Организация оперативно-сбытовой работы

Оперативно-сбытовая деятельность на каждом из предпри­ятий имеет свои особенности, которые определяются назначе­нием выпускаемой продукции, организационной структурой сбыта, отраслевой спецификой предприятия.

Оперативно-сбытовая работа на предприятии включает:

- разработку планов-графиков отгрузки готовой продукции покупателям;

- приемку готовой продукции от цехов-изготовителей и подготовку ее к отправке покупателям;

- организацию отгрузки продукции покупателям и оформ­ление документов, связанных с отгрузкой;

- контроль за выполнением заказов покупателей и платеже­способностью клиентов.

Планы-графики отгрузки готовой продукции разрабатываются на короткие периоды времени (декада или неделя), с их помо­щью осуществляется координация планов сбыта с планом произ­водства.

Особо важно соблюдать планы-графики отгрузки оборудова­ния при комплектных поставках.

Продукция, изготовленная цехами, поступает на общезавод­ской или цеховой склады готовых изделий, которые должны при­нять ее от цехов по количеству и качеству. Прием готовой продукции от це­хов производится складом совместно с ОТК и оформляется спе­циальными документами: накладными, приемосдаточными акта­ми или ведомостями. В этих документах должны отражаться следующие данные: цех-изготовитель, склад-получатель, наиме­нование продукции, объем заказа цеху и фактическое количество продукции, предъявленное к сдаче на склад, установленный и фактический срок сдачи, отметка ОТК о соответствии принимае­мой продукции установленным ГОСТ, ТУ.

При подготовке продукции к отгрузке покупателям особое внимание уделяется строгому соблюдению правил упаковки и маркировки, установлению количества отгружаемой продукции (веса, количества тарных мест, пачек, ящиков и т.п.).

При отгрузке продукции покупателям особенно важен пра­вильный выбор упаковки. Упаковка должна выполнять следую­щие функции:

- предохранять товар от порчи и повреждений. Эта функция наиболее характерна для продукции производственно-технического назначения;

- обеспечивать создание условий для транспортировки, по­грузки и выгрузки товаров, их складирования и продажи;

- быть важным носителем рекламы. Это функция более важна для товаров широкого потребления.

Величина расходов на упаковку товаров должна находиться в разумной пропорции к стоимости упакованного товара и соиз­меряться с экономической пользой.

Упаковка товаров должна соответствовать транспортным средствам, которые используются при их перевозке, а также средствам механизации и автоматизации при погрузке, разгрузке и складировании. Например, упаковка товаров в термоусадоч­ную пленку на поддонах соответствует перевозке в контейнерах и механизации складских работ с помощью автопогрузчиков.

Для фирменных товаров роль упаковки еще более возрастает. Она должна:

- отличаться от упаковки конкурентов, т. е. иметь свойства, отличающие товар предприятия от конкурентов;

- помогать покупателю в поисках товара и отождествлять данный товар с его производителем;

- придавать товару определенный имидж, соответствующий уровню цены.

- Маркировка при подготовке товара к отгрузке имеет сле­дующие цели:

- указывать особенности товара;

- предупреждать транспортные организации об особенно­стях погрузки, выгрузки и перевозки товара;

- информировать транспортные организации о весе нетто и брутто для правильного подбора грузоподъемных средств и расчетов за перевозку товаров;

- сортировать грузовые места по принадлежности к опреде­ленному грузополучателю или контракту;

- проверять комплектность погрузки и выгрузки по нумера­ции мест в партии.

- Для достижения указанных целей маркировка товара должна содержать следующие сведения:

- наименование грузополучателя и его официальный адрес;

- номер ящика (если в партии несколько ящиков, то нуме­рация осуществляется в виде дроби: в числителе номер ящика, в знаменателе число ящиков в партии);

- номер контракта;

- вес нетто;

- вес брутто.

Маркировку должен иметь товар и при продаже. Это — раз­личные этикетки, ярлыки. На этикетке может быть только одно марочное название, но в большинстве случаев этикетка является носителем значительно большего объема информации: сорт то­вара, срок его изготовления, срок годности для потребления, процентный состав компонентов и др. В настоящее время полу­чило широкое распространение штриховое кодирование това­ров. Обычно штриховой код готовым изделиям присваивается в конце производственного цикла, и он используется для учета товаров на складе готовой продукции. Оперативная отгрузка продукции покупателям в условиях рынка приобретает перво­степенное значение. Применение технологии штрихового коди­рования товаров проявляется не только у предприятия-изго­товителя, но и в сфере обращения, т. е. в оптовой и розничной торговле, которая закупает товары у изготовителей. Использова­ние технологии штрихового кодирования товаров в сфере обра­щения позволяет обеспечить оперативность управления товар­ными запасами, снизить внутрискладские издержки, уменьшить потери товаров.

При подготовке продукции к отправке покупателям большое внимание уделяется правильному оформлению доку­ментов, используемых при расчетах с покупателями. К ним относятся следующие документы:

- спецификация, подтверждающая, что товар поставлен по номенклатуре и в количестве, предусмотренном контрактом;

- сертификат качества, подтверждающий, что товар перед отправкой проверен поставщиком на соответствие техни­ческим требованиям контракта;

- упаковочный лист, в котором указывается, в каких упа­ковках содержится какой товар и в каких количествах;

- транспортный документ, подтверждающий принятие това­ра к перевозке;

- комплектовочная ведомость, указывающая, какими частя­ми комплектной поставки являются отгружаемые детали;

- счет на оплату отгружаемых товаров.

Счет имеет следующие реквизиты:

номер и дата его выписки поставщиком;

- наименование и банковские реквизиты грузоотправителя и плательщика;

- наименование товара, его количество, цена и сумма, на которую отгружен товар, с выделением НДС;

- номер контракта.

Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара вместе с товарно-транспортной накладной (номер и дата оформления которой обязательно указывается в счете) либо в случае предоплаты до отпуска товара и также является основа­нием для оплаты товара.

Товарно-транспортная накладная является одним из основ­ных товаросопроводительных документов. Товарно-транспортная накладная является транспортным документом при доставке то­вара автомобильным транспортом, это по своей сущности дого­вор с перевозчиком груза. Наиболее распространена практика оформления этого документа в четырех экземплярах. Первый и второй экземпляры остаются у грузоотправителя (один экземп­ляр в бухгалтерии поставщика, второй — у материально-ответственного лица, осуществляющего отпуск товара). Третий и четвертый экземпляры поступают вместе с товаром к грузополу­чателю. Один экземпляр представляется в бухгалтерию предпри­ятия покупателя, а другой — остается у лица, отвечающего за хранение товара. Когда товар отгружается транспортом постав­щика или потребителя, то допускается составление товарно-транспортной накладной в трех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя, а второй и третий направляются вместе с то­варом грузополучателю. Затем второй экземпляр с отметкой о доставке товара направляется грузоотправителю, а третий оста­ется у грузополучателя.

Товарно-транспортная накладная содержит следующие рек­визиты:

- наименование грузоотправителя и грузополучателя, адреса и банковские реквизиты;

- сведения о товаре и таре (наименование и краткое описа­ние товара, количество мест, вес брутто и нетто, цена, сумма с учетом НДС, вид упаковки);

- номер автомобиля и путевого листа;

- пункт погрузки и разгрузки (при необходимости).

Кроме того, указываются документы, следующие с грузом, вид упаковки, количество мест.

При отгрузке товара железнодорожным транспортом в каче­стве товаросопроводительного документа выступает железнодо­рожная накладная. Она содержит следующие реквизиты:

- номер и дата оформления накладной;

- полное наименование, адрес, банковские реквизиты по­ставщика, плательщика;

- номер и дата договора;

- ♦ наименование товара, количество, цена, сумма, сумма НДС.

К железнодорожной накладной могут быть приложены спе­цификации и упаковочные листы. Железнодорожная накладная передается представителю предприятия-покупателя на основа­нии доверенности на получение груза.

При перевозке груза морским транспортом оформляется ко­носамент — свидетельство о принятии груза к перевозке на суд­не. Реквизитами коносамента являются:

- название перевозчика (судно);

- подпись перевозчика (или капитана судна);

- указание, что товары погружены на борт названного судна;

- указание порта погрузки и порта разгрузки;

- наименование отправителя (продавца);

- указание количества выданных оригиналов коносамента и их нумерация;

- оговорки, что перевозчик имеет право перегружать товар;

- наименование грузополучателя (при именном коносамен­те). Кроме именного, существует ордерный коносамент, выданный по приказу грузополучателя. Существует также коносамент, выданный на предъявителя.

В процессе оперативно-сбытовой деятельности определяется потребность в транспортных средствах. Расчет потребности в транспортных средствах осуществляется с помощью показателя общего объема поставок продукции за определенный период времени, который определяется по формуле:

А=О_н+Т-С_н-О_к,

где О_н, О_к - остатки готовой продукции на складе предприятия в на­чале и конце рассматриваемого периода;

Т - предполагаемый выпуск продукции за определенный период времени;

С_н - количество продукции, оставляемое на собственные нуж­ды предприятия.

Разделив общий объем поставок продукции на грузоподъем­ность транспортного средства, можно определить требуемое ко­личество транспортных средств.

После подготовки продукции к отправке организуется ее отгрузка покупателям. Наибольшее количество продукции от­гружается железнодорожным транспортом или автотранспортом. При распределении продукции по видам транспорта необходимо учитывать расстояние перевозки. Общеизвестно, что на рас­стояние до 150 км от изготовителя продукцию грузополучателям следует отгружать автотранспортом, вблизи пристаней и портов удобнее и дешевле пользоваться водным транспортом или сме­шанным железнодорожно-водным транспортом, мелкие грузы на дальние расстояния целесообразнее отправлять багажом пас­сажирской скоростью. Объем перевозок по железной дороге оп­ределяется как разность между общим объемом поставки от­грузки и объемом отпуска мелким покупателям, автотранспор­том, а также водным и авиатранспортом.

Выводы

1. Большое значение коммерческой деятельности по сбыту определяется тем, что объем сбыта продукции предприятия определяет другие показатели: доходы, прибыль, уровень рентабельности и в целом окончательно форми­рует результаты деятельности предприятия.

2. Коммерческая деятельность по сбыту продукции на предприятии много­гранна: она начинается с координации интересов предприятия-произво­дителя с требованиями рынка и включает в себя планирование ассортимента и сбыта продукции, формирование портфеля заказов предприятия, рас­пределение готовой продукции по каналам сбыта и регионам, приемку го­товой продукции от цехов-изготовителей, подготовку ее к отгрузке, т. е. упаковку, маркировку, комплектование по грузополучателям, оформление документов, связанных с отгрузкой, разработку планов-графиков отгрузки, контроль за выполнением заказов покупателей и платежеспособностью клиентов.

3. Важную роль в коммерческой деятельности по сбыту играет планирование
ассортимента продукции, т. е. обоснованный выбор изделий для производ­ства и сбыта. Эта работа должна проводиться как по новым изделиям, так и
по ранее выпускавшимся на предприятии.

4. Выбор новых изделий для производства и сбыта осуществляется на основе рыночных, товарных, сбытовых и производственных критериев. Значимость каждого из критериев определяется предприятием в зави­симости от предполагаемых условий деятельности.

5 Планирование сбыта составляет значительную по трудоемкости и важности
часть коммерческой деятельности предприятия. Планировать сбыт наиболее целесообразно по направлениям:

на известный рынок;

на свободный рынок.

Под известным рынком подразумеваются государственные и военные заказы, поставки товаров по долгосрочным контрактам. Все остальные по­купатели относятся к сфере деятельности свободного рынка.

6 Планирование сбыта на известном рынке заключается в формировании
портфеля заказов предприятия. Основным содержанием планирования

сбыта на свободном рынке являются, прогнозирование сбыта продукции, разработка плана сбыта, выбор наиболее эффективных каналов сбыта и распределение объема сбыта по регионам.

7 Заключительной частью коммерческой деятельности по сбыту продукции
является оперативно-сбытовая работа, по своему содержанию состоя­щая из:

- разработки планов-графиков отгрузки готовой продукции покупателям;

- приемки готовой продукции от цехов-изготовителей и подготовки ее к отправке покупателям;

- организации отгрузки продукции покупателям и оформления докумен­тов, связанных с отгрузкой;

- контроля за выполнением заказов покупателей и платежеспособно­стью клиентов.

8 Планы-графики отгрузки готовой продукции покупателям являются средством координации планов сбыта с планами производства.

9 При подготовке товаров к отправке покупателям большое внимание должно
быть уделено правильному оформлению следующих документов:

удостоверяющих количество, качество и комплектность отгружаемых товаров (упаковочный лист, спецификация, сертификат качества, ком­плектовочная ведомость);

товаросопроводительных (товарно-транспортная накладная, желез­нодорожная накладная, коносамент);

счет на оплату отгружаемого товара.

Выводы:

1. Своевременное внутрифирменное планирование составляет основу, обес­печивающую развитие и результативность коммерческой деятельности.

2.Стратегическое планирование — многократный процесс разработки кон­цепции развития фирмы, формирования для нее миссии, определяющей долговременную ориентацию коммерческой деятельности в целях завоева­ния стабильного положения на рынке.

3 Главная цель стратегического планирования заключена в выборе фирмой
наиболее эффективных и оптимальных направлений, режимов выполнения
бизнес-операций для получения максимального результата при минимальных затратах.

4 Стратегический план — это прежде всего определение путей по достижению намеченной цели, выполнение принятой миссии, исходя из реальных

возможностей фирмы с тщательным учетом всей совокупности факторов внутренней и внешней среды.

5 Миссия фирмы — это обоснование концепции поведения фирмы на рынке,
ее имидж, экономическая и социальная ответственность перед партнерами,
а также перед обществом в целом.

6. Конкурентоспособность фирмы — это сравнительная характеристика ее по­тенциала по отношению к другим фирмам, содержащая комплексную оценку важнейших параметров коммерческой деятельности на различных стадиях рыночного оборота с учетом мирового лидерства, международного стандарта качества обслуживания клиентов, порогового уровня цен, за которым фирма становится неконкурентоспособной на том или ином региональном рынке.

7. Стратегический потенциал фирмы — совокупность трудовых, материаль­ных, финансовых, информационных ресурсов, имеющихся в распоряжении трудового коллектива и его способности рационально их использовать для достижения поставленных целей.

Оперативное планирование является одной из основополагающих предпо­сылок эффективного процесса управления коммерческой деятельностью в области реализации товаров и услуг, которая предполагает обязательное наличие достаточных фирменных ресурсов, а также выгодных сегментов рыночного присутствия.

9 Бизнес-план — документ, помогающий не только объективно оценить собственные возможности, предотвратить очевидные риски, наметить тактику и

основные этапы реализации бизнеса, но и привлечь выгодных инвесторов и классных специалистов.

Предпринимательский риск — объективная экономическая категория, отра­жающая степень успеха (неуспеха) деятельности фирмы при выборе из числа альтернативных вариантов.

Бизнес-операция — это совокупность процедур от начала до завершения предпринимательского замысла, проекта, т. е. от вложения первоначальных