт в апа­раті управління.

2. Передача права підписування вихідних документів відповідальним виконавцям, що не тільки розвантажує керів­ників організацій, а й підвищує ініціативу та відповідальність підлеглих.

3. Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процес ознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалого вивчення.

4. Використання раціональних прийомів і методів редагуван­ня проектів документів. Їх сутність полягає у тому, що спочатку проект документа необхідно уважно прочитати, виявити повтори і логічні невідповідності, потім усунути повтори, роз­бити текст на частини, на графи і абзаци, використовуючи загаль­ноприйняті знаки скорочення, усунути логічні неточності та ін.

Для того, щоб інформація виконувала свою роль в управлінні, вона повинна відповідати певним вимогам:

точності, чітко визначеній періодичності надходження, своєчасності (оперативності), повноті, корисності, до­ступності.

Вимога точності інформації означає, що вона повин­на достовірно відображати процес функціонування сис­теми. Слова, які використовуються для характеристики показників, повинні мати однозначний зміст і не допус­кати різних тлумачень. При застосуванні технічних за­собів обробки інформації мова вираження показників повинна сприйматися відповідними пристроями та ЕОМ.

Вимога до періодичності надходження інформації по­лягає в тому, щоб вона своєчасно надходила до спожи­вача – у відповідний структурний підрозділ чи до кон­кретного працівника. Інформація повинна надходити раніше, ніж зміниться ситуація, яку вона описує, інакше вона втрачає своє значення. Проте для цього щодо по­стійно циркулюючої інформації повинні бути передба­чені такі строки просування її, що дають споживачам час, необхідний для її обробки, осмислення та прийнят­тя рішення. Форма руху інформації та строки надхо­дження її в управляючу систему повинні бути погоджені в часі з циклом управління та забезпечувати в разі по­треби можливість оперативного втручання в діяльність системи. При цьому інформація може оброблятися та переміщатися таким чином: поступово, залежно від над­ходження; з регулярною періодичністю, коли вона спо­чатку накопичується, а потім обробляється та передає­ться через встановлені інтервали часу; нерегулярними одиницями чи пакетами залежно від накопичення її.

З вимогою періодичності надходження інформації тісно пов'язана вимога своєчасності (оперативності) обробки даних в управляючій системі, від чого залежить оперативність надходження командної інформації' до об'єкта управління. Практика свідчить, що нерідко ін­формація про стан об'єкта управління надходить до уп­равляючої підсистеми своєчасно, але затримується в каналах останньої, внаслідок чого управлінський вплив або несвоєчасний, або ж зовсім не здійснюється.

Повнота, або достатність, інформації означає, що кількість інформації повинна бути мінімальною, але до­статньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

Вимога корисності інформації означає, що в потоці інформаційних повідомлень не повинно бути даних, по­казників, які непотрібні для вирішення проблем або взагалі для певного щабля чи ланки управління.

Доступність інформації полягає у тому, що вона повинна подаватися у такому вигляді, який не по­требує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.

Розглянуті вимоги за умови додержання їх забезпе­чують нормальне функціонування системи управління організацією чи підприємством.

Управлінська інформація зазнає ряду операцій: пе­редавання, перетворення, обробки, зберігання, оцінки, використання, а в деяких випадках і знищення.

Передавання інформації – це переміщення її яки­мось каналом зв'язку від джерела до споживача. Основ­ний принцип правильної організації передавання інфор­мації передбачає її проходження по найкоротшому шля­ху з мінімальними витратами часу та праці. Зворотні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.

Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації. Його мета — надати інформа­ції вигляду, зручного для подальшого використання.

Обробка інформації – сукупність різних дій, здійсню­ваних над наявною інформацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

Зберігання інформації полягає в передаванні її в ча­сі забезпеченням незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використову­ючи розглянуті класифікаційні ознаки.

Практична та наукова цінність інформації неодно­значна, тому інформацію слід періодично оцінювати для виявлення придатності в майбутньому використанні. Прицьому слід враховувати, що зберігання інформації, яка втратила своє значення, пов'язане з недоцільними ви­тратами коштів та ускладнює пошук необхідної інфор­мації. Разом з тим передчасне знищення необхідних да­них може негативно позначитися на роботі підприємства чи організації.

Знищенню інформація підлягає в випадках її застаріння чи після багаторазового використання.

Розглянуті операції здійснюються в процесі функціо­нування інформаційних систем. Під інформаційною си­стемою розуміють сукупність ланок її накопичення, ка­налів пересування, технічних засобів збирання, обробки, зберігання інформації та її носіїв.

Значний час основна роль в технологічному процесі інформаційного забезпечення управління належала лю­дині – працівнику апарату управління з його відносно обмеженими потенційними можливостями. В цей.час людина функціонувала в межах інформаційної системи управління з ручною обробкою даних.

Наступним кроком розвитку інформаційних систем є створення систем комплексної механізації обробки да­них. Технічною базою таких систем є настільні елек­тронно-цифрові обчислювальні машини та спеціалізова­ні технічні засоби обробки окремих видів інформації (наприклад, фактурні машини).

Нині управління потребує переходу до інтегрованих систем обробки даних (ІСОД). ІСОД грунтується на двох важливих методологічних передумовах.

По-перше, її створення передбачає відокремлення творчих процесів розробки управлінських рішень від технічних операцій реалізації інформаційного забезпе­чення, централізацію виконання їх у спеціальному під­розділі апарату управління. По-друге, організація ІСОД пов'язана з введенням суворо встановленої, науково обґрунтованої технології створення інформаційного забез­печення управління соціально-економічними процесами.

Найважливішими відмінностями ІСОД від інших ін­формаційних систем є:

§ організація єдиного потоку даних між суб'єктом і об'єктом управління;

§ побудова єдиної централізованої бази умовно-постій­них даних, які обслуговують усі підрозділи апарату уп­равління;

§ розробка та впровадження чіткого технологічного процесу виконання процедур перетворення та зберігання даних, формування проміжних документів;

§ реалізація технологічного процесу обробки даних спе­ціалізованим підрозділом апарату управління;

§ концентрація творчих операцій, пов'язаних із здій­сненням аналітичних робіт та прийняттям рішень, у лі­нійних та функціональних підрозділах управляючої си­стеми.

Удосконалення процесів накопичення, зберігання, об­робки та передавання інформації є запорукою підвищен­ня ефективності управлінської діяльності в цілому.

Заняття № 2 „Комунікаційні процеси”

Навчальні питання:

1. Види комунікацій

2. Організація комунікаційного процесу

3. Перешкоди в комунікаціях

 

Навчальна література: [1], с.165...192, [2], с.474...479, [3], с.428...444,

[4], с.134...142, [5], с.144…158, [6], с.407...427, [7], с.234…237, [8], с.260…263, [10], с.130…138, [11], с.378…391.

 

ВСТУП

 

В управлінській діяльності комунікативні навики та риторичні здібності відіграють важливу роль. Адже са­ме від того, наскільки менеджеру вдасться налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати у необ­хідності виконання прийнятих управлінських рішень за­лежить ефективність діяльності організації загалом чи її окремих структурних одиниць.

Типовий робочий день менеджера - це робота з документацією, заплановані зу­стрічі, телефонні розмови, читання кореспонденції, відповіді на неї, незаплановані зустрічі та поїздки. Більша частина цієї діяльності пов'язана з комунікаціями. Справді, менеджери, як звичайно, більше половини свого часу витрачають на певний вид кому­нікацій. Комунікації завжди стосуються двох або більше людей, тому тут інші поведінкові процеси, такі як мотивація, лідерство, групова діяльність є суттєвими. Мене­джери, якщо вони хочуть бути справжніми лідерами, повинні добре освоїти комуні­кації.

 

1. Види комунікацій

 

У практиці управління соціально-економічною системою використовуються такі основні види комунікацій:

 

▪ між організацією і середовищем;

▪ міжрівневі комунікації в організації;

▪ між різними відділами (підрозділами);

▪ між керівником і робочою групою.

 

Комунікації між організацією і середовищем. Орга­нізації користуються різноманітними засобами для ко­мунікацій із зовнішнім оточенням. З наявними і потен­ціальними споживачами своєї продукції (послуг) вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин з гро­мадськістю найпильніша увага приділяється створенню певного образу, «іміджу» організації на місцевому, за­гальнонаціональному чи міжнародному рівні. Організа­ціям доводиться підпорядковуватися державному регу­люванню і вести відповідну звітність. У своїх звітах організації наводять інформацію про своє фінансове ста­новище та виробничу діяльність тощо. Підтримується зв'язок з органами влади і державного управління, з профспілковими комітетами й об'єднаннями. Це все приклади різноманітних способів реагування на події і фактори зовнішнього оточення.

Отже, обговорення, збори, засідання, телефонні пе­реговори, службові записки, звіти, що використовуються всередині організації, як правило, є реакцією на можли­вості і проблеми, які створюються зовнішніми чинни­ками.

 

Міжрівневі комунікації в організації. Інформація переміщується всередині організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Вона може передаватися, наприклад, з вищих рівнів на нижчі. Таким шля­хом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретні завдан­ня, рекомендовані процедури та ін.

Поряд з обміном інформацією, який відбувається від вищих рівнів управління до низових, організація потре­бує комунікації за висхідною, тобто від низових рівнів до вищих. Передавання інформації з низових рівнів до вищих може помітно впливати на продуктивність.

Комунікація за висхідною також виконує функцію повідомлення вершин про те, що робиться на низових рівнях. Таким шляхом керівництво довідується про по­точні або назріваючі проблеми і пропонує можливі ва­ріанти поліпшення справ.

 

Комунікація між різними відділами (підрозділами). Поряд з обміном інформацією по висхідній організації потребують горизонтальних комунікацій. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформа­цією між ними потрібен для координації завдань і дій. Оскільки організація – це система взаємопов'язаних елементів, керівництво повинно добиватись того, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно.

Хоч комунікація між членами.організації характе­ризується тими самими закономірностями, що й бесіда між двома чи трьома людьми, однак тут діють деякі рамкові умови (параметри), які мають вирішальне зна­чення в поведінці людини при комунікації. Наприклад, співробітники, які можуть порозумітися між собою «на особистому ґрунті», мають ускладнення у фірмі, оскільки відділи «офіційно ворогують» один з одним. Крім того, є моделі організації, які «сприяють комунікації» і які «заважають комунікації». З цієї причини були розроб­лені концепції проектування менеджменту, які дають змогу сприяти комунікації на горизонтальному рівні іє­рархії, тому що сувора вертикальна ієрархія часто за­важає комунікації.

 

Комунікації між керівником і підлеглими. Можливо, найбільш очевидним компонентом комунікацій у процесі управління організацією є стосунки між керівником і підлеглим. Хоч вони служать прикладом обміну інфор­мацією по вертикалі, цей тип комунікацій є особливим, оскільки він становить основу комунікативної діяльнос­ті керівника.

Обмін інформацією між керівником і підлеглим по­в'язаний з уточненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення зав­дань відділу; обговоренням проблем ефективності роботи; досягненням визнання і винагороди; удосконаленням і розвитком здібностей підлеглих; збиранням інформації про реальну або прогнозовану проблему; повідомленням підлеглого про наступні зміни, а також з одер­жанням відомостей про ідеї, удосконалення і пропози­ції.

Комунікація між керівником і робочою групою. Крім обміну інформацією між керівником і підлеглими має місце ще й обмін між керівником і робочою групою. Ко­мунікації з робочою групою в цілому дають змогу керів­никові підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожен має мож­ливість подумати про нові завдання і пріоритетні зміни, можливі їх наслідки для цього та інших відділів, про проблеми та досягнення, пропозиції раціоналізаторсько­го характеру.

Крім того, інколи робоча група збирається без керів­ника для обговорення проблем, удосконалення чи змін, що прогнозуються.