Принципи і цілі контролювання

Контроль для менеджера – це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках. Але це не зовсім так. Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається із вста­новлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів.

Функція контролю – це здатність управління виявити проблеми і відповідно скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми пе­реростуть у кризу. Будь-яка організація, безумовно, здатна вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досяг­ненню мети організації.

Контроль – одне з найважливіших управлінських завдань. Єдине із завдань, що вище рангом, – це постановка або узгодження мети. Потрібно зазначити: якщо не доводити мету до своїх підлеглих, то й нема що конт­ролювати. Це стосується не тільки контролю за результатом, а й контро­лю за процесом, причому останній слід здійснювати особливо уважно. Контроль не користується любов'ю, і це об'єднує як контролерів, так і тих, кого контролюють. Як тільки в тролейбусі з'являється контролер, артеріальний тиск піднімається навіть у тих, у кого є квитки.

Контроль не може диктуватися підозрою. Він визначається скоріше передбачливістю і турботою, виходячи з того, що помилки властиві людям, і при розумному підході більшість людей досягає позитивних результатів. Контроль повинен відзначати добре виконану роботу, яка дуже часто залишається непоміченою.

Що ж таке контроль? Це постійне порівняння того, що є, з тим, що повинно бути. Це знання своєчасно повинно стати надбанням інших.

Слід сказати, що неправильний контроль викликає страх.

Є люди, які без зовнішнього контролю розслаблюються, але є йтакі, котрі без керівних вказівок виконують свою роботу з надмірним педантиз­мом, не рахуючись із затратами. Скажімо, через одну помилку вони зму­шують передруковувати документи, розрахунки ведуть з точністю до чет­вертого знака.

Слід сказати і про те, що керівник не може знати все. Тоді виникає за­питання, як контролювати роботу, в якій не все розумієш? Як контролю­вати програміста, податкового інспектора, лікаря, не володіючи цими професіями в повному обсязі? Досвідчений керівник попросить свого співробітника розповісти про всі "чому", "як" і "чому не так" та про всі інші специфічні труднощі своєї діяльності так, щоб це було зрозуміло. Досвід підказує: той, хто знає свою справу, зможе пояснити, як він її ро­бить.

Контроль необхідний для підтримання успіху. Іншими словами, один із важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрями діяльності організації допомагали найбільш ефективно досягати її спільних цілей. Саме так малі фірми визначають, в яких галузях їм роз­ширюватися і укладати угоди.

Широта контролю. Контроль – це дуже важлива і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути узагальнюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного "контролером", і його помічників. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо йому це ніхто спеціально не доручав. Контроль є фундаментом процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Ви виявляєте, чи було досягнуто поставленої мети, і вносите необхідні корективи.

Будь-яке формування мети і планування ефективні лише настільки, наскільки ефективні реалізація та завершальний контроль за виконанням. Контроль дає можливість підвищити мотивацію праці (відчуття успіху) і дає поштовх для нової постановки питань і проблем.

Контроль як функція самоменеджменту охоплює три завдання:

1) обмірковування фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?

2) порівняння запланованого з досягнутим. В якій мірі досягнута поcтавлена мета? Які відхилення мають місце?

3) коригування за встановленими відхиленнями. Час, тривалість і регулярність контролю значною мірою залежать від завдань, які викону­ються, і поставленої мети.

В цьому зв'язку слід розрізняти:

§ контроль процесу і діяльності, що здійснюється;

§ контроль результатів (цільовий контроль) (мал. 9.1).

 

 

 

Мал. 9.1 - Здійснення контролю

 

Етапи процесу контролювання

Процес контролю має три етапи:

- розробка стандартів і критеріїв;

- співставлення з ними реальних результатів;

- прийняття необхідних коригуючих дій. На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

Встановлення стандартів

І етап процедури контролю демонструє, наскільки близькі за суттю функції контролю і планування.

Стандарти – це конкретна мета, яка піддається вимірюванню. Ця мета виходить із процесу планування. Всі стандарти, що використову­ються для контролю, повинні бути вибрані з численних цілей і стратегій організації та її мети.

Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має дві дуже важливі особливості. Вона характеризується наявністю часових ра­мок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, сто­совно якого можна оцінити ступінь виконання роботи.

Отже, стандарт – це формальна вимога, яка відноситься до вдоскона­лення обов'язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відно­сяться правила, які прийняті в організації, обмеження і встановлені про­цедури, трудові зобов'язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований правильно, обмеження чітко вказує рамки допустимої поведінки, як і наслідки виходу за їх межі. Якщо працівник порушив діюче обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), яке накладене на винуватого, нікого не здивує.

Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якщо у відділі встановле­ний стандарт, згідно з яким робітники повинні виробляти не менше 200 ком­плектів за годину, то керівник дуже швидко визначить, чи виконується стандарт, чи ні. Коли прийняті в організації обмеження говорять, що ви зобов'язані працювати п'ять днів на тиждень з понеділка по п'ятницю, виключаючи святкові дні, то тоді працівники, які приходять на роботу лише три дні на тиждень, безумовно, не виконують вимог стандарту.

Оскільки саме точні стандарти чіткі і недвозначні, то для керівника буде не важко використовувати їх для оцінки результатів діяльності пра­цівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних пока­рань та інших рішень, що пов'язані з результатами його роботи.

Показник результативності точно визначає, що необхідно одержати для досягнення поставленої мети. Подібні показники дозволяють керівникові співставити реально виконану роботу із запланованою і відповісти на такі важливі запитання: "Що ми повинні зробити для до­сягнення запланованої мети?" і "Що залишилось незробленим?"

Інколи буває неможливим виразити показник результативності безпо­середньо в кількісній формі. Це не є виправданням, щоб не встановлюва­ти контрольних стандартів у цій галузі взагалі. Навіть суб'єктивний по­казник за умов, що усвідомлюється його обмеженість, краще, ніж нічого. Ряд організацій, які успішно долали інші параметри, зустрілися з серйоз­ними труднощами тому, що не зуміли встановити показник результативності в тих галузях, які важко піддаються вимірюванню. Це соціальна відповідальність та етика.